In sintesi
- L'art. 66 demanda a un decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri la definizione delle regole tecniche per i sistemi informatici di gestione dei flussi documentali nelle PA.
- Il decreto è adottato su proposta dell'Autorità per l'informatica nella PA, di concerto con il Ministro della funzione pubblica, garantendo coordinamento tecnico-istituzionale.
- Le regole tecniche specificano le informazioni previste, le operazioni di registrazione e il formato dei dati: sono il fondamento normativo del protocollo informatico obbligatorio.
- La norma è oggi strettamente connessa al Codice dell'Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005), che ha riassorbito gran parte della disciplina tecnica della gestione documentale digitale.
- L'uniformità delle specifiche garantisce l'interoperabilità tra sistemi documentali di enti diversi, condizione necessaria per l'attuazione del principio «once only» e della decertificazione.
Testo dell'articoloVigente
Informazione giuridica di carattere generale — Il presente contenuto costituisce informazione giuridica di carattere generale e non sostituisce in alcun modo il parere di un avvocato iscritto all’Albo. La norma riportata è tratta da fonti ufficiali (Normattiva, Gazzetta Ufficiale) e il commento ha finalità divulgativa. Per la valutazione del caso specifico è necessario consultare un professionista abilitato.
Art. 66 DPR 445/2000 — Specificazione delle informazioni previste dal sistema di gestione dei flussi documentali
Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 — Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa
1. Le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste, delle operazioni di registrazione e del formato dei dati relativi ai sistemi informatici per la gestione dei flussi documentali sono specificate con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro della funzione pubblica.
Stesso numero, altri codici
- Art. 66 D.Lgs. 504/1995 — Regime di vigilanza per gli alcoli metilico, propilico ed isopropilico
- Articolo 66 L. 184/1983 — Sostituzione dell'art. 314 c.c.: trascrizione del decre
- Art. 66 Reg. (UE) 2024/1689 — Compiti del consiglio per l'IA
- Art. 66 Cod. Amb. — adozione ed approvazione dei piani di bacino
- Art. 66 D.Lgs. 159/2011 — Principi generali
- Art. 66 D.Lgs. 209/2005 — Articolo abrogato
Informazione giuridica di carattere generale — Il presente contenuto costituisce informazione giuridica di carattere generale e non sostituisce in alcun modo il parere di un avvocato iscritto all'Albo. La norma riportata è tratta da fonti ufficiali (Normattiva, Gazzetta Ufficiale) e il commento ha finalità divulgativa. Per la valutazione del caso specifico è necessario consultare un professionista abilitato.
Commento
Natura della norma: rinvio a fonte secondaria tecnica
L'art. 66 del DPR 445/2000 è una norma di delegazione tecnica: non disciplina direttamente i sistemi di gestione documentale, ma affida a un decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri il compito di specificare le regole tecniche. Si tratta di un modello normativo tipico per le materie ad alto contenuto tecnologico, dove il legislatore primario si limita a fissare i principi (protocollo obbligatorio, progressività, conservazione) e rinvia alla normativa secondaria per i dettagli operativi, che per loro natura necessitano di aggiornamenti più frequenti rispetto a una legge.
L'Autorità per l'informatica e il DPCM di dettaglio
Il decreto è proposto dall'«Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione», che al momento dell'approvazione del DPR 445/2000 era l'AIPA (Autorità per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione). Questa è stata successivamente riorganizzata e le sue funzioni sono state in parte trasferite al Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA), poi evolutosi in DigitPA e infine confluito nell'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID). Il concerto con il Ministro della funzione pubblica garantisce il coordinamento tra gli aspetti tecnici e quelli organizzativi-amministrativi della gestione documentale.
Cosa specificano le regole tecniche
Le regole tecniche coprono tre aspetti fondamentali. Primo, le informazioni previste: quali metadati deve contenere ogni registrazione di protocollo (numero, data, mittente/destinatario, oggetto, classificazione, ecc.). Secondo, le operazioni di registrazione: come si effettua la registrazione, quali controlli di integrità sono obbligatori, come si gestisce la modifica o l'annullamento di una registrazione. Terzo, il formato dei dati: in quale formato vanno conservati i documenti e i metadati per garantire la leggibilità nel tempo e l'interoperabilità tra sistemi diversi.
Evoluzione verso il CAD e l'interoperabilità
L'art. 66 deve essere oggi letto in combinato disposto con il Codice dell'Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005), che ha istituito un quadro organico per la gestione dei documenti informatici nella PA, comprensivo di protocollo informatico, conservazione, firma digitale e fascicolo elettronico del procedimento. Le regole tecniche emanate in attuazione del CAD (in particolare il DPCM 3 dicembre 2013 sulle regole tecniche per il protocollo informatico) hanno di fatto assorbito e aggiornato quanto previsto dall'art. 66 DPR 445/2000. L'obiettivo finale è l'interoperabilità: i sistemi documentali di enti diversi devono poter «parlare» tra loro per consentire l'acquisizione d'ufficio dei documenti e l'attuazione del principio di decertificazione dell'art. 40.
Casi pratici
Caso 1:
Caso 2:
Caso 3:
Domande frequenti
Cosa sono le regole tecniche per i sistemi di gestione dei flussi documentali?
Sono le specifiche tecniche — adottate con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri ai sensi dell'art. 66 DPR 445/2000 — che stabiliscono quali informazioni deve contenere ogni registrazione di protocollo, come si effettuano le operazioni di registrazione e in quale formato vanno conservati i dati.
Chi è oggi competente per le regole tecniche sui sistemi documentali della PA?
L'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID), erede dell'AIPA citata nell'art. 66 DPR 445/2000. La materia è disciplinata anche dal Codice dell'Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005), che ha creato il quadro normativo integrato per la gestione digitale dei documenti pubblici.
Perché l'uniformità del formato dei dati documentali è importante?
Perché garantisce l'interoperabilità tra enti diversi: un documento registrato da un Comune deve poter essere trasmesso e acquisito da un'altra PA senza perdere metadati o dover essere riconvertito. È la condizione tecnica necessaria per attuare la decertificazione e il principio 'once only'.
Il CAD ha sostituito l'art. 66 DPR 445/2000?
Non lo ha abrogato formalmente, ma ha creato una disciplina più completa. Le regole tecniche vigenti per il protocollo informatico (es. DPCM 3 dicembre 2013) sono state adottate in attuazione sia del DPR 445/2000 sia del CAD, che oggi rappresenta il riferimento normativo principale.
Un Comune può usare qualunque software per il protocollo informatico?
No. Deve usare un sistema conforme alle specifiche tecniche obbligatorie. La non conformità espone l'ente a problemi di tracciabilità, conservazione e interoperabilità, oltre a possibili responsabilità in caso di contenzioso sui termini procedimentali.
Vedi anche