- I documenti degli archivi di Stato e degli archivi storici pubblici sono liberamente consultabili.
- Sono escluse le carte riservate di politica estera o interna: consultabili dopo 50 anni.
- I documenti con dati sensibili sono consultabili dopo 40 anni; 70 anni per dati sanitari o sessuali.
- La consultazione avviene presso gli archivi o, ove possibile, in modalità digitale.
- La norma bilancia diritto di accesso, riservatezza e ricerca storica.
Testo dell'articoloVigente
Art. 122 D.Lgs. 42/2004 — Archivi di Stato e archivi storici degli enti pubblici: consultabilità dei documenti
D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 — Codice dei beni culturali e del paesaggio
1. 1. I documenti conservati negli archivi di Stato e negli archivi storici delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico sono liberamente consultabili, ad eccezione: a) di quelli dichiarati di carattere riservato, ai sensi dell'articolo 125, relativi alla politica estera o interna dello Stato, che diventano consultabili cinquanta anni dopo la loro data; b) di quelli contenenti i dati sensibili nonché i dati relativi a provvedimenti di natura penale espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali, che diventano consultabili quaranta anni dopo la loro data. Il termine è di settanta anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare. b-bis) LETTERA ABROGATA DAL D.L. 31 MAGGIO 2014, N. 83 , CONVERTITO CON MODIFICAZIONI DALLA L. 29 LUGLIO 2014, N. 106 .
2. Anteriormente al decorso dei termini indicati nel comma 1, i documenti restano accessibili ai sensi della disciplina sull'accesso ai documenti amministrativi. Sull'istanza di accesso provvede l'amministrazione che deteneva il documento prima del versamento o del deposito , ove ancora operante, ovvero quella che ad essa è subentrata nell'esercizio delle relative competenze.
3. Alle disposizioni del comma 1 sono assoggettati anche gli archivi e i documenti di proprietà privata depositati negli archivi di Stato e negli archivi storici degli enti pubblici, o agli archivi medesimi donati o venduti o lasciati in eredità o legato. I depositanti e coloro che donano o vendono o lasciano in eredità o legato i documenti possono anche stabilire la condizione della non consultabilità di tutti o di parte dei documenti dell'ultimo settantennio. Tale limitazione, così come quella generale stabilita dal comma 1, lettera b), non opera nei riguardi dei depositanti, dei donanti, dei venditori e di qualsiasi altra persona da essi designata; detta limitazione è altresì inoperante nei confronti degli aventi causa dai depositanti, donanti e venditori, quando si tratti di documenti concernenti oggetti patrimoniali, ai quali essi siano interessati per il titolo di acquisto.
Commento
L'articolo 122 è la norma cardine della consultabilità degli archivi pubblici. Disciplina il delicato equilibrio tra libertà di accesso (presupposto della ricerca storica e del controllo democratico) e tutela della riservatezza (protezione dei dati personali e degli interessi dello Stato).
Principio della libera consultabilità
Il principio generale è la libera consultabilità dei documenti conservati negli archivi di Stato e negli archivi storici delle regioni, degli altri enti territoriali e di tutti gli enti pubblici. Si tratta di un diritto fondamentale per la ricerca storica e per la formazione della memoria collettiva, attuativo dei principi costituzionali di libertà della ricerca scientifica (articolo 33) e di trasparenza dell'azione pubblica.
Eccezioni: documenti riservati di Stato (50 anni)
La lettera a) esclude dalla consultabilità immediata i documenti dichiarati di carattere riservato ex articolo 125, relativi alla politica estera o interna dello Stato. Tali documenti diventano consultabili 50 anni dopo la loro data. È la versione italiana del classified information per gli affari sensibili (relazioni internazionali, sicurezza interna, intelligence). La declaratoria di riservatezza è atto formale ex articolo 125.
Eccezioni: dati sensibili (40 anni)
La lettera b) esclude i documenti contenenti dati sensibili nonché dati relativi a provvedimenti di natura penale espressamente indicati dalla normativa privacy. Diventano consultabili 40 anni dopo la loro data. Il termine sale a 70 anni se i dati riguardano salute, vita sessuale o rapporti familiari riservati, in coerenza con la disciplina dei dati supersensibili del GDPR e del Codice Privacy.
Coordinamento con la disciplina del trattamento dati
La norma si raccorda con il Regolamento UE 2016/679 e con il Codice Privacy (articoli 99 e seguenti). Per i trattamenti a fini di ricerca scientifica con dati personali sono previste garanzie specifiche (autorizzazioni Garante, codici deontologici, finalità non discriminatorie). La ricerca storica negli archivi è espressamente bilanciata con la tutela dell'interessato.
Modalità di consultazione
La consultazione avviene presso le sale di studio degli archivi, secondo regolamenti che disciplinano orari, ammissione studiosi, riproduzioni. È in crescita la consultazione digitale: portale SIAS-ICAR, repository regionali, accessi remoti per archivi digitalizzati. Le campagne di digitalizzazione PNRR stanno accelerando la fruizione online.
Diritti del ricercatore
Il ricercatore qualificato può accedere alle carte previa identificazione e dichiarazione di finalità. Eventuali pubblicazioni che usano documenti d'archivio richiedono rispetto delle clausole privacy e citazione corretta della fonte. Le pubblicazioni di documenti riservati prima della scadenza dei termini integrano illecito amministrativo e, nei casi più gravi, possono dare luogo a responsabilità penale.
Casi pratici
Caso 1: Ricerca di tesi dottorato
Caso 2: Documenti sensibili e termini più lunghi
Domande frequenti
Quando diventano consultabili i documenti riservati?
I documenti di politica estera o interna dello Stato dichiarati riservati ex articolo 125 sono consultabili 50 anni dopo la loro data. I documenti con dati sensibili o penali: 40 anni. Quelli con dati su salute, vita sessuale o rapporti familiari riservati: 70 anni.
Posso fotografare i documenti durante la consultazione?
Di norma sì, con regole specifiche di ciascun archivio (uso di fotocamere senza flash, eventuali tariffe per riproduzioni di alta qualità). Le finalità di ricerca scientifica e personale sono di norma gratuite; quelle commerciali soggette a canone.
Un ricercatore può accedere agli archivi del Ministero degli Esteri?
Sì, una volta scaduti i termini di riservatezza. Per documenti recenti su affari di politica estera occorre rispettare la prescrizione dei 50 anni e attenersi alle modalità definite dal regolamento dell'archivio storico-diplomatico del MAECI.
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