- Tutela i dati personali e sensibili contenuti negli archivi pubblici e privati dichiarati.
- Bilancia diritto all'informazione storica e riservatezza degli interessati.
- Disciplina i termini di consultabilità degli atti riservati.
- Rinvia ai codici di deontologia adottati dal Garante per la protezione dei dati.
- Si raccorda con il Reg. UE 2016/679 (GDPR) e con il D.Lgs. 196/2003.
Testo dell'articoloVigente
Art. 126 D.Lgs. 42/2004 — Protezione di dati personali
D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 — Codice dei beni culturali e del paesaggio
1. Qualora il titolare di dati personali abbia esercitato i diritti a lui riconosciuti dalla normativa che ne disciplina il trattamento, i documenti degli archivi storici sono conservati e consultabili unitamente alla documentazione relativa all'esercizio degli stessi diritti.
2. Su richiesta del titolare medesimo, può essere disposto il blocco dei dati personali che non siano di rilevante interesse pubblico, qualora il loro trattamento comporti un concreto pericolo di lesione della dignità, della riservatezza o dell'identità personale dell'interessato.
3. La consultazione per scopi storici dei documenti contenenti dati personali è assoggettata anche alle disposizioni del codice di deontologia e di buona condotta previsto dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali.
Commento
Ratio della disciplina
L'articolo 126 introduce nel sistema della tutela archivistica una protezione specifica per i dati personali. Il legislatore prende atto che gli archivi, in particolare quelli statali e quelli privati dichiarati di interesse storico, contengono informazioni sensibili sulle persone fisiche: dati sanitari, giudiziari, religiosi, politici. La consultabilità a fini di ricerca storica deve coordinarsi con il diritto fondamentale alla riservatezza.
Termini di consultabilità
Gli atti contenenti dati personali comuni sono consultabili decorsi quaranta anni dalla loro data. Per i dati idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare il termine si eleva a settant'anni. Per i provvedimenti penali e processuali, ai sensi della normativa di settore, la consultabilità è soggetta a regole proprie. La differenziazione dei termini riflette la maggiore sensibilità di alcune categorie informative.
Codici di deontologia
L'articolo rinvia al codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali a scopi storici, adottato con provvedimento del Garante (Provv. 14 marzo 2001 e successive integrazioni, oggi richiamato dal D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018). Tale codice individua le modalità con cui ricercatori e archivisti devono trattare i dati: anonimizzazione ove possibile, divieto di diffusione, obbligo di segretezza professionale.
Raccordo con il GDPR
Il regolamento europeo 2016/679 disciplina all'articolo 89 i trattamenti per finalità di archiviazione nel pubblico interesse e di ricerca storica. Gli Stati membri possono prevedere deroghe ai diritti dell'interessato (accesso, rettifica, oblio) quando il loro esercizio comprometta gravemente le finalità archivistiche o di ricerca. La normativa italiana, attraverso il decreto legislativo 101/2018, ha confermato la cornice protettiva preesistente, integrandola con le garanzie GDPR.
Profili pratici per il ricercatore
Chi voglia accedere ad atti riservati prima della scadenza dei termini può presentare istanza motivata al Ministero dell'interno, sentita la soprintendenza archivistica. L'autorizzazione può essere concessa con prescrizioni: divieto di citazione nominativa, uso di iniziali, restrizione del pubblico di riferimento. Il ricercatore sottoscrive un impegno di riservatezza la cui violazione espone a responsabilità civile e, nei casi più gravi, penale.
Rapporto con la trasparenza amministrativa
La disciplina dell'articolo 126 deve essere distinta da quella dell'accesso documentale ai sensi della legge 241/1990 e dell'accesso civico ai sensi del decreto trasparenza 33/2013. Il regime archivistico riguarda atti definitivamente trasferiti agli archivi storici, dopo la conclusione del ciclo amministrativo. Per gli atti correnti, la disciplina dell'accesso resta quella amministrativa. La coesistenza dei due regimi richiede attenzione: un documento può essere precluso all'accesso amministrativo ma divenire consultabile in archivio dopo i quaranta o settant'anni di legge.
Casi pratici
Caso 1: Caso 1 — Ricerca su atti sanitari
Caso 2: Caso 2 — Diniego per documenti recenti
Domande frequenti
Dopo quanti anni un documento d'archivio diventa consultabile?
Quaranta anni per dati personali comuni, settanta anni per dati sensibili (salute, vita sessuale, rapporti familiari riservati). Termini specifici operano per atti penali e processuali.
Posso accedere a un atto riservato prima della scadenza?
Sì, presentando istanza motivata al Ministero dell'interno, sentita la soprintendenza archivistica. L'autorizzazione può essere subordinata a prescrizioni di anonimizzazione o di non diffusione.
Come si coordinano archivi e GDPR?
L'articolo 89 GDPR consente deroghe ai diritti dell'interessato per finalità di archiviazione nel pubblico interesse e di ricerca storica. La disciplina italiana applica tali deroghe nel rispetto del codice deontologico adottato dal Garante.
Vedi anche