In sintesi
- I documenti selezionati per la conservazione permanente devono essere trasferiti agli Archivi di Stato competenti per territorio o alle sezioni separate di archivio.
- Il trasferimento avviene contestualmente agli strumenti che ne garantiscono l'accesso: inventari, repertori o altri strumenti descrittivi che consentono la ricerca e la consultazione.
- Il quadro normativo di riferimento per la tutela dei beni archivistici è quello delle vigenti disposizioni in materia di beni culturali (oggi D.Lgs. 42/2004 — Codice dei beni culturali).
- La selezione dei documenti da conservare permanentemente (scarto vs conservazione) è disciplinata dai massimari di scarto e dai piani di conservazione, approvati di concerto con il Ministero della Cultura.
- Per i documenti informatici, la conservazione permanente è disciplinata dal CAD (D.Lgs. 82/2005) e dalle Linee guida AgID, che ne regolano il trasferimento in forma digitale.
Testo dell'articoloVigente
Informazione giuridica di carattere generale — Il presente contenuto costituisce informazione giuridica di carattere generale e non sostituisce in alcun modo il parere di un avvocato iscritto all’Albo. La norma riportata è tratta da fonti ufficiali (Normattiva, Gazzetta Ufficiale) e il commento ha finalità divulgativa. Per la valutazione del caso specifico è necessario consultare un professionista abilitato.
Art. 69 DPR 445/2000 — Archivi storici
Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 — Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa
1. I documenti selezionati per la conservazione permanente sono trasferiti contestualmente agli strumenti che ne garantiscono l'accesso, negli Archivi di Stato competenti per territorio o nella separata sezione di archivio secondo quanto previsto dalle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali.
Stesso numero, altri codici
- Articolo 69 L. 184/1983: Registro delle tutele: annotazione provvedimenti
- Art. 69 Reg. (UE) 2024/1689 — Accesso al gruppo di esperti da parte degli Stati membri
- Art. 69 Cod. Amb. — programmi di intervento
- Art. 69 D.Lgs. 159/2011 — Elenco generale degli enti e delle amministrazioni
- Art. 69 D.Lgs. 209/2005 — Obblighi di comunicazione
- Art. 69 D.Lgs. 42/2004 — Ricorso amministrativo avverso il diniego di attestato
Informazione giuridica di carattere generale — Il presente contenuto costituisce informazione giuridica di carattere generale e non sostituisce in alcun modo il parere di un avvocato iscritto all'Albo. La norma riportata è tratta da fonti ufficiali (Normattiva, Gazzetta Ufficiale) e il commento ha finalità divulgativa. Per la valutazione del caso specifico è necessario consultare un professionista abilitato.
Commento
La conservazione permanente come fase finale del ciclo documentale
L'art. 69 del DPR 445/2000 disciplina la fase conclusiva del ciclo di vita dei documenti amministrativi: il trasferimento agli archivi storici dei documenti destinati alla conservazione permanente. Ogni documento prodotto da una PA attraversa tre fasi: l'archivio corrente (documenti relativi a procedimenti in corso), l'archivio di deposito (documenti relativi a procedimenti conclusi ma ancora utili ai fini giuridici e amministrativi) e infine — per quelli selezionati — l'archivio storico.
Non tutti i documenti sono destinati alla conservazione permanente: la PA effettua una selezione tra i documenti che hanno esaurito il loro valore amministrativo, individuando quelli che hanno rilevanza storica, culturale o probatoria a lungo termine. Questa operazione è regolata dai massimari di scarto e dai piani di conservazione, strumenti tecnici approvati di concerto con il Ministero della Cultura (oggi Ministero della Cultura, già MiBAC).
Il trasferimento all'Archivio di Stato e la regola della contestualità
L'art. 69 prescrive che i documenti selezionati per la conservazione permanente siano trasferiti contestualmente agli strumenti che ne garantiscono l'accesso. Questo requisito di contestualità è fondamentale: un archivio senza strumenti di corredo (inventari, repertori, rubriche, elenchi di consistenza) è un archivio inaccessibile. Il legislatore ha voluto evitare che i documenti venissero consegnati all'Archivio di Stato senza la possibilità di essere trovati e consultati.
La destinazione degli archivi dipende dalla competenza territoriale: ogni Archivio di Stato è competente per il territorio della propria provincia (o regione per gli archivi regionali). In alternativa, il trasferimento può avvenire nella separata sezione di archivio, struttura che in alcuni enti pubblici gestisce internamente la documentazione storica prima del versamento all'Archivio di Stato.
Raccordo con il Codice dei beni culturali e il CAD
L'art. 69 rinvia alle «vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali», oggi rappresentate principalmente dal D.Lgs. 42/2004 (Codice dei beni culturali e del paesaggio). Gli archivi degli enti pubblici sono beni culturali ex lege (art. 10, comma 2, lett. b, D.Lgs. 42/2004): sono soggetti a tutela da parte del Ministero della Cultura e non possono essere dispersi, distrutti o alienati senza autorizzazione.
Per i documenti informatici, il quadro si integra con il CAD (D.Lgs. 82/2005) e con le Linee guida AgID sulla conservazione dei documenti informatici: i documenti nati digitali o digitalizzati devono essere conservati in sistemi di conservazione a norma che garantiscano autenticità, integrità e leggibilità nel tempo. Il trasferimento agli Archivi di Stato di documenti informatici è ancora in fase di definizione tecnica e normativa.
Casi pratici
Caso 1:
Caso 2:
Caso 3:
Domande frequenti
Cosa si intende per 'strumenti che garantiscono l'accesso' all'archivio?
Sono gli strumenti di corredo archivistico: inventari, repertori, rubriche, elenchi di consistenza. Descrivono il contenuto dell'archivio e consentono di trovare i documenti. L'art. 69 impone che siano trasferiti contestualmente ai documenti: senza questi strumenti l'archivio sarebbe fisicamente presente ma praticamente inaccessibile.
Tutti i documenti della PA devono essere conservati in modo permanente?
No. La PA effettua una selezione: i documenti che hanno esaurito il valore amministrativo e non hanno rilevanza storica vengono 'scartati' (eliminati) seguendo le procedure del massimario di scarto approvato con il Ministero della Cultura. Solo quelli selezionati per la conservazione permanente vengono versati all'Archivio di Stato.
Quando un documento diventa consultabile nell'Archivio di Stato?
I documenti degli archivi di Stato sono liberamente consultabili trascorsi 40 anni dalla loro produzione (art. 122 D.Lgs. 42/2004), salvo limitazioni per documenti riservati, dati sensibili o segreto di Stato, per i quali valgono termini più lunghi (50 o 70 anni a seconda della categoria).
Come funziona la conservazione permanente per i documenti informatici?
Per i documenti informatici si applicano il CAD (D.Lgs. 82/2005) e le Linee guida AgID sulla conservazione. I documenti devono essere conservati in sistemi certificati che garantiscano autenticità, integrità e leggibilità nel tempo. Il versamento agli Archivi di Stato di documenti informatici è disciplinato da specifiche tecniche in evoluzione.
Cosa succede se una PA distrugge documenti senza seguire le procedure di scarto?
Gli archivi degli enti pubblici sono beni culturali ex lege (art. 10 D.Lgs. 42/2004). La distruzione non autorizzata può configurare il reato di danneggiamento di beni culturali (art. 518-novies c.p.) e comporta responsabilità erariale per il dirigente responsabile. Le operazioni di scarto richiedono sempre l'autorizzazione della Soprintendenza archivistica competente.
Vedi anche