- Quando il sistema informatico di protocollo non è disponibile per cause tecniche, il responsabile del servizio autorizza il passaggio al registro di emergenza manuale.
- Sul registro di emergenza devono essere annotati: causa, data e ora dell'interruzione, e data e ora del ripristino del sistema informatico ordinario.
- Se l'interruzione dura oltre 24 ore per cause di eccezionale gravità, il responsabile può autorizzare l'uso del registro di emergenza per periodi successivi di massimo una settimana ciascuno.
- Al ripristino del sistema, tutte le registrazioni di emergenza devono essere recuperate nel sistema informatico ordinario, con attribuzione di un numero di protocollo ordinario correlato al numero di emergenza.
- La sequenza numerica del registro di emergenza deve garantire l'identificazione univoca dei documenti nell'ambito dell'area organizzativa omogenea (AOO).
Testo dell'articoloVigente
Art. 63 DPR 445/2000 — Registro di emergenza
Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 — Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa
1. Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su uno o più registri di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione nonché la data e l'ora del ripristino della funzionalità del sistema. (R)
2. Qualora l'impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il responsabile per la tenuta del protocollo può autorizzare l'uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. (R)
3. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente. (R)
4. La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l'identificazione univoca dei documenti registrati nell'ambito del sistema documentario dell'area organizzativa omogenea. (R)
5. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza. (R)
Stesso numero, altri codici
- Art. 63 D.Lgs. 504/1995 — Licenze di esercizio e diritti annuali
- Articolo 63 L. 184/1983: Modifica del capo II del titolo VIII del codice civile
- Art. 63 Reg. (UE) 2024/1689 — Deroghe per operatori specifici
- Art. 63 Cod. Amb. — Autorità di bacino distrettuale
- Art. 63 D.Lgs. 159/2011 — Dichiarazione di fallimento successiva al sequestro
- Art. 63 D.Lgs. 209/2005 — (Responsabilità del consiglio di amministrazione e sistema di governo societario)
Commento
La ratio: continuità del servizio di protocollazione
L'articolo 63 del DPR 445/2000 disciplina il registro di emergenza, lo strumento operativo che consente alle pubbliche amministrazioni di garantire la continuità del servizio di protocollazione dei documenti anche quando il sistema informatico ordinario non è disponibile. Si tratta di una norma tecnico-organizzativa che traduce il principio di buon andamento (art. 97 Cost.) nel piano operativo della gestione documentale: la PA non può fermarsi perché il server è in manutenzione.
Il protocollo informatico è il cuore del sistema di gestione documentale di ogni PA: ogni documento in entrata o in uscita deve essere protocollato per acquisire data certa, numero univoco e tracciabilità. L'interruzione del sistema informatico, se non gestita, creerebbe un vuoto nella catena documentale con conseguenze gravi per i procedimenti in corso e per i diritti dei cittadini che presentano atti nell'arco temporale dell'interruzione.
Chi decide il passaggio all'emergenza e come
Il comma 1 identifica con precisione il soggetto legittimato: il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. Questa figura, prevista dall'art. 61 DPR 445/2000, è il titolare della funzione organizzativa e l'unico competente ad autorizzare il passaggio alla modalità di emergenza. La scelta non può essere rimessa al singolo operatore di sportello.
L'autorizzazione può riguardare uno o più registri di emergenza, secondo le esigenze organizzative dell'AOO (area organizzativa omogenea). Sul registro di emergenza devono essere annotati:
Questa annotazione è fondamentale: consente di delimitare con precisione il periodo di emergenza e di correlare i documenti protocollati in emergenza con i corrispondenti eventi tecnici.
La proroga settimanale per interruzioni prolungate
Il comma 2 prevede un meccanismo di proroga per le interruzioni più lunghe. Se il sistema informatico rimane indisponibile per oltre 24 ore e la causa è di eccezionale gravità, il responsabile del protocollo può autorizzare l'uso del registro di emergenza per ulteriori periodi, ciascuno di durata massima di una settimana. Gli estremi del provvedimento di autorizzazione devono essere annotati sul registro di emergenza.
La norma impone un doppio requisito: la prolungata interruzione (oltre 24 ore) e la eccezionalità della causa. Non ogni guasto tecnico consente la proroga settimanale; la PA deve valutare e motivare la ricorrenza dei presupposti.
Il recupero nel sistema ordinario al ripristino
Il comma 5 disciplina la fase cruciale del rientro alla normalità. Al ripristino del sistema informatico, tutte le registrazioni effettuate in emergenza devono essere inserite nel sistema ordinario «senza ritardo», utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati. Il sistema provvede a:
Questo doppio tracciamento è essenziale: il numero di emergenza identifica il documento nel periodo di crisi; il numero ordinario lo inserisce nel sistema permanente. Entrambi devono essere conservati e consultabili. Un documento protocollato in emergenza deve poter essere ritrovato sia attraverso il numero di emergenza (per la ricostruzione storica) sia attraverso il numero ordinario (per la gestione corrente).
Unicità numerica e area organizzativa omogenea
Il comma 4 pone un requisito tecnico di sistema: la sequenza numerica del registro di emergenza deve garantire l'identificazione univoca dei documenti nell'ambito dell'AOO, anche quando si tratta di registri di emergenza successivi (cioè quando vi sono state più interruzioni). Non devono esserci sovrapposizioni o ambiguità numeriche tra i diversi registri di emergenza utilizzati nel tempo. Questo requisito si raccorda con le linee guida AGID sul protocollo informatico, che disciplinano le specifiche tecniche dei sistemi di gestione documentale.
Raccordo con il CAD e le linee guida AGID
L'art. 63 DPR 445/2000 deve essere letto in combinato con il D.Lgs. 82/2005 (CAD) e con le linee guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Le linee guida AGID, entrate in vigore nel 2021 e aggiornate successivamente, specificano i requisiti tecnici e organizzativi dei sistemi di gestione documentale, incluse le procedure di emergenza e recupero. Il responsabile della gestione documentale è oggi tenuto a predisporre un piano di disaster recovery documentale che includa le modalità operative del registro di emergenza.
Casi pratici
Caso 1:
Caso 2:
Caso 3:
Domande frequenti
Cosa si fa quando il programma di protocollo non funziona?
Il responsabile del servizio di gestione documentale autorizza il passaggio al registro di emergenza manuale, ai sensi dell'art. 63 DPR 445/2000. Sul registro si annotano causa, data e ora dell'interruzione. Al ripristino del sistema, tutte le registrazioni di emergenza vengono recuperate nel sistema informatico ordinario con correlazione tra i numeri di emergenza e i numeri ordinari.
Per quanto tempo si può usare il registro di emergenza?
Se il sistema viene ripristinato entro 24 ore, il registro di emergenza si usa per il solo periodo dell'interruzione. Se l'interruzione supera le 24 ore per cause di eccezionale gravità, il responsabile del protocollo può autorizzare proroghe successive di massimo una settimana ciascuna, con apposito provvedimento annotato sul registro.
I documenti protocollati in emergenza hanno lo stesso valore legale di quelli ordinari?
Sì. La registrazione di emergenza attribuisce data certa al documento: gli effetti giuridici della protocollazione (compresi il rispetto di termini perentori) decorrono dalla data della registrazione di emergenza, non da quella del successivo recupero nel sistema ordinario.
Chi è responsabile della corretta gestione del registro di emergenza?
Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi (art. 61 DPR 445/2000). Solo questa figura può autorizzare l'avvio e le eventuali proroghe dell'uso del registro di emergenza.
Cosa si intende per 'recupero' delle registrazioni di emergenza nel sistema ordinario?
È l'operazione, da compiere 'senza ritardo' al ripristino del sistema, con cui tutte le registrazioni effettuate manualmente vengono inserite nel sistema informatico ordinario. Il sistema attribuisce a ciascuna un numero di protocollo ordinario e mantiene la correlazione con il numero utilizzato in emergenza, garantendo la tracciabilità completa.
Vedi anche