Indice
- Norma centrale per la prassi IVA: l'art. 39 del DPR 633/1972 disciplina le regole di tenuta e conservazione di tutti i registri, bollettari, fatture, bollette doganali e documenti previsti dal TUIVA, colonna portante del sistema dichiarativo italiano.
- Tenuta dei registri: a norma dell'art. 2219 c.c. (cronologico, senza spazi in bianco né cancellature), numerazione progressiva di ogni pagina, esenzione dall'imposta di bollo (deroga all'art. 16 DPR 642/1972).
- Possibilità di registro unico: il contribuente può sottoporre alla numerazione un solo registro per tutte le annotazioni degli artt. 23 (fatture emesse), 24 (corrispettivi) e 25 (acquisti), purché nei singoli registri siano richiamati pagina e riga del registro unico.
- Conservazione: rinvio all'art. 22 del DPR 600/1973 (10 anni dal 31 dicembre dell'anno di formazione); fatture elettroniche obbligatoriamente in conservazione elettronica conforme al Codice dell'Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005); fatture cartacee facoltativamente convertibili in formato elettronico.
- Conservazione all'estero: ammessa, a condizione che esista uno strumento giuridico di reciproca assistenza con lo Stato di archiviazione; il soggetto passivo italiano deve garantire accesso automatizzato e stampabilità/trasferibilità dei documenti per i controlli fiscali.
- Marketplace e piattaforme: i soggetti che facilitano cessioni B2C tramite interfacce elettroniche conservano per 10 anni la documentazione ex art. 54-quater Reg. UE 282/2011, fornendola elettronicamente all'AdE e alle altre autorità fiscali UE su richiesta.
- Vigenza fino al 31 dicembre 2026, soppressione dal 1° gennaio 2027 per effetto dell'art. 170 D.Lgs. 19/01/2026 n. 10 (continuità funzionale presumibile nel nuovo TUIVA: la disciplina di tenuta e conservazione è imposta dalla direttiva 2006/112/CE artt. 242-249).
Testo dell'articoloVigente
Art. 39 T.U.IVA – Tenuta e conservazione dei registri e dei documenti.
In vigore dal 30/06/2021 al 01/01/2027
Modificato da: Decreto legislativo del 25/05/2021 n. 83 Articolo 1
Soppresso dal 01/01/2027 da: Decreto legislativo del 19/01/2026 n. 10 Articolo 170
Nota:Le disposizioni del presente articolo, come modificato, da ultimo, dall’art. 1, comma 325, lett. f) legge 24 dicembre 2012 n. 228, si applicano alle operazioni effettuate a partire dal 1 gennaio 2013.
“I registri previsti dal presente decreto, compresi i bollettari di cui all’articolo 32, devono essere tenuti a norma dell’articolo 2219 del codice civile e numerati progressivamente in ogni pagina, in esenzione dall’imposta di bollo. E’ ammesso l’impiego di schedari a fogli mobili o tabulati di macchine elettrocontabili secondo modalita’ previamente approvate dall’Amministrazione finanziaria su richiesta del contribuente.
I contribuenti hanno facolta’ di sottoporre alla numerazione e alla bollatura un solo registro destinato a tutte le annotazioni prescritte dagli articoli 23, 24 e 25, a condizione che nei registri previsti da tali articoli siano indicati, per ogni singola annotazione, i numeri della pagina e della riga della corrispondente annotazione nell’unico registro numerato e bollato.
I registri, i bollettari, gli schedari e i tabulati, nonche’ le fatture, le bollette doganali e gli altri documenti previsti dal presente decreto devono essere conservati a norma dell’articolo 22 del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600. Le fatture elettroniche sono conservate in modalita’ elettronica, in conformita’ alle disposizioni del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze adottato ai sensi dell’articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente. Il luogo di conservazione elettronica delle stesse, nonche’ dei registri e degli altri documenti previsti dal presente decreto e da altre disposizioni, puo’ essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. Il soggetto passivo stabilito nel territorio dello Stato assicura, per finalita’ di controllo, l’accesso automatizzato all’archivio e che tutti i documenti ed i dati in esso contenuti, compresi quelli che garantiscono l’autenticita’ e l’integrita’ delle fatture di cui all’articolo 21, comma 3, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico.
I soggetti passivi che facilitano le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate nei confronti di cessionari o di committenti non soggetti passivi d’imposta tramite l’uso di una interfaccia elettronica, quale un mercato virtuale, una piattaforma, un portale o mezzi analoghi, conservano per un periodo di dieci anni, a partire dal 31 dicembre dell’anno in cui l’operazione e’ stata effettuata, la documentazione di cui all’articolo 54-quater del regolamento di esecuzione (UE) n. 282/2011 del Consiglio, del 15 marzo 2011, relativa a tali cessioni o prestazioni. La documentazione e’ fornita per via elettronica, su richiesta, all’Amministrazione finanziaria e alle autorita’ fiscali degli Stati membri dell’Unione europea nei quali le operazioni si considerano effettuate.”
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Commento
L'articolo 39 del Testo Unico IVA (DPR 633/1972), nella formulazione attualmente vigente dal 30 giugno 2021 (per effetto del D.Lgs. 25/05/2021 n. 83 attuativo del «pacchetto e-commerce» UE), è la norma cardine che disciplina la tenuta e la conservazione dei registri e dei documenti IVA in Italia. Si tratta di una disposizione di applicazione universale, riguarda ogni soggetto IVA, dal forfettario di provincia al gruppo bancario quotato in borsa, dal piccolo artigiano alla multinazionale, che governa aspetti fondamentali del sistema dichiarativo: come tenere i registri obbligatori, come conservare le fatture passive ed emesse, come gestire la documentazione elettronica nell'era della fattura digitale, dove archiviare i dati e per quanto tempo. Anche questo articolo è destinato alla soppressione dal 1° gennaio 2027 per effetto dell'art. 170 del D.Lgs. 19 gennaio 2026 n. 10, ma la disciplina sostanziale è imposta dalla direttiva 2006/112/CE (artt. 242-249) e sarà presumibilmente trasposta in continuità funzionale nel nuovo TUIVA.
Il primo periodo: tenuta secondo l'art. 2219 c.c. ed esenzione dal bollo
Il primo periodo dell'art. 39 stabilisce due principi fondamentali per la tenuta dei registri IVA:
(1) Rinvio all'art. 2219 del codice civile. I registri devono essere tenuti secondo le norme di un'ordinata contabilità, ossia senza spazi in bianco, senza interlinee e senza trasporti in margine, senza abrasioni e (in caso di necessarie correzioni) con queste fatte in modo che le parole cancellate siano riconoscibili. Sebbene l'art. 2219 c.c. sia formulato per la contabilità cartacea ordinaria, il principio si estende per analogia ai registri elettronici: l'integrità del registro è garantita dalle caratteristiche dei sistemi informatici (protezione dalle modifiche non tracciate, log degli accessi, controlli di integrità), che devono replicare digitalmente le caratteristiche dell'ordinata tenuta cartacea.
(2) Numerazione progressiva di ogni pagina ed esenzione dall'imposta di bollo. I registri IVA devono recare numerazione progressiva su ogni pagina, ma sono esonerati dall'imposta di bollo che ordinariamente graverebbe sui libri sociali e contabili. La deroga è significativa: senza di essa, ogni 100 pagine di registro IVA dovrebbe scontare il bollo di 16 euro (art. 16 DPR 642/1972), per un costo annuale rilevante per le imprese strutturate. La storica vidimazione iniziale dei registri obbligatori (presso il Tribunale o il Notaio) è stata abolita per i registri IVA dal D.L. 357/1994 e successivamente confermata dalle riforme di semplificazione: oggi è sufficiente la numerazione progressiva.
Per i registri tenuti con sistemi informatici, l'art. 39 ammette esplicitamente l'impiego di schedari a fogli mobili o tabulati di macchine elettrocontabili secondo modalità previamente approvate dall'Amministrazione finanziaria su richiesta del contribuente. Storicamente, fra il 1972 e gli anni '90 questa formulazione richiedeva un'approvazione formale dell'Agenzia delle Entrate; oggi è sostanzialmente superata dall'evoluzione digitale: i sistemi gestionali integrano nativamente i registri IVA secondo specifiche tecniche standard (tracciato XML AdE, formati standard per la stampa cartacea su richiesta), e l'approvazione è implicita nell'utilizzo di software certificati conformi alle specifiche AdE.
Il secondo periodo: il registro unico per gli artt. 23, 24, 25
Il secondo periodo dell'art. 39 introduce una semplificazione operativa: il contribuente ha facoltà di sottoporre alla numerazione e bollatura un solo registro destinato a tutte le annotazioni prescritte dagli artt. 23 (fatture emesse), 24 (corrispettivi) e 25 (acquisti), a condizione che nei registri previsti da tali articoli (mantenuti come «specchio» del registro unico) siano indicati pagina e riga della corrispondente annotazione nell'unico registro numerato.
Nella prassi moderna questa facoltà è poco utilizzata, perché i sistemi gestionali tengono separatamente i tre registri per ragioni di organizzazione interna e di reportistica fiscale. Tuttavia, era importante storicamente per le micro-imprese che tenevano la contabilità a mano: poter avere un solo registro fisicamente vidimato (e quindi con costi di gestione minori) anziché tre era una concreta semplificazione. La norma è ancora vigente e potrebbe essere riscoperta da chi tiene contabilità ordinaria con sistemi semplici (es. liberi professionisti senza fattura elettronica obbligatoria fino al 2024).
Il terzo periodo: la conservazione dei documenti
Il terzo periodo è la pietra miliare della disciplina: tutti i documenti rilevanti ai fini IVA, registri, bollettari, schedari, tabulati, fatture, bollette doganali e altri documenti previsti dal decreto, devono essere conservati a norma dell'art. 22 del DPR 29 settembre 1973 n. 600. L'art. 22 del DPR 600/1973 stabilisce il termine generale di conservazione delle scritture contabili in 10 anni dalla data dell'ultima registrazione, calcolati con riferimento al 31 dicembre dell'anno di formazione. Questo termine è coerente con la prescrizione decennale ordinaria del codice civile (art. 2946 c.c.) e con i termini di accertamento più lunghi possibili in caso di violazioni penali (raddoppio dei termini ex art. 43 c. 3 DPR 600/1973 e art. 57 c. 3 TUIVA).
Le fatture elettroniche: conservazione digitale obbligatoria
Per le fatture elettroniche, l'art. 39 prevede una specifica regola: devono essere conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze adottato ai sensi dell'art. 21 c. 5 del D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 (Codice dell'Amministrazione Digitale, CAD). Il riferimento è al DM 17 giugno 2014 e al D.M. 23 gennaio 2004 (per le fatture pre-2014, ancora in archivio per i 10 anni di conservazione), che disciplinano:
La conservazione elettronica è di norma affidata a un conservatore accreditato AgID (Agenzia per l'Italia Digitale), che gestisce i processi tecnici e fornisce al contribuente la garanzia della validità giuridica della conservazione. I principali operatori italiani sono Aruba, InfoCert, Buffetti, Zucchetti, TeamSystem, ognuno con propri servizi integrati nei loro gestionali. Il costo della conservazione varia tipicamente da pochi euro all'anno per i piccoli volumi (forfettari) a migliaia di euro per le grandi imprese.
La conservazione facoltativa elettronica delle fatture cartacee
L'art. 39 ammette esplicitamente che «le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente». Questa formulazione apparentemente ridondante ha un significato preciso: anche le fatture nate in formato cartaceo (es. fatture passive ricevute da fornitori non obbligati al SDI prima dell'estensione del 2024 ai forfettari, o documenti speciali come bollette doganali in carta) possono essere digitalizzate e conservate solo in formato elettronico, senza dover mantenere l'originale cartaceo. Il processo si chiama «conservazione sostitutiva» e segue le regole del CAD (D.Lgs. 82/2005 e DM 17 giugno 2014): scansione conforme, firma digitale, marca temporale, archiviazione presso un conservatore accreditato.
La conservazione sostitutiva è una semplificazione importante per le aziende: consente di eliminare gli archivi fisici di carta (riduzione costi di immagazzinamento e di gestione) sostituendoli con archivi digitali ricercabili e indicizzati. Tuttavia richiede investimenti iniziali significativi per la digitalizzazione del pregresso e per l'integrazione del processo nel workflow aziendale.
La conservazione all'estero: requisito di reciprocità
L'art. 39 ammette la conservazione elettronica di fatture, registri e altri documenti in un altro Stato, a condizione che con tale Stato esista «uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza». La regola consente alle multinazionali di centralizzare l'archivio documentale presso un data center estero (tipicamente in Irlanda, Lussemburgo, Olanda o anche extra-UE come USA, Singapore), ma con vincoli precisi:
In pratica, la conservazione all'estero è oggi una scelta delle multinazionali con archivi cloud globali (es. SAP archiviato su AWS Irlanda, Oracle su Microsoft Azure Olanda), che si è diffusa negli ultimi 15 anni con il consolidamento dei servizi cloud transfrontalieri.
I marketplace digitali e l'art. 54-quater Reg. UE 282/2011
L'ultimo periodo dell'art. 39, introdotto dal D.Lgs. 83/2021 nel quadro del «pacchetto e-commerce» UE (direttiva 2017/2455), impone obblighi specifici ai soggetti che facilitano cessioni B2C tramite interfaccia elettronica (mercato virtuale, piattaforma, portale), categoria che comprende grandi marketplace come Amazon, eBay, AliExpress, Etsy, Booking, Airbnb. Questi soggetti devono conservare per 10 anni (calcolati dal 31 dicembre dell'anno dell'operazione) la documentazione di cui all'art. 54-quater del Regolamento UE 282/2011, che comprende:
La documentazione va fornita elettronicamente all'Agenzia delle Entrate italiana e alle altre autorità fiscali UE su richiesta, in formato standardizzato. La regola serve a contrastare le frodi IVA nel commercio elettronico cross-border, dove il marketplace è spesso il punto di contatto unico fra cedente extra-UE e cessionario UE.
L'abrogazione 2027 e la continuità sostanziale
L'art. 170 del D.Lgs. 19 gennaio 2026 n. 10 sopprime l'art. 39 dal 1° gennaio 2027. Tuttavia, la disciplina di tenuta e conservazione dei registri IVA è imposta dagli artt. 242-249 della direttiva 2006/112/CE e non può essere sostanzialmente abolita. Il nuovo TUIVA conterrà presumibilmente un articolo equivalente con probabili semplificazioni: digitalizzazione integrale di tutti gli adempimenti, abolizione formale della facoltà di registro unico (di fatto in disuso), aggiornamento del rinvio normativo al CAD vigente, possibili novità sulla conservazione su cloud che riguardano la sovranità digitale europea e i limiti alla conservazione su territorio extra-UE in coerenza con il GDPR e con le direttive sui flussi di dati internazionali.
Indicazioni operative per il commercialista
Riferimenti normativi
Norma vigente fino al 31/12/2026: art. 39 DPR 633/1972 (TUIVA), nel testo modificato dall'art. 1 D.Lgs. 25/05/2021 n. 83, in vigore dal 30 giugno 2021. Norma di abrogazione: art. 170 D.Lgs. 19 gennaio 2026 n. 10, attuativo della delega L. 111/2023, con effetto dal 1° gennaio 2027. Norme correlate vigenti: art. 22 DPR 600/1973 (conservazione decennale); art. 2219 c.c. (ordinata contabilità); art. 21 c. 5 D.Lgs. 82/2005 CAD (conservazione elettronica); DM 17/06/2014 (regole tecniche conservazione fatture elettroniche); artt. 23-25 TUIVA (registri fatture emesse, corrispettivi, acquisti); art. 21 TUIVA (fatturazione elettronica via SDI obbligatoria); art. 54-quater Reg. UE 282/2011 (obblighi marketplace); Direttiva 2006/112/CE artt. 242-249 (tenuta e conservazione UE).
Prassi e linee guida
Circolare · n. 45/E del 19 ottobre 2005
Agenzia delle Entrate
Detta le regole tecniche e operative sulla conservazione dei documenti rilevanti ai fini IVA, comprese fatture e registri. Indica le modalita di tenuta sostitutiva e i requisiti di integrita e leggibilita richiesti dall'art. 39 DPR 633/1972.
Leggi il documento su www.agenziaentrate.gov.itCircolare · n. 14/E del 17 giugno 2019
Agenzia delle Entrate
Riepiloga gli obblighi di registrazione e conservazione delle fatture elettroniche, con specifico richiamo all'art. 39 DPR 633/1972. Chiarisce la non obbligatorieta di registri sezionali separati e i tempi di conservazione decennale.
Leggi il documento su www.agenziaentrate.gov.itDomande frequenti
Come devono essere tenuti i registri IVA?
A norma dell'art. 2219 del codice civile (cronologici, senza spazi in bianco, senza cancellature non tracciate), con numerazione progressiva di ogni pagina e in esenzione dall'imposta di bollo. Sono ammessi schedari a fogli mobili e tabulati di sistemi elettrocontabili. La vidimazione iniziale presso Tribunale/Notaio non è più richiesta dal 1994. Per i registri elettronici, i sistemi gestionali integrano nativamente le caratteristiche dell'ordinata tenuta secondo le specifiche AdE.
Per quanto tempo vanno conservati i documenti IVA?
10 anni a partire dal 31 dicembre dell'anno di formazione, per effetto del rinvio dell'art. 39 all'art. 22 del DPR 600/1973. Il termine è coerente con la prescrizione decennale ordinaria (art. 2946 c.c.) e con i termini di accertamento più lunghi possibili in caso di violazioni penali (raddoppio termini). Si applica a registri, bollettari, schedari, tabulati, fatture (cartacee e elettroniche), bollette doganali e altri documenti previsti dal TUIVA.
Come si conservano le fatture elettroniche?
In modalità elettronica conforme al Codice dell'Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005) e al DM 17/06/2014. Caratteristiche: formato XML PA standard SDI, firma digitale o sigillo elettronico qualificato per integrità e autenticità, marca temporale qualificata, indice del processo di conservazione, tracciatura degli accessi. La conservazione è tipicamente affidata a un conservatore accreditato AgID (Aruba, InfoCert, Buffetti, Zucchetti, TeamSystem).
Posso conservare i documenti IVA all'estero?
Sì, se con lo Stato di archiviazione esiste uno strumento giuridico di mutua assistenza fiscale. Requisiti aggiuntivi: il soggetto passivo italiano deve garantire all'AdE l'accesso automatizzato all'archivio, la stampabilità e trasferibilità di tutti i documenti, e i meccanismi tecnici di garanzia di autenticità/integrità. Per archivi UE basta il Regolamento UE 904/2010; per archivi extra-UE serve una convenzione bilaterale con previsioni di scambio di informazioni in materia tributaria.
Quali obblighi hanno i marketplace digitali?
I soggetti che facilitano cessioni B2C tramite interfaccia elettronica (Amazon, eBay, AliExpress, Etsy, Booking, Airbnb e simili) devono conservare per 10 anni la documentazione ex art. 54-quater Reg. UE 282/2011: identità di fornitore e cessionario, descrizione di beni/servizi, importo, valuta, data e documenti correlati. Va fornita elettronicamente all'AdE e alle altre autorità fiscali UE su richiesta, in formato standardizzato, per contrastare le frodi IVA nel commercio elettronico cross-border.
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