- L'art. 18 disciplina le copie autentiche di atti e documenti: possono essere prodotte in luogo degli originali e con qualsiasi procedimento che garantisca la fedeltà e la durabilità della riproduzione.
- L'autenticazione spetta al pubblico ufficiale emittente o depositario dell'originale, oppure a notaio, cancelliere, segretario comunale o funzionario delegato dal sindaco.
- Fondamentale è il comma 3: quando il cittadino deve presentare una copia autentica alla PA, il responsabile del procedimento o qualsiasi dipendente competente può autenticarla sul posto, senza che l'originale venga depositato presso l'ufficio.
- La copia autenticata dall'ufficio procedente vale solo nel procedimento in corso: non è una copia ad uso generale come quella rilasciata dal notaio.
- Per le copie di documenti informatici si rinvia all'art. 20 DPR 445/2000 e, per gli aspetti tecnici, al CAD (D.Lgs. 82/2005).
Testo dell'articoloVigente
Art. 18 DPR 445/2000 — L-R
Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 — Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa
1. Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento. Esse possono essere validamente prodotte in luogo degli originali. (L)
2. L'autenticazione delle copie può essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l'originale, o al quale deve essere prodotto il documento, nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco. Essa consiste nell'attestazione di conformità con l'originale scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve altresì indicare la data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio. Se la copia dell'atto o documento consta di più fogli il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio. Per le copie di atti e documenti informatici si applicano le disposizioni contenute nell'articolo 20. (L)
3. Nei casi in cui l'interessato debba presentare alle amministrazioni o ai gestori di pubblici servizi copia autentica di un documento, l'autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione, su esibizione dell'originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l'amministrazione procedente. In tal caso la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso. (R)
Stesso numero, altri codici
- Art. 18 D.Lgs. 504/1995 — Poteri e controlli
- Articolo 18 L. 184/1983: Trascrizione della sentenza definitiva di adottabilità
- Art. 18 Reg. (UE) 2024/1689 — Conservazione dei documenti
- Art. 18 Cod. Amb. — Monitoraggio
- Art. 18 D.Lgs. 148/2015 — Disposizioni particolari per le imprese del settore agricolo
- Art. 18 D.Lgs. 159/2011 — Applicazione delle misure di prevenzione patrimoniali. Morte del proposto
Commento
La funzione della copia autentica
La copia autentica è uno strumento antico del diritto amministrativo e notarile: serve a consentire la circolazione giuridica di un documento senza dover fisicamente spostare l'originale, spesso unico e insostituibile. L'art. 18 DPR 445/2000 costruisce la disciplina della copia autentica nell'ambito dei procedimenti amministrativi, prevedendo regole chiare su chi può autenticare, come deve essere redatta l'attestazione e con quali effetti la copia può circolare.
Il comma 1 stabilisce il principio di neutralità del mezzo: la copia autentica può essere ottenuta «con qualsiasi procedimento» purché garantisca fedeltà e durabilità. Non è necessaria la fotocopia analogica: stampe laser, riproduzioni digitali convertite in formato cartaceo, microfilmatura, tutto può andare bene se il risultato è fedele all'originale e non deteriorabile nel tempo. La copia così formata «può essere validamente prodotta in luogo degli originali»: ha quindi la stessa efficacia probatoria e documentale dell'originale, salvo diversa espressa previsione di legge.
Chi autentica e come
Il comma 2 individua i soggetti abilitati all'autenticazione in via generale: il pubblico ufficiale che ha emesso il documento o presso il quale l'originale è depositato o deve essere prodotto; il notaio; il cancelliere; il segretario comunale; altri funzionari incaricati dal sindaco. L'elenco è tassativo per la figura del pubblico ufficiale generico, ma va integrato con le competenze specifiche previste da altre norme (es. i consoli per atti all'estero).
La formula di autenticazione deve essere scritta in calce alla copia e contenere obbligatoriamente: attestazione di conformità all'originale, data e luogo di rilascio, numero di fogli impiegati, nome, cognome e qualifica del pubblico ufficiale, firma per esteso, timbro dell'ufficio. Se la copia ha più fogli, il pubblico ufficiale firma a margine di ciascun foglio intermedio — prescrizione formale che serve a impedire sostituzioni o interpolazioni.
L'omissione di uno di questi elementi può rendere l'autenticazione invalida. In giurisprudenza amministrativa si tende a distinguere tra vizi formali sanabili (es. mancata indicazione della data, integrabile d'ufficio) e vizi che incidono sull'essenza dell'atto. Tuttavia il principio di non aggravamento del procedimento (art. 97 Cost., art. 1 L. 241/1990) suggerisce all'amministrazione di richiedere l'integrazione prima di procedere al rigetto, anziché respingere d'ufficio la documentazione irregolare.
La semplificazione del comma 3: autenticazione in sede procedimentale
Il comma 3 è la disposizione più rilevante per il cittadino comune. Quando si deve presentare una copia autentica nell'ambito di un procedimento amministrativo, non è necessario recarsi dal notaio o attendere un pubblico ufficiale esterno all'ufficio. Basta presentarsi allo sportello con l'originale e richiederne l'autenticazione direttamente al responsabile del procedimento o a «qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione».
Il pubblico ufficiale dell'ufficio ricevente vede l'originale, ne accerta la conformità, autentica la copia e restituisce l'originale al cittadino: non c'è «deposito» obbligatorio dell'originale presso la PA. Questo elimina il disagio per il cittadino di lasciare documenti personali agli uffici e riduce i costi (niente onorario notarile, niente bollo aggiuntivo nella generalità dei casi).
Il limite sta nella portata circoscritta della copia così autenticata: vale soltanto nel procedimento in corso. Non può essere riutilizzata in un procedimento diverso, nemmeno presso la stessa amministrazione. Se il cittadino ha bisogno di una copia ad uso generale e permanente, deve rivolgersi al notaio o al funzionario emittente dell'atto originale.
Rapporto con la decertificazione e l'acquisizione d'ufficio
L'autenticazione di copie è uno strumento residuale rispetto al più moderno principio di decertificazione. L'art. 40 DPR 445/2000, come rafforzato dall'art. 15 L. 183/2011 e dall'art. 43 DPR 445, vieta alle amministrazioni di richiedere documenti che già detengono o che possono acquisire d'ufficio. Ne consegue che la PA non dovrebbe mai chiedere al cittadino una copia autentica di un atto che è già nel proprio archivio o accessibile tramite interoperabilità con altre amministrazioni certificanti.
In pratica, l'art. 18 mantiene piena rilevanza quando si tratta di documenti privati (contratti, atti notarili, titoli di proprietà, certificati stranieri) che la PA non detiene e non può acquisire d'ufficio. Per i documenti pubblici già in possesso della PA, la richiesta di copia autentica da parte dell'ufficio sarebbe un aggravamento procedimentale vietato dall'art. 1 L. 241/1990 e contrario all'art. 97 Cost.
Copie di documenti informatici
Il comma 2, ultimo periodo, rinvia all'art. 20 DPR 445 per le copie di atti e documenti informatici. L'art. 20 a sua volta fa riferimento alle regole tecniche del settore, oggi concentrate nel CAD (D.Lgs. 82/2005, in particolare artt. 22-23-ter). Le copie informatiche di documenti analogici (es. PDF di un documento cartaceo) e le copie analogiche di documenti informatici (es. stampa di un file firmato digitalmente) seguono regole specifiche di equiparazione: in sintesi, la copia informatica di un documento analogico ha la stessa efficacia dell'originale se l'attestazione di conformità è apposta da un pubblico ufficiale o se le regole tecniche ne certificano l'integrità. Operativamente, questo significa che la PA deve accettare PDF firmati digitalmente in luogo dei documenti cartacei originali, a condizione che le regole tecniche CAD siano rispettate.
Domande frequenti
Posso autenticare io stesso la copia di un mio documento?
No. L'autenticazione richiede un pubblico ufficiale terzo (notaio, cancelliere, segretario comunale, funzionario delegato, oppure — per il procedimento in corso — il responsabile del procedimento). La semplificazione del DPR 445 non consente l'autoautenticazione: per i propri documenti, il cittadino può invece usare l'autocertificazione (art. 46) o la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà (art. 47) laddove applicabili, che sono strumenti diversi dalla copia autentica.
La copia autenticata dall'ufficio procedente vale anche per altri usi?
No. Il comma 3 specifica che la copia autenticata dal responsabile del procedimento 'può essere utilizzata solo nel procedimento in corso'. Per una copia ad uso generale, valida in qualsiasi contesto, occorre rivolgersi al notaio o al pubblico ufficiale emittente/depositario dell'originale ai sensi del comma 2.
L'amministrazione può rifiutare la copia autentica e richiedere l'originale?
In linea generale no: il comma 1 stabilisce che la copia autentica 'può essere validamente prodotta in luogo degli originali'. L'originale può essere richiesto solo in casi eccezionali previsti da legge speciale o quando la natura dell'atto lo renda necessario (es. originali unici non riproducibili). La richiesta immotivata dell'originale costituisce aggravamento procedimentale vietato dall'art. 1 L. 241/1990.
Cosa succede se la formula di autenticazione è incompleta?
L'autenticazione invalida o irregolare priva la copia del valore di copia autentica e la riduce a copia semplice. L'amministrazione non dovrebbe rigettare immediatamente l'istanza, ma dovrebbe invitare alla regolarizzazione (art. 6 L. 241/1990 e principio del soccorso istruttorio). I vizi meramente formali e sanabili non giustificano il diniego se la conformità della copia all'originale è comunque desumibile.
Come si autentica una copia di un documento informatico?
Si applica l'art. 20 DPR 445 e, per gli aspetti tecnici, il CAD (D.Lgs. 82/2005, artt. 22-23-ter). In sintesi: la copia informatica di un documento analogico e quella analogica di un documento informatico hanno la stessa efficacia dell'originale se l'attestazione di conformità è apposta con le modalità previste (pubblica ufficiale o sistemi automatizzati certificati). Le PA devono accettare documenti in formato PDF firmati digitalmente in luogo dei cartacei, se rispettano le regole tecniche CAD.
Vedi anche