Art. 2215 BIS c.c. Documentazione informatica
In vigore
1. I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici. 2. Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge. 3. Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato. (2) 4. Qualora per un anno non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione e da tale apposizione decorre il periodo annuale di cui al terzo comma. (3) 5. I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l’efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile. 6. Per i libri e per i registri la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di natura tributaria, il termine di cui al terzo comma opera secondo le norme in materia di conservazione digitale contenute nelle medesime disposizioni. (4)
In sintesi
Ratio
L'articolo 2215-bis c.c. è stato introdotto dal D.Lgs. 2 febbraio 2001, n. 10, in attuazione della direttiva 1999/93/CE sulla firma elettronica, e successivamente modificato dal D.Lgs. 4 agosto 2008, n. 129 e dal D.Lgs. 18 agosto 2015, n. 139. La norma risponde all'esigenza — già avvertita a partire dagli anni '90 del Novecento — di adeguare la disciplina della contabilità d'impresa all'evoluzione tecnologica dei sistemi di elaborazione elettronica dei dati. Fino all'introduzione di questa disposizione, la tenuta dei libri obbligatori in formato esclusivamente elettronico si trovava in una zona grigia: le imprese usavano sistemi informatici per generare i dati contabili, ma dovevano poi stampare e vidimare i registri su supporto cartaceo per rispettare gli obblighi formali del codice civile.
La ratio della norma è duplice. Da un lato, la semplificazione degli adempimenti per le imprese: eliminare l'obbligo di stampare e vidimare fisicamente i libri riduce i costi amministrativi, soprattutto per le società di medie dimensioni con grandi volumi di registrazioni. Dall'altro, la garanzia di autenticità e integrità dei documenti informatici: il sistema della firma digitale e della marcatura temporale — disciplinati dal D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'Amministrazione Digitale) — offre garanzie tecnologicamente superiori a quelle della vidimazione cartacea, perché consente di verificare l'identità del firmatario e l'integrità del documento nel tempo in modo certo e non falsificabile.
Analisi
Il comma 1 dell'art. 2215-bis stabilisce il principio generale: i libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per legge o regolamento o per natura e dimensioni dell'impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici. La formula «per natura o dimensioni dell'impresa» amplia la portata della norma anche a documentazione non espressamente obbligata da legge, ma necessaria per il funzionamento dell'impresa.
Il comma 2 introduce il requisito di consultabilità permanente: le registrazioni informatiche devono poter essere visualizzate in qualsiasi momento attraverso i mezzi messi a disposizione dal tenutario, e costituiscono «informazione primaria e originale». Questo significa che il documento digitale è l'originale, non una copia di un documento cartaceo. Su di esso si possono eseguire riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge — ad esempio, per produrre in giudizio una stampa conforme o per trasmettere estratti all'autorità fiscale.
Il comma 3 è il cuore della norma: disciplina come si adempiono gli obblighi di vidimazione e numerazione progressiva in ambiente digitale. Questi obblighi si assolvono mediante apposizione di marcatura temporale e firma digitale dell'imprenditore (o del soggetto responsabile della tenuta dei libri) almeno una volta l'anno. La marcatura temporale certifica il momento in cui il documento esisteva in quella forma; la firma digitale certifica l'identità del firmatario e l'integrità del documento. L'intervallo annuale è il termine massimo: l'imprenditore può apporre firma e marcatura più frequentemente (ad esempio, mensilmente) per maggiore sicurezza.
Il comma 4 gestisce il caso in cui non vi siano registrazioni per un intero anno: la firma digitale e la marcatura temporale vengono apposte al momento della prima registrazione successiva al periodo di inattività, e da quel momento decorre un nuovo periodo annuale. Questa disposizione evita che l'imprenditore sia obbligato ad apporre la firma su un libro «vuoto».
Il comma 5 conferisce ai documenti informatici la stessa efficacia probatoria degli artt. 2709 e 2710 c.c., relativi rispettivamente ai libri contabili in genere e ai libri bollati e vidimati. Questa equiparazione è fondamentale: significa che in caso di controversia giudiziale, il libro contabile informatico tenuto ai sensi dell'art. 2215-bis fa piena prova nei confronti dell'imprenditore che lo ha tenuto e a suo favore nei confronti di terzi, nelle stesse condizioni dei libri cartacei.
Il comma 6 introduce una riserva a favore della normativa tributaria: per i libri e i registri di natura fiscale (libro IVA, registro acquisti, registro vendite, ecc.), le modalità di conservazione digitale sono quelle specificamente previste dalle disposizioni tributarie, che seguono un regime particolare. Il riferimento è al D.M. 17 giugno 2014 del Ministero dell'Economia e alle disposizioni dell'Agenzia delle Entrate sulla conservazione sostitutiva (procedura che richiede il contributo di un responsabile della conservazione e l'adozione di un manuale della conservazione).
Quando si applica
La norma si applica a qualunque imprenditore individuale o collettivo soggetto all'obbligo di tenuta di libri contabili: ditte individuali in contabilità ordinaria, società di persone (s.n.c., s.a.s.), società di capitali (s.p.a., s.r.l., s.a.p.a.), cooperative, enti che svolgono attività commerciale. La scelta se adottare il sistema informatico o quello cartaceo è rimessa all'imprenditore; una volta effettuata, deve essere mantenuta con coerenza e i sistemi adottati devono garantire autenticità, integrità e leggibilità nel lungo periodo. Non si applica a soggetti che non esercitano attività d'impresa in senso commerciale (ad es. associazioni non commerciali senza partita IVA) né a liberi professionisti non organizzati in forma d'impresa.
I sistemi software adottati devono rispettare gli standard tecnici previsti dal DPCM 13 novembre 2014 (sostitutivo del DPCM 3 dicembre 2013) e le linee guida AgID sulla conservazione dei documenti informatici. In caso di ispezione fiscale o verifica tributaria, l'imprenditore deve essere in grado di esibire i documenti informatici in formato leggibile, su richiesta dell'amministrazione.
Connessioni
L'art. 2215-bis è strettamente correlato all'art. 2214 c.c. (obbligo di tenuta dei libri contabili per gli imprenditori commerciali) e all'art. 2219 c.c. (obbligo di conservazione delle scritture per almeno 10 anni). L'efficacia probatoria rinvia agli artt. 2709-2710 c.c. Il regime della firma digitale e della marcatura temporale è disciplinato dal D.Lgs. n. 82/2005 (CAD) e dal Regolamento UE n. 910/2014 (eIDAS), che definisce gli standard per le firme elettroniche qualificate riconosciute in tutta l'Unione europea. Sul piano tributario, le modalità di conservazione sostitutiva dei libri fiscali sono regolate dal D.M. 17 giugno 2014 e dalle circolari dell'Agenzia delle Entrate. Il D.Lgs. 139/2015 ha introdotto modifiche alla disciplina del bilancio d'esercizio che si integrano con le disposizioni sulla tenuta informatica.
Domande frequenti
Un'impresa può tenere i libri contabili solo in formato digitale?
Sì, l'art. 2215-bis c.c. consente di formare e tenere libri, repertori e scritture obbligatorie esclusivamente con strumenti informatici, senza necessità del formato cartaceo, purché siano rispettati i requisiti di autenticità e integrità.
Come si assolve l'obbligo di vidimazione per i libri informatici?
Mediante apposizione di firma digitale del responsabile e marcatura temporale almeno una volta l'anno. La marcatura temporale certifica la data del documento; la firma digitale certifica l'identità del firmatario e l'integrità del file.
Cosa significa che le registrazioni informatiche devono costituire informazione primaria originale?
Significa che il documento digitale è l'originale autentico e non la copia di un cartaceo. Deve essere sempre consultabile e leggibile nel tempo attraverso i mezzi messi a disposizione dal tenutario.
Come si garantisce l'autenticità delle scritture contabili informatiche?
Tramite firma digitale qualificata del responsabile della tenuta dei libri e apposizione di marcatura temporale, che certifica la data e l'integrità del documento in modo verificabile nel tempo secondo gli standard del D.Lgs. n. 82/2005 (CAD) e del Regolamento eIDAS.
I libri sociali come il libro soci possono essere tenuti informaticamente?
Sì, tutti i libri e le scritture la cui tenuta è obbligatoria per legge o regolamento possono essere formati e conservati con strumenti informatici ai sensi dell'art. 2215-bis c.c., inclusi i libri sociali obbligatori per le s.p.a. e le s.r.l.