Art. 70 DPR 445/2000 — Aggiornamenti del sistema

Commento

Una norma breve con un impatto profondo

L'art. 70 DPR 445/2000 è composto di una sola frase. La sua brevità non deve trarre in inganno: contiene un principio fondamentale per la gestione dei sistemi informatici della PA e per la tutela del patrimonio documentale pubblico. Il principio è quello di continuità informativa: quando una PA aggiorna o sostituisce il proprio sistema di gestione informatica dei documenti, deve garantire che tutte le informazioni acquisite con il vecchio sistema siano pienamente recuperabili e riutilizzabili nel nuovo.

Si tratta di un obbligo assoluto, non derogabile: la PA non può scegliere di «azzerare» la storia documentale in occasione di un cambio di sistema. Questa regola risponde a esigenze concrete e plurime: la necessità di ricostruire procedimenti passati in caso di contenzioso; il diritto dei cittadini di accedere ad atti e documenti che li riguardano, anche se adottati anni prima; la corretta conservazione del patrimonio archivistico pubblico, che è bene culturale.

Il problema della migrazione dei dati

La migrazione da un sistema informatico a un altro è un'operazione tecnicamente complessa e rischiosa. I dati possono essere memorizzati in formati proprietari non compatibili col nuovo sistema; i metadati possono essere parzialmente persi; le strutture di classificazione possono non corrispondere; i documenti in formati obsoleti potrebbero non essere più leggibili con le tecnologie attuali.

L'art. 70 impone alle PA di affrontare questi rischi in sede di progettazione del sistema sostitutivo: il capitolato tecnico della gara per il nuovo software deve prevedere l'importazione completa dei dati storici e la verifica della loro integrità e usabilità dopo la migrazione. Un fornitore che garantisca solo la funzionalità del nuovo sistema «da zero» senza curarsi della migrazione dei dati storici non soddisfa il requisito dell'art. 70.

Connessione con la conservazione digitale (CAD e linee guida AgID)

L'art. 70 DPR 445/2000 deve essere letto in stretto coordinamento con la disciplina della conservazione dei documenti informatici del CAD (D.Lgs. 82/2005, artt. 43-44) e con le linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, periodicamente aggiornate. Le linee guida AgID precisano i requisiti tecnici per la conservazione a lungo termine dei documenti digitali: formati aperti e interoperabili, metadati di conservazione, sistemi di verifica dell'integrità.

In questo contesto, l'art. 70 ha una portata normativa specifica rispetto alla disciplina CAD: mentre il CAD regola la conservazione in sé (cioè la custodia dei documenti nel tempo, con integrità e autenticità garantite), l'art. 70 si occupa dell'aggiornamento del sistema gestionale e della continuità d'uso dei dati. I due piani si integrano: un buon sistema di conservazione digitale rende più facile soddisfare l'obbligo dell'art. 70, perché i documenti conservati in formati standard e aperti sono più facilmente «portabili» tra sistemi diversi.

Implicazioni pratiche per la PA

Concretamente, l'art. 70 richiede che, prima di ogni aggiornamento o sostituzione del sistema informatico di gestione documentale, la PA esegua un piano di migrazione dei dati che includa: la verifica dell'inventario completo dei dati storici nel vecchio sistema; la conversione nei formati compatibili col nuovo sistema; il test di recupero dei dati migrati; la verifica dell'integrità e completezza delle informazioni dopo la migrazione; la conservazione — in parallelo o in archivio storico — del vecchio sistema o dei suoi dati per un congruo periodo di transizione.

In assenza di questi accorgimenti, la PA può trovarsi nella situazione in cui un cittadino che chiede accesso a un documento del 2010 si sente rispondere che «il vecchio sistema non è più attivo e i dati non sono recuperabili»: una risposta che viola sia l'art. 70 DPR 445, sia l'art. 22 L. 241/1990 (diritto di accesso), sia i principi costituzionali di buon andamento (art. 97 Cost.) e tutela giurisdizionale (art. 24 Cost., nella misura in cui la mancanza di documenti pregiudica la possibilità di difendersi in giudizio).

Responsabilità e ruolo del responsabile del servizio documentale

La responsabilità dell'adempimento dell'art. 70 ricade in primo luogo sul responsabile del servizio per la gestione informatica dei documenti (art. 61 DPR 445), che deve supervisionare le operazioni di aggiornamento del sistema e verificare la completezza della migrazione. In secondo luogo, ricade sul dirigente dell'area organizzativa omogenea e sul responsabile per la transizione al digitale dell'ente (figura prevista dall'art. 17 CAD), che deve coordinare l'attuazione delle norme digitali all'interno dell'amministrazione.

Il mancato rispetto dell'art. 70 in un'operazione di aggiornamento del sistema può configurare responsabilità disciplinare e, se genera la perdita di dati con conseguenti danni (es. impossibilità di difendersi in un giudizio per mancanza di atti), anche responsabilità erariale.