In sintesi
- Il tesoriere annota gli estremi della quietanza sul mandato o su documentazione meccanografica.
- La documentazione viene consegnata all'ente con i mandati pagati e il rendiconto.
- Su richiesta, il tesoriere fornisce estremi di ogni operazione e relativa prova.
- Norma di accountability sulla fase di pagamento.
- Funzionale al conto del tesoriere ex art. 226.
Testo dell'articoloVigente
Art. 218 TUEL — Articolo 218
D.Lgs. 18 agosto 2000, n. 267 — testo aggiornato
1. Il tesoriere annota gli estremi della quietanza direttamente sul mandato o su documentazione meccanografica da consegnare all’ente, unitamente ai mandati pagati, in allegato al proprio rendiconto.
2. Su richiesta dell’ente locale il tesoriere fornisce gli estremi di qualsiasi operazione di pagamento eseguita nonché la relativa prova documentale.
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Commento
L'articolo 218 TUEL detta regole specifiche sulla documentazione dei pagamenti: il tesoriere deve annotare gli estremi della quietanza sul mandato o su apposita documentazione meccanografica, e deve consegnare all'ente i mandati pagati con la documentazione di supporto. È una norma di tracciabilità che si inserisce nel sistema di accountability documentale della tesoreria.
L'annotazione degli estremi
Per ogni pagamento eseguito, il tesoriere deve annotare sul mandato (o su documento equivalente in caso di gestione meccanografica) gli estremi della quietanza: numero progressivo, data, importo, modalità di pagamento, eventuali riferimenti bancari. Si tratta di informazioni che consentono di ricostruire univocamente l'operazione di pagamento e di documentare l'avvenuta esecuzione dell'ordine dell'ente.
La documentazione meccanografica
La norma riconosce, sin dalla sua formulazione, la possibilità di gestione meccanografica. Con la piena digitalizzazione del servizio (OPI, SIOPE+), tutte le annotazioni avvengono in forma elettronica, all'interno dei sistemi informativi del tesoriere e dell'ente. I flussi di ritorno post-pagamento contengono tutti gli estremi della quietanza e vengono automaticamente integrati nella contabilità dell'ente.
La consegna all'ente
I mandati pagati, con la relativa documentazione, sono consegnati all'ente con cadenza periodica e in occasione del rendiconto annuale. La consegna serve a due scopi: alimentare la contabilità dell'ente con i riscontri dei pagamenti effettivamente eseguiti, e fornire la documentazione di base per la redazione del conto del tesoriere ex art. 226. Nella gestione informatica, la consegna si traduce nei flussi di feedback continui.
L'obbligo di informativa su richiesta
Il tesoriere deve fornire, su richiesta dell'ente, gli estremi di ogni operazione e la relativa documentazione probatoria. È una clausola di trasparenza che consente all'ente di esercitare le proprie funzioni di controllo, anche in modo puntuale su singole operazioni. La giurisprudenza ha più volte sottolineato che l'obbligo informativo è esteso e non può essere limitato dal tesoriere con clausole contrattuali restrittive.
Funzione di accountability
Le annotazioni e la documentazione costituiscono la base per il conto del tesoriere e per le verifiche di cassa. Sono lo strumento con cui l'ente, l'organo di revisione e in ultima istanza la Corte dei conti ricostruiscono la gestione dei pagamenti e ne verificano la regolarità. La cura nella documentazione è quindi tutt'altro che un adempimento formale: è un presidio sostanziale del controllo finanziario sull'attività dell'ente.
Domande frequenti
Cosa deve annotare il tesoriere sul mandato?
Gli estremi della quietanza: numero progressivo, data, importo, modalità di pagamento, eventuali riferimenti bancari. Le annotazioni consentono di ricostruire univocamente l'operazione di pagamento.
Quando i mandati pagati vengono consegnati all'ente?
Con cadenza periodica e in occasione del rendiconto annuale. Nella gestione informatica la consegna si traduce in flussi di feedback continui via SIOPE+, integrati automaticamente nella contabilità dell'ente.
L'ente può chiedere informazioni su singole operazioni?
Sì. Il tesoriere è tenuto a fornire, su richiesta, gli estremi di ogni operazione e la relativa documentazione probatoria. L'obbligo informativo è esteso e non può essere limitato da clausole contrattuali restrittive.
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