Art. 19-bis DPR 445/2000 – Disposizioni concernenti la dichiarazione sostitutiva

La ratio dell'articolo 19-bis: semplificare l'autentica di conformità

L'articolo 19-bis del DPR 445/2000 introduce una regola operativa di grande utilità pratica: la possibilità di apporre la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà - che attesta la conformità di una copia al suo originale - direttamente in calce alla copia stessa. Si tratta di una norma snella, composta di un unico comma, ma che consente di eliminare un passaggio burocratico significativo: il ricorso al pubblico ufficiale per l'autentica di conformità.

Prima di questa semplificazione, ottenere una copia autentica di un documento richiedeva di recarsi da un notaio, da un segretario comunale o da altro pubblico ufficiale abilitato, con il costo e il tempo che ne conseguivano. L'art. 19-bis, operando come estensione applicativa dell'art. 19 (dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà), consente al privato di attestare personalmente, sotto la propria responsabilità, che la copia corrisponde all'originale.

Oggetto della dichiarazione: quali documenti

Il campo di applicazione dell'art. 19-bis è delimitato con precisione. La dichiarazione sostitutiva in calce è ammessa per tre categorie di documenti:

• Atti o documenti rilasciati o conservati da una pubblica amministrazione: ad esempio, la copia di un'ordinanza comunale, di un verbale di riunione, di un atto catastale.
• Titoli di studio o di servizio: diploma di laurea, diploma di maturità, attestato di un corso di formazione, certificato di servizio rilasciato da un ente pubblico.
• Documenti fiscali che devono obbligatoriamente essere conservati dai privati: fatture, dichiarazioni dei redditi, modelli F24, ricevute fiscali che il contribuente è tenuto a custodire per legge.

Non rientra nell'art. 19-bis la copia di atti privati (contratti, scritture private), per i quali la conformità all'originale deve essere attestata da un pubblico ufficiale.

Modalità operative: come si redige la dichiarazione in calce

La dichiarazione viene apposta materialmente in calce alla copia, cioè a piè di pagina o sul retro dell'ultimo foglio. Deve contenere gli elementi tipici dell'atto di notorietà sostitutivo ai sensi dell'art. 47 DPR 445/2000:

• indicazione che si tratta di dichiarazione sostitutiva ai sensi degli artt. 19 e 47 DPR 445/2000;
• attestazione specifica: «dichiaro che la presente copia è conforme all'originale in mio possesso»;
• data e luogo della dichiarazione;
• firma autografa del dichiarante (o firma digitale in caso di trasmissione telematica);
• consapevolezza delle sanzioni penali per dichiarazioni mendaci (richiamo agli artt. 75 e 76 DPR 445/2000).

Attenzione: diversamente da quanto accade per la dichiarazione sostitutiva di certificazione (art. 46), la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà deve essere, di regola, presentata a un dipendente incaricato oppure inviata unitamente a copia del documento di identità del dichiarante (art. 38, comma 3 DPR 445).

Raccordo con il CAD per le copie informatiche

Il D.Lgs. 82/2005 (Codice dell'amministrazione digitale) ha disciplinato in modo organico il tema delle copie informatiche di documenti analogici e delle copie di documenti informatici. In particolare:

• L'art. 22 CAD stabilisce le regole per le copie informatiche di documenti analogici originali;
• L'art. 23-bis CAD regolamenta le copie e gli estratti informatici di documenti informatici.

Per quanto riguarda le dichiarazioni sostitutive in ambiente digitale, quando la copia è trasmessa per via telematica, la dichiarazione sostitutiva di conformità può essere apposta con firma digitale o con altra firma elettronica qualificata. Il regime del CAD e quello del DPR 445 si integrano: il DPR 445 fornisce lo schema giuridico della dichiarazione sostitutiva, il CAD le regole tecniche per la sua manifestazione in forma digitale.

Sanzioni e responsabilità del dichiarante

Poiché la dichiarazione in calce è una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, il dichiarante che attesti la conformità di una copia all'originale, pur sapendo che la copia è difforme, incorre nelle sanzioni previste dall'art. 75 DPR 445 (decadenza dal beneficio eventualmente conseguito) e dall'art. 76 DPR 445 (responsabilità penale per le false dichiarazioni a pubblico ufficiale, con rinvio agli artt. 483, 495 e 496 c.p.).

La responsabilità è personale del dichiarante. L'amministrazione che riceve la copia con dichiarazione sostitutiva in calce è esonerata dalla verifica immediata della conformità, ma conserva il potere di effettuare controlli a campione ai sensi dell'art. 71 DPR 445, soprattutto quando la copia è prodotta ai fini di un beneficio economico o di un'aggiudicazione pubblica.

Profili pratici per cittadini e imprese

L'art. 19-bis è particolarmente utile in contesti come:

• presentazione di domande di ammissione a concorsi pubblici (copia del diploma di laurea con dichiarazione in calce);
• partecipazione a gare d'appalto (copia di licenze, certificazioni, attestati SOA o di qualità);
• pratiche previdenziali o assistenziali (copia di buste paga, dichiarazioni dei redditi conservate dal contribuente);
• procedimenti di accesso agli atti (copia di provvedimenti già in proprio possesso, da allegare alla domanda).

È importante ricordare che la PA non può rifiutare la copia con dichiarazione sostitutiva in calce quando questa è ammessa: un eventuale diniego costituisce un aggravio procedurale illegittimo, censurabile ai sensi dell'art. 1 L. 241/1990 e del principio di buon andamento dell'amministrazione (art. 97 Cost.). Il principio di decertificazione (art. 40 DPR 445, art. 15 L. 183/2011) impone alla PA di evitare oneri documentali non necessari.