- Il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti è tenuto a disporre il salvataggio regolare dei dati su supporto informatico rimovibile.
- Le informazioni di protocollo relative a procedimenti conclusi possono essere trasferite su supporto rimovibile, ma devono rimanere sempre consultabili.
- Con cadenza almeno quinquennale, il responsabile deve disporre la migrazione delle informazioni su nuovi supporti, per adeguarsi all'evoluzione tecnologica ed evitare la perdita di dati per obsolescenza dei supporti.
- Le informazioni di gestione documentale fanno parte integrante del sistema di indicizzazione e rientrano nelle procedure di conservazione sostitutiva (oggi: conservazione a norma ai sensi del CAD).
- La norma attua il principio di permanenza e consultabilità delle informazioni pubbliche, presupposto del diritto di accesso agli atti ex L. 241/1990.
Testo dell'articoloVigente
Art. 62 DPR 445/2000 — Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema
Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 — Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa
1. Il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile.
2. È consentito il trasferimento su supporto informatico rimovibile delle informazioni di protocollo relative ai fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi.
3. Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal fine, il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone, in relazione all'evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno quinquennale, la riproduzione delle informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti informatici.
4. Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di conservazione sostitutiva.
Stesso numero, altri codici
- Art. 62 D.Lgs. 504/1995 — Imposizione sugli oli lubrificanti, sui bitumi di petrolio ed altri prodotti
- Articolo 62 L. 184/1983 — Sostituzione dell'art. 307 c.c.: revoca per indegnità d
- Art. 62 Reg. (UE) 2024/1689 — Misure per i fornitori e i deployer, in particolare le PMI, comprese le start-up
- Art. 62 Cod. Amb. — competenze degli enti locali e di altri soggetti
- Art. 62 D.Lgs. 159/2011 — Revocazione
- Art. 62 D.Lgs. 209/2005 — Esercizio dell'attività di riassicurazione
Commento
La conservazione delle informazioni di protocollo: un obbligo organizzativo
L'art. 62 DPR 445/2000 disciplina le misure organizzative e tecniche che il responsabile del sistema di gestione informatica dei documenti deve adottare per garantire la sopravvivenza nel tempo delle informazioni di protocollo. Non basta registrare correttamente i documenti in entrata e in uscita: le informazioni registrate devono essere salvate, conservate e rese disponibili anche dopo la conclusione del procedimento.
La norma risponde a una preoccupazione concreta del legislatore del 2000: i sistemi informatici, i formati dei file e i supporti di memorizzazione evolvono rapidamente, e ciò che è leggibile oggi potrebbe non esserlo tra dieci anni. La risposta normativa è un duplice obbligo: il salvataggio regolare dei dati e la migrazione periodica su nuovi supporti.
Il salvataggio dei dati: chi è responsabile e cosa deve fare
Il comma 1 individua nel responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti il soggetto tenuto a disporre le operazioni di salvataggio. Non si tratta di un obbligo vago: il responsabile deve organizzare procedure di backup regolare su supporto informatico rimovibile (nastri, dischi rimovibili, unità esterne sicure).
Il concetto di «supporto rimovibile» indica un supporto fisicamente separabile dal sistema principale: se il sistema principale è colpito da un guasto, un attacco informatico o un incendio, i dati salvati su supporti rimovibili conservati in luogo diverso rimangono integri e recuperabili. Questa separazione fisica è la misura minima di resilienza richiesta dalla norma.
Il trasferimento su supporto rimovibile per i fascicoli conclusi
Il comma 2 consente — non obbliga — il trasferimento su supporto rimovibile delle informazioni di protocollo relative a fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi. Questa misura serve a alleggerire il sistema informatico principale, spostando archivi storici su supporti separati, senza rinunciare alla loro conservazione.
La scelta di procedere al trasferimento spetta al responsabile del sistema, che deve valutare il bilanciamento tra efficienza del sistema operativo e completezza dell'archivio storico. Una volta trasferite, le informazioni devono rimanere consultabili: il responsabile non può semplicemente «archiviarle» in modo da renderle inaccessibili.
La consultabilità permanente e la migrazione quinquennale
Il comma 3 contiene due regole fondamentali, strettamente connesse:
L'obbligo di migrazione quinquennale è particolarmente rilevante nella pratica: formati come i floppy disk, i CD-ROM, i supporti ZIP sono oggi inaccessibili su molti sistemi. Un'amministrazione che non abbia aggiornato i propri archivi rischia di perdere definitivamente informazioni indispensabili per ricostruire la storia di un procedimento.
Le informazioni di gestione documentale come parte del sistema di conservazione
Il comma 4 precisa che le informazioni di gestione informatica dei documenti «costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei documenti» che sono oggetto delle procedure di conservazione sostitutiva. Con la terminologia aggiornata al CAD (D.Lgs. 82/2005), si parla oggi di «conservazione a norma» o «conservazione digitale».
Questo significa che le informazioni di protocollo non sono gestite separatamente dal resto dell'archivio digitale, ma ne formano parte integrante: il metadato di protocollo (numero, data, mittente, oggetto) viaggia insieme al documento e viene conservato insieme ad esso nei sistemi di archiviazione a norma. Le regole tecniche dettagliate sono oggi nel DPCM 3 dicembre 2013 e nei provvedimenti di AgID (Agenzia per l'Italia Digitale), che ha sostituito l'Autorità per l'informatica nella PA.
Il collegamento con il diritto di accesso e la trasparenza
La conservazione permanente e consultabile delle informazioni di protocollo è un presupposto indispensabile per l'effettività del diritto di accesso agli atti (artt. 22-25 L. 241/1990) e del diritto di accesso civico (artt. 5-5 bis D.Lgs. 33/2013). Se un'amministrazione non ha conservato correttamente le informazioni di protocollo di un procedimento, non può fornire la documentazione richiesta dal cittadino. Il mancato rispetto dell'art. 62 non è quindi soltanto una disfunzione tecnica: è una violazione che può pregiudicare diritti fondamentali del cittadino.
Casi pratici
Caso 1:
Caso 2:
Caso 3:
Domande frequenti
Chi è responsabile del salvataggio delle informazioni di protocollo?
L'art. 62 DPR 445/2000 individua il 'responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti': è un incarico formale che ogni PA deve attribuire, con compiti di organizzazione delle procedure di backup, migrazione e conservazione.
Con quale frequenza devono essere migrati i dati su nuovi supporti?
Almeno ogni cinque anni, secondo l'art. 62, co. 3. La cadenza quinquennale è un minimo: il responsabile può disporre migrazioni più frequenti in base all'evoluzione tecnologica e al rischio di obsolescenza dei supporti attualmente in uso.
Le informazioni di procedimenti conclusi possono essere cancellate?
No. L'art. 62 impone che le informazioni trasferite su supporto rimovibile siano sempre consultabili. La cancellazione integrale sarebbe una violazione sia dell'art. 62 sia delle norme in materia di conservazione degli atti pubblici (Codice dei beni culturali, D.Lgs. 42/2004, per gli archivi di Stato).
Qual è il rapporto tra l'art. 62 DPR 445 e la conservazione a norma del CAD?
L'art. 62 pone l'obbligo giuridico generale di conservazione e migrazione. Il CAD (D.Lgs. 82/2005) e il DPCM 3 dicembre 2013 definiscono le specifiche tecniche della conservazione a norma. Le informazioni di gestione documentale (incluso il protocollo) fanno parte integrante del sistema di conservazione.
Cosa succede se la PA non ha conservato correttamente le informazioni di protocollo?
Il cittadino che richiede accesso a quei documenti potrebbe vedersi opporre l'impossibilità di fornirli. La PA risponde però della propria disfunzione: la mancata conservazione è una violazione di legge che può comportare responsabilità disciplinare del responsabile e, in caso di danno, responsabilità erariale.
Vedi anche