Art. 19 DPR 445/2000 – Modalità alternative all’autenticazione di copie

La ratio dell'art. 19: eliminare l'autenticazione notarile/comunale per le copie

Prima dell'entrata in vigore del DPR 445/2000, la copia conforme di un documento richiedeva l'intervento di un notaio o di un pubblico ufficiale abilitato all'autenticazione. L'art. 19 ha introdotto una strada alternativa radicale: il privato può autocertificare la conformità della copia all'originale mediante una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, ai sensi dell'art. 47 DPR 445.

La norma è di immediata applicazione pratica: basta scrivere in calce alla copia (o su un foglio allegato) che «la presente copia è conforme all'originale», apporre data e firma propria - senza bisogno di timbri, autenticazioni o uffici pubblici. Il tutto sotto la propria responsabilità civile, amministrativa e penale.

Ambito oggettivo: quali documenti sono coperti

L'art. 19 individua tre categorie di documenti per i quali è ammessa la dichiarazione sostitutiva di conformità:

• Atti o documenti conservati o rilasciati dalla PA: certificati anagrafici, atti di stato civile, provvedimenti amministrativi, verbali, licenze, autorizzazioni. È il caso più frequente nella pratica.
• Pubblicazioni: libri, articoli, riviste, testi normativi. Un avvocato che allega copia di un testo di legge stampato da una banca dati può dichiararne la conformità senza autentica.
• Titoli di studio o di servizio: diplomi, lauree, attestati di formazione, certificati di lavoro. Particolarmente utile nei concorsi pubblici, dove si possono allegare copie dichiarate conformi senza produrre gli originali.
• Documenti fiscali che i privati hanno l'obbligo di conservare: fatture, ricevute, registri contabili, scontrini fiscali conservati ai sensi del DPR 600/1973. Un contribuente può presentare copia di una fattura dichiarandone la conformità anziché esibire l'originale.

La differenza tra art. 19 (conformità copia) e art. 46 (autocertificazione)

È fondamentale distinguere tra i due istituti, che spesso vengono confusi:

• L'art. 46 (dichiarazione sostitutiva di certificazione) sostituisce un certificato: il soggetto dichiara un fatto (es. «sono residente a Milano», «sono laureato in Giurisprudenza»). Non c'è nessun documento originale da cui si trae copia.
• L'art. 19 riguarda una copia di un documento già esistente: si ha l'originale (o se ne ha visione), si fa una copia e si dichiara che la copia corrisponde all'originale. Qui il documento esiste; la dichiarazione riguarda la sua fedeltà riproduttiva.

La dichiarazione ex art. 19 è tecnicamente una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà (art. 47), non una dichiarazione sostitutiva di certificazione (art. 46): il fatto attestato è la conformità visiva e contenutistica della copia, non il possesso di uno stato o di un titolo.

Formalità richieste: come si redige la dichiarazione

Non esiste un modulo obbligatorio. È sufficiente che la dichiarazione:

• sia apposta in calce alla copia o su documento separato allegato;
• contenga la formula della conformità («dichiaro che la presente copia è conforme all'originale in mio possesso»);
• sia datata e firmata dal dichiarante (il privato o il suo legale rappresentante);
• richiami espressamente la responsabilità penale ai sensi degli artt. 75 e 76 DPR 445 e degli artt. 483-496 c.p., oppure contenga la formula «consapevole delle sanzioni penali in caso di dichiarazioni non veritiere».

Se la dichiarazione è presentata a uno sportello della PA, il funzionario verifica l'identità del dichiarante; se è allegata a un'istanza, non è necessaria autentica della firma (art. 38 DPR 445).

Sanzioni: art. 75 e art. 76 DPR 445

Chi dichiara il falso sulla conformità di una copia non resta impunito. L'art. 75 DPR 445 prevede la decadenza dai benefici eventualmente conseguiti, con obbligo di restituzione. L'art. 76 rinvia al codice penale: la falsa attestazione di conformità integra il reato di falsità ideologica commessa da privato in atto pubblico (art. 483 c.p.) o, a seconda dei casi, di falsa dichiarazione a pubblico ufficiale (art. 495 c.p.). Le pene previste dal codice penale sono significative e il procedimento penale può avviarsi d'ufficio.

L'amministrazione che scopra la non conformità deve segnalare il fatto all'autorità giudiziaria (art. 76 co. 3 DPR 445) e procedere, ove applicabile, alla revoca del provvedimento adottato.

Quando l'art. 19 non è sufficiente: casi residui di autentica notarile

Esistono ipotesi in cui l'autocertificazione di conformità non basta:

• Atti da presentare all'estero o in procedure con controparte straniera che richiedano l'apostille (Convenzione dell'Aja 1961).
• Atti di compravendita, atti societari, testamenti: qui la legge impone la forma pubblica o l'autentica notarile per ragioni di certezza giuridica, indipendentemente dal DPR 445.
• Procedimenti penali in cui la prova documentale debba essere acquisita nelle forme di legge.

In questi casi, il DPR 445 cede di fronte a disposizioni speciali che impongono forme particolari.

Rapporto con il principio di semplificazione e buon andamento

L'art. 19, letto in combinato con il principio di decertificazione (art. 40 DPR 445, art. 15 L. 183/2011) e con l'art. 18 L. 241/1990, contribuisce a ridurre drasticamente i costi di transazione burocratica. Il cittadino che deve presentare venti copie conformi per un concorso pubblico risparmia ore di code e costi notarili; la PA che accetta le dichiarazioni sostitutive di conformità snellisce i propri procedimenti.

Sotto il profilo dell'art. 97 Cost., l'uso sistematico dell'art. 19 è anche un indicatore di buon andamento della PA: un'amministrazione che insiste a richiedere autentiche notarili quando la legge prevede la dichiarazione sostitutiva di conformità agisce in modo inefficiente e in violazione del principio di proporzionalità.