- Almeno una volta l'anno, il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali deve trasferire i fascicoli e le serie documentarie relativi a procedimenti conclusi nell'archivio di deposito dell'amministrazione.
- Il trasferimento deve rispettare l'organizzazione originaria dei fascicoli e delle serie, conservando i collegamenti tra documenti così come erano nell'archivio corrente.
- Il responsabile è obbligato a formare e conservare un elenco dettagliato di tutti i fascicoli e le serie trasferiti nell'archivio di deposito.
- L'archivio di deposito costituisce la fase intermedia del ciclo di vita dei documenti, tra l'archivio corrente (uso quotidiano) e l'archivio storico (conservazione permanente).
- Il rispetto delle cadenze di trasferimento è funzionale all'efficienza della gestione documentale e alla corretta conservazione del patrimonio archivistico pubblico.
Testo dell'articoloVigente
Art. 67 DPR 445/2000
Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 — Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa
1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione. (R)
2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l'organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell'archivio corrente. (R)
3. Il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell'archivio di deposito. (R)
Stesso numero, altri codici
- Art. 67 D.Lgs. 504/1995 — Norme di esecuzione e disposizioni transitorie (Artt. 3, comma 1, 4, comma 3, lettera b), 6, commi 2 e 7, 12, comma 1, 14, comma 3, 16, comma 3, 17, commi 3 e 7
- Articolo 67 L. 184/1983: Abrogazioni codice civile e capo III
- Art. 67 Reg. (UE) 2024/1689 — Forum consultivo
- Art. 67 Cod. Amb. — i piani stralcio per la tutela dal rischio idrogeologico e le misure di prevenzione per le aree a rischio
- Art. 67 D.Lgs. 159/2011 — Effetti delle misure di prevenzione
- Art. 67 D.Lgs. 209/2005 — Attività in regime di stabilimento
Commento
Il ciclo di vita del documento amministrativo: le tre fasi
L'articolo 67 del DPR 445/2000 si inserisce nella disciplina della gestione degli archivi delle pubbliche amministrazioni, regolando il passaggio dei documenti dalla fase di utilizzo attivo alla fase di deposito intermedio. Per comprenderlo, è utile richiamare il modello delle tre fasi archivistiche, riconosciuto dalla dottrina e dalla prassi italiana:
Il trasferimento annuale: contenuto dell'obbligo
Il comma 1 fissa la cadenza minima di trasferimento: «almeno una volta ogni anno». La locuzione «almeno» segnala che si tratta di un minimo inderogabile — l'amministrazione può organizzare trasferimenti più frequenti se lo ritiene opportuno — ma non di un obbligo di farlo esattamente ogni dodici mesi. L'importante è che i fascicoli relativi a procedimenti conclusi non ristagnino nell'archivio corrente oltre il periodo necessario.
Il trasferimento riguarda «fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi»: non possono essere trasferiti i fascicoli di procedimenti ancora aperti o in attesa di decisione, che devono restare nell'archivio corrente a disposizione degli uffici competenti.
La responsabilità dell'operazione spetta al responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi, figura chiave del sistema di gestione documentale introdotto dal DPR 445/2000. Questa figura — oggi spesso identificata con il responsabile del sistema di protocollo informatico — coordina l'intera gestione archivistica dell'ente, dalla protocollazione alla conservazione.
Il rispetto dell'ordinamento originario: il principio archivistico del rispetto dei fondi
Il comma 2 impone che il trasferimento avvenga «rispettando l'organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell'archivio corrente». Questa disposizione codifica uno dei principi fondamentali della scienza archivistica: il principio del rispetto dei fondi (o principio di provenienza), secondo cui i documenti prodotti da un determinato soggetto (l'amministrazione) devono essere conservati nella loro organizzazione originaria, senza mescolanze con fondi di altre provenienze.
In pratica, questo significa che la riorganizzazione dei documenti in sede di trasferimento è vietata: se i fascicoli erano organizzati per anno e numero di protocollo nell'archivio corrente, devono essere trasferiti e conservati con la stessa struttura nell'archivio di deposito. Solo così è possibile ricostruire il contesto originario di produzione di ciascun documento, che è essenziale per la corretta interpretazione del suo contenuto e per la difesa in giudizio dei diritti che esso documenta.
L'elenco dei fascicoli trasferiti: strumento di controllo e consultazione
Il comma 3 obbliga il responsabile a «formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell'archivio di deposito». Questo elenco — comunemente denominato elenco di consistenza o repertorio dell'archivio di deposito — è lo strumento che consente:
Un archivio di deposito privo di elenco è, di fatto, inutilizzabile: i documenti ci sono ma non si trovano. L'obbligo del comma 3 tutela quindi sia l'efficienza dell'amministrazione sia i diritti dei cittadini che potrebbero avere interesse a consultare atti di procedimenti passati.
Coordinamento con il CAD e la conservazione digitale
L'art. 67 è stato concepito pensando prevalentemente agli archivi cartacei. Con la progressiva digitalizzazione delle PA, il quadro di riferimento si è arricchito del CAD (D.Lgs. 82/2005) e delle Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Nei sistemi digitali, la distinzione tra archivio corrente e archivio di deposito si traduce in configurazioni software diverse: i documenti «depositi» vengono spostati in classi di conservazione con accesso più limitato, ma i principi dell'art. 67 — trasferimento periodico, rispetto dell'ordinamento, tenuta dell'elenco — rimangono applicabili anche in ambiente digitale, adattati alle specificità tecniche.
Casi pratici
Caso 1:
Caso 2:
Caso 3:
Domande frequenti
Con quale frequenza i fascicoli devono essere trasferiti all'archivio di deposito?
Almeno una volta ogni anno, ai sensi dell'art. 67, comma 1, DPR 445/2000. Si tratta di un minimo inderogabile: l'amministrazione può trasferire con frequenza maggiore se lo ritiene opportuno per esigenze organizzative.
Possono essere trasferiti all'archivio di deposito anche fascicoli di procedimenti ancora in corso?
No. Il trasferimento riguarda solo i fascicoli relativi a procedimenti conclusi. I fascicoli di procedimenti ancora aperti devono restare nell'archivio corrente, disponibili per gli uffici che li gestiscono.
Cosa si intende per 'rispettare l'organizzazione' dei fascicoli durante il trasferimento?
Significa che i fascicoli devono essere trasferiti mantenendo la stessa struttura che avevano nell'archivio corrente, senza rimescolamenti o riorganizzazioni. È l'applicazione del principio archivistico del rispetto dei fondi (principio di provenienza).
L'elenco dei fascicoli trasferiti è obbligatorio?
Sì. L'art. 67, comma 3, obbliga il responsabile del servizio a formare e conservare l'elenco dei fascicoli e delle serie trasferiti nell'archivio di deposito. È lo strumento indispensabile per la rintracciabilità dei documenti e la gestione efficiente dell'archivio.
L'art. 67 si applica anche agli archivi digitali delle PA?
Sì, nei principi. Negli archivi digitali, il passaggio dall'archivio corrente a quello di deposito si realizza con configurazioni software specifiche, ma i principi di periodicità del trasferimento, rispetto dell'ordinamento originario e tenuta dell'elenco restano applicabili, integrati dalle Linee guida AgID sulla conservazione dei documenti informatici.
Vedi anche