Art. 30 DPR 445/2000

Cos'è la legalizzazione di firma e quando serve

La legalizzazione di firma è l'attestazione, da parte di un pubblico ufficiale, che la sottoscrizione apposta su un documento proviene effettivamente dalla persona indicata. È un istituto distinto dall'autenticazione di firma: quest'ultima, disciplinata dagli artt. 21-23 DPR 445/2000, attesta che la firma è stata apposta in presenza del pubblico ufficiale; la legalizzazione, invece, attesta la genuinità di una firma già presente sul documento, certificando la qualità del soggetto che ha firmato in precedenza.

In ambito interno italiano, la legalizzazione è oggi di applicazione residuale: il principio di decertificazione introdotto dall'art. 15 della L. 183/2011 e recepito nell'art. 40 DPR 445/2000 impone alla PA di non richiedere documenti che può acquisire d'ufficio. Tuttavia la legalizzazione conserva piena rilevanza nei rapporti internazionali, soprattutto per documenti destinati a Paesi con cui non vige la Convenzione dell'Aia del 5 ottobre 1961 sulla soppressione della legalizzazione (apostille).

Contenuto obbligatorio della legalizzazione

L'art. 30 elenca in modo tassativo gli elementi che il pubblico ufficiale deve includere nella legalizzazione. L'omissione di uno solo di essi inficia la regolarità dell'atto:

• Nome e cognome del firmatario. Deve essere indicato il soggetto la cui firma viene legalizzata, in modo da identificarlo univocamente. Non è sufficiente indicare la qualifica o la funzione.
• Data e luogo della legalizzazione. Questi elementi attestano quando e dove è avvenuta la verifica e consentono all'autorità straniera di risalire all'ufficio competente.
• Nome e cognome del pubblico ufficiale legalizzante. Deve essere scritto per esteso, non con abbreviazioni. Questo permette alla controparte di identificare il funzionario responsabile.
• Qualifica rivestita. È necessario indicare la funzione pubblica che legittima il legalizzante ad attestare: cancelliere, notaio, funzionario consolare, ecc.
• Firma per esteso del legalizzante. Non è ammessa la firma siglata: la sottoscrizione deve essere leggibile e completa.
• Timbro dell'ufficio. Il timbro ufficiale conferisce autorevolezza all'atto e permette di identificare l'istituzione di appartenenza del legalizzante.

Differenza tra legalizzazione e apostille

Per i Paesi che hanno aderito alla Convenzione dell'Aia del 1961, la legalizzazione tradizionale è sostituita dall'apostille: una formula standardizzata che certifica l'autenticità della firma, la qualità del firmatario e, ove pertinente, l'identità del timbro. L'apostille è rilasciata dall'autorità competente dello Stato di origine del documento (in Italia: Prefetture per gli atti amministrativi, Corti d'Appello per gli atti giudiziari, Procure per gli atti notarili). Per i Paesi non aderenti alla Convenzione, è invece necessaria la doppia legalizzazione: prima dall'autorità italiana competente, poi dalla rappresentanza diplomatica o consolare del Paese di destinazione.

Chi è autorizzato a legalizzare in Italia

Le autorità legittimate alla legalizzazione variano a seconda della tipologia di documento. In generale, le Prefetture hanno competenza residuale per molti atti amministrativi; i notai per gli atti privati; le Cancellerie per gli atti giudiziari. Per i documenti destinati all'estero tramite via diplomatica, intervengono le rappresentanze consolari italiane all'estero o il Ministero degli Affari Esteri per la superintendenza.

Conseguenze dell'irregolarità

Un atto di legalizzazione privo di uno degli elementi dell'art. 30 è formalmente irregolare. L'autorità destinataria - sia italiana che straniera - può rifiutare il documento, con conseguente necessità di recarsi nuovamente dall'ufficio legalizzante per ottenere una rettifica. Sul piano della responsabilità, il funzionario che rilascia una legalizzazione incompleta o inesatta può incorrere in responsabilità disciplinare e, in casi gravi, penale per falso in atto pubblico (art. 479 c.p.).