Testo dell'articoloVigente
Informazione giuridica di carattere generale. Il presente contenuto costituisce informazione giuridica di carattere generale e non sostituisce in alcun modo il parere di un avvocato iscritto all’Albo. La norma riportata è tratta da fonti ufficiali (Normattiva, Gazzetta Ufficiale) e il commento ha finalità divulgativa. Per la valutazione del caso specifico è necessario consultare un professionista abilitato.
Art. 2220 c.c. – Conservazione delle scritture contabili
Testo vigente – R.D. 262/1942 (aggiornato da Normattiva)
Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.
Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.
Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con i mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti .
Vedi anche
→Cod. civ. art. 2219 - Articolo 2219 Codice Civile: Tenuta della contabilità→Cod. civ. art. 2222 - Articolo 2222 Codice Civile: Contratto d’opera→Cod. proc. civ. art. 1 - Articolo 1 Codice di Procedura Civile - Giurisdizione dei giudici…→Imp. successioni art. 1 - Art. 1 D.Lgs. 346/1990 - Oggetto dell’imposta→Cost. art. 2 - Diritti inviolabili→Articolo 2218 Codice Civile: Bollatura facoltativa→Articolo 2217 Codice Civile: Redazione dell’inventario→Articolo 2223 Codice Civile: Prestazione della materia→Art. 2216 c.c.: Contenuto e vidimazione del libro giornale→Articolo 2224 Codice Civile: Esecuzione dell’opera→Art. 2215 bis Codice Civile: Documentazione informatica→Articolo 2215 Codice Civile: Libro giornale e libro degli inventari
Informazione giuridica di carattere generale. Il presente contenuto costituisce informazione giuridica di carattere generale e non sostituisce in alcun modo il parere di un avvocato iscritto all'Albo. La norma riportata è tratta da fonti ufficiali (Normattiva, Gazzetta Ufficiale) e il commento ha finalità divulgativa. Per la valutazione del caso specifico è necessario consultare un professionista abilitato.
In sintesi
Indice dei contenuti
Ratio
L'art. 2220 c.c. persegue una finalità di certezza dei rapporti commerciali e di tutela dei terzi: impone all'imprenditore di conservare per un congruo periodo i documenti che attestano la storia economica dell'impresa, rendendoli disponibili in caso di contestazioni, verifiche fiscali o procedure concorsuali. Il termine decennale è stato scelto dal legislatore in coerenza con la prescrizione ordinaria dei diritti (art. 2946 c.c.), garantendo così che le prove documentali esistano per tutta la durata durante la quale possono sorgere controversie. La possibilità di conservazione digitale, introdotta per adeguare la norma all'evoluzione tecnologica, riflette l'approccio pragmatico del legislatore: ciò che conta non è il supporto fisico ma la leggibilità e l'integrità del documento nel tempo.
Analisi
La norma individua due categorie di documenti soggetti all'obbligo di conservazione decennale. La prima comprende le scritture contabili propriamente dette (libro giornale, libro degli inventari, eventuali libri ausiliari). La seconda categoria include i documenti di corredo: fatture ricevute, fatture emesse (in copia), lettere e telegrammi ricevuti, copie di quelli spediti, tutti strumenti che documentano le singole operazioni alla base delle registrazioni contabili. Il termine decennale decorre dalla data dell'ultima registrazione sul registro (non dalla data del documento), il che può far sì che un documento redatto anni prima sia ancora da conservare perché rientra nell'ultimo esercizio chiuso. Il terzo comma prevede la conservazione su «supporti di immagini», oggi la locuzione comprende qualsiasi formato digitale, purché le registrazioni corrispondano ai documenti originali e possano essere rese leggibili in qualsiasi momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto. Questo requisito di leggibilità continua esclude la conservazione in formati obsoleti non più apribili.
Quando si applica
L'obbligo di conservazione decennale si applica a tutti gli imprenditori commerciali soggetti all'art. 2214 c.c. La norma civile si affianca, e talvolta si sovrappone, alla disciplina tributaria: l'art. 22 D.P.R. 600/1973 impone la conservazione delle scritture contabili fino a quando non sono definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d'imposta, termine che in caso di contenzioso può superare i dieci anni. In sede concorsuale, il curatore verifica la completezza della documentazione contabile per il decennio precedente la dichiarazione di insolvenza. In caso di mancanza di parte della documentazione l'onere di dimostrare la causa non imputabile della mancanza grava sull'imprenditore.
Connessioni
L'art. 2220 si collega agli artt. 2214-2219 che disciplinano l'obbligo di tenuta e le modalità formali delle scritture. Sul piano probatorio si coordina con l'art. 2710 c.c. sull'efficacia probatoria dei libri contabili tra imprenditori. In ambito fiscale interagisce con gli artt. 22 e 52 D.P.R. 600/1973 e con il D.Lgs. 82/2005 (Codice dell'Amministrazione Digitale) per la conservazione elettronica a norma. La violazione dell'obbligo di conservazione, in particolare la distruzione dolosa dei documenti, può integrare la bancarotta fraudolenta documentale ex art. 322, co. 1, lett. a), D.Lgs. 14/2019.
Casi pratici
Caso 1: Tizio, imprenditore commerciale, ha cessato l'attività nel 2020
Si chiede se può eliminare la documentazione contabile relativa agli esercizi precedenti. L'art. 2220 c.c. gli impone di conservare le scritture per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione: i libri relativi all'esercizio 2019 (ultima registrazione a dicembre 2019) devono pertanto essere conservati fino a dicembre 2029. Solo dopo tale data potrà procedere allo smaltimento.
Caso 2: Caso 2
Caio decide di digitalizzare l'archivio cartaceo della propria società e di distruggere gli originali cartacei. L'operazione è legittima ai sensi dell'art. 2220, comma 3, c.c. a condizione che le scansioni corrispondano fedelmente agli originali, i file siano conservati in formato leggibile, e il sistema di riproduzione sia sempre disponibile. Caio deve tuttavia coordinare la propria procedura con le norme fiscali sulla conservazione elettronica a norma (D.M. 17 giugno 2014), per non incorrere in eccezioni dell'Agenzia delle Entrate in caso di verifica.
Domande frequenti
Per quanti anni devono essere conservate le fatture?
Le fatture, sia quelle ricevute sia le copie di quelle emesse, devono essere conservate per dieci anni, lo stesso termine previsto per le scritture contabili. Sul piano fiscale il D.P.R. 633/1972 prevede obblighi analoghi, con la precisazione che il termine decorre dall'anno di registrazione della fattura.
Si possono distruggere i documenti cartacei dopo averli scannerizzati?
Sì, a condizione che le registrazioni digitali corrispondano ai documenti originali e possano essere rese leggibili in qualsiasi momento, come richiede l'art. 2220, comma 3, c.c. Per la conservazione fiscalmente valida occorre rispettare anche le norme del D.M. 17 giugno 2014 sulla conservazione elettronica a norma.
Da quando decorre il termine decennale di conservazione?
Il termine decorre dalla data dell'ultima registrazione effettuata sul libro o registro in questione, non dalla data del singolo documento. Ciò significa che un libro giornale relativo a un esercizio concluso deve essere conservato per dieci anni dalla chiusura di quell'esercizio.
Cosa succede se le scritture contabili vengono smarrite o distrutte prima dei dieci anni?
La mancanza di scritture contabili nel periodo obbligatorio di conservazione può essere eccepita dall'Agenzia delle Entrate per procedere ad accertamento induttivo. In caso di procedura concorsuale, la distruzione o l'occultamento doloso delle scritture integra la bancarotta fraudolenta documentale (art. 322 D.Lgs. 14/2019), reato punito con la reclusione.
Il termine civile di dieci anni coincide con quello fiscale?
Non sempre. Il termine civile dell'art. 2220 c.c. è fisso in dieci anni. Quello fiscale ex art. 22 D.P.R. 600/1973 si estende fino alla definizione degli accertamenti relativi al periodo d'imposta, che in caso di contenzioso può andare oltre i dieci anni. Per sicurezza, l'imprenditore dovrebbe conservare la documentazione fino all'esaurimento di tutti i potenziali accertamenti.