- Obbligo di versamento agli Archivi di Stato dei documenti pubblici oltre i trent'anni.
- Liste di leva versate settanta anni dopo l'anno di nascita.
- Possibile accettazione di documenti più recenti per pericolo di dispersione.
- Necessario scarto preventivo delle carte non meritevoli di conservazione.
- Spese di versamento a carico delle amministrazioni versanti.
Testo dell'articoloVigente
Art. 41 D.Lgs. 42/2004 — Obblighi di versamento agli Archivi di Stato dei documenti conservati dalle amministrazioni statali
D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 — Codice dei beni culturali e del paesaggio
1. Gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato versano all'archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato i documenti relativi agli affari esauriti da oltre trent'anni, unitamente agli strumenti che ne garantiscono la consultazione. Le liste di leva e di estrazione sono versate settant'anni dopo l'anno di nascita della classe cui si riferiscono. Gli archivi notarili versano gli atti notarili ricevuti dai notai che cessarono l'esercizio professionale anteriormente all'ultimo centennio.
2. Il soprintendente all'archivio centrale dello Stato e i direttori degli archivi di Stato possono accettare versamenti di documenti più recenti, quando vi sia pericolo di dispersione o di danneggiamento, ovvero siano stati definiti appositi accordi con i responsabili delle amministrazioni versanti.
3. Nessun versamento può essere ricevuto se non sono state effettuate le operazioni di scarto. Le spese per il versamento sono a carico delle amministrazioni versanti.
4. Gli archivi degli uffici statali soppressi e degli enti pubblici estinti sono versati all'archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato, a meno che non se ne renda necessario il trasferimento, in tutto o in parte, ad altri enti.
5. Presso gli organi indicati nel comma 1 sono istituite Commissioni di sorveglianza, delle quali fanno parte il soprintendente all'archivio centrale dello Stato e i direttori degli archivi di Stato quali rappresentanti del Ministero, e rappresentanti del Ministero dell'interno, con il compito di vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito, di collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti, di proporre gli scarti di cui al comma 3, di curare i versamenti previsti al comma 1, di identificare gli atti di natura riservata. La composizione e il funzionamento delle commissioni sono disciplinati con decreto adottato dal Ministro di concerto con il Ministro dell'interno, ai sensi dell' articolo 17, comma 3, della legge 23 agosto 1988, n. 400 . Gli scarti sono autorizzati dal Ministero.
6. Le disposizioni del presente articolo non si applicano al Ministero degli affari esteri non si applicano altresì agli stati maggiori della difesa, dell'esercito, della marina e dell'aeronautica, nonché al Comando generale dell'Arma dei carabinieri, per quanto attiene la documentazione di carattere militare e operativo , né all'Agenzia per la cybersicurezza nazionale, per quanto attiene alla documentazione connessa all'esercizio delle sue funzioni volte alla tutela della sicurezza nazionale e dell'interesse nazionale nello spazio cibernetico .
Commento
Sistema di versamento
L'articolo 41 disciplina uno dei pilastri del sistema archivistico nazionale: il versamento agli Archivi di Stato dei documenti prodotti dalle amministrazioni statali. La regola generale è il versamento dei documenti relativi ad affari esauriti da oltre trent'anni. Il termine non è casuale: bilancia l'esigenza di tutela del materiale storico e la necessità delle amministrazioni di mantenere accessibili i documenti per esigenze operative o di tutela legale. Il sistema garantisce la formazione progressiva del patrimonio archivistico nazionale.
Liste di leva
Una regola speciale riguarda le liste di leva e di estrazione, versate settant'anni dopo l'anno di nascita della classe cui si riferiscono. Il termine più lungo si giustifica con la natura particolarmente sensibile dei dati personali contenuti, che ne richiedono una conservazione protetta da parte delle amministrazioni di origine. L'apertura alla consultazione segue le regole specifiche degli articoli 122 e seguenti sulla consultabilità degli archivi.
Archivi notarili
Una disciplina particolare riguarda gli archivi notarili, che versano gli atti notarili ricevuti dai notai cessati dall'esercizio professionale anteriormente all'ultimo centennio. Si tratta di documenti di rilievo storico documentale eccezionale: rogiti, testamenti, contratti che ricostruiscono la storia sociale, economica e familiare di intere comunità. Il versamento avviene dagli archivi notarili distrettuali agli Archivi di Stato competenti per territorio.
Versamenti anticipati
Il comma 2 ammette l'accettazione di versamenti di documenti più recenti, quando vi sia pericolo di dispersione o danneggiamento, oppure quando siano stati definiti appositi accordi con le amministrazioni versanti. La flessibilità è utile per fronteggiare situazioni di emergenza (amministrazioni in chiusura, locali non idonei, eventi calamitosi) e per intercettare archivi pregevoli prima che subiscano dispersione. Gli accordi consentono di programmare versamenti scaglionati che facilitano l'organizzazione degli Archivi di Stato.
Scarto preventivo
Il comma 3 disciplina un aspetto operativo cruciale: nessun versamento può essere ricevuto se non sono state effettuate le operazioni di scarto. Lo scarto è la procedura di selezione dei documenti, che individua le carte effettivamente meritevoli di conservazione permanente, eliminando quelle prive di rilevanza storica, amministrativa o giuridica. Lo scarto avviene secondo massimari di selezione predisposti dal Ministero, con autorizzazione della soprintendenza archivistica. Senza scarto preventivo gli Archivi di Stato verrebbero saturati da materiale irrilevante.
Profili pratici e digitalizzazione
Il sistema di versamento ha funzionato per decenni come strumento essenziale di conservazione del patrimonio documentale. Negli ultimi anni emergono nuove sfide: la produzione documentale digitale richiede l'adeguamento delle procedure di scarto, conservazione e versamento; il riferimento normativo è il CAD (D.Lgs. 82/2005) e le linee guida AgID. Per i documenti analogici, le criticità ricorrenti riguardano la carenza di spazi negli Archivi di Stato, la rallentata definizione dei massimari di selezione, la complessità della procedura di scarto. Le spese del versamento sono a carico delle amministrazioni versanti, profilo che a volte induce ritardi nei trasferimenti effettivi.
Casi pratici
Caso 1: Caso 1 — Versamento programmato di archivio prefettizio
Caso 2: Caso 2 — Versamento anticipato per pericolo di dispersione
Domande frequenti
Dopo quanto tempo le amministrazioni statali devono versare i documenti?
Dopo trent'anni dall'esaurimento dell'affare. Per le liste di leva il termine è settant'anni dall'anno di nascita della classe. Per gli atti notarili è oltre il centennio dalla cessazione del notaio.
Cosa è lo scarto archivistico?
La procedura di selezione che individua i documenti meritevoli di conservazione permanente, eliminando quelli irrilevanti. È condizione necessaria per il versamento e avviene secondo massimari ministeriali con autorizzazione della soprintendenza archivistica.
Chi paga i costi di versamento?
L'amministrazione versante. Il principio è che gli oneri di trasferimento (logistica, condizionamento, trasporto) gravano su chi conferisce i documenti agli Archivi di Stato.
Vedi anche