- L'articolo disciplina l'accesso esterno ai sistemi informatici di gestione documentale della pubblica amministrazione, consentendo l'esercizio del diritto di accesso ex L. 241/1990 tramite strumenti digitali.
- Possono essere utilizzate tutte le informazioni del sistema di gestione informatica, anche tramite procedure applicative esterne al sistema, purché garantiscano l'acquisizione diretta delle informazioni da parte dell'interessato.
- Le PA devono definire criteri tecnici e organizzativi per l'impiego del sistema, nel rispetto della normativa sulla privacy, e possono consentire l'accesso anche per via telematica.
- Quando l'accesso avviene tramite strumenti di acquisizione diretta, è necessaria la identificazione informatica del richiedente, anche mediante firma digitale.
- I soggetti esterni alla PA (cittadini, imprese) possono accedere tramite le funzioni di ricerca e visualizzazione messe a disposizione dagli uffici relazioni col pubblico.
Testo dell'articoloVigente
Art. 59 DPR 445/2000 — Accesso esterno
Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 — Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa
1. Per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, possono essere utilizzate tutte le informazioni del sistema di gestione informatica dei documenti anche mediante l'impiego di procedure applicative operanti al di fuori del sistema e strumenti che consentono l'acquisizione diretta delle informazioni da parte dell'interessato.
2. A tal fine le pubbliche amministrazioni determinano, nel rispetto delle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, e nell'ambito delle misure organizzative volte ad assicurare il diritto di accesso ai documenti amministrativi i criteri tecnici ed organizzativi per l'impiego, anche per via telematica, del sistema di gestione informatica dei documenti per il reperimento, la visualizzazione e la stampa delle informazioni e dei documenti.
3. Nel caso di accesso effettuato mediante strumenti che consentono l'acquisizione diretta delle informazioni e dei documenti da parte dell'interessato, le misure organizzative e le norme tecniche indicate al comma 2 determinano, altresì, le modalità di identificazione del soggetto anche mediante l'impiego di strumenti informatici per la firma digitale del documento informatico, come disciplinati dal presente testo unico.
4. Nel caso di accesso effettuato da soggetti non appartenenti alla pubblica amministrazione possono utilizzarsi le funzioni di ricerca e di visualizzazione delle informazioni e dei documenti messe a disposizione, anche per via telematica, attraverso gli uffici relazioni col pubblico.
Stesso numero, altri codici
- Art. 59 D.Lgs. 504/1995 — Sanzioni (Art. 20 T.U. energia elettrica 1924 Art. 2 legge 28 dicembre 1993, n. 562
- Articolo 59 L. 184/1983: Modifica del capo I del titolo VIII del codice civile
- Art. 59 Reg. (UE) 2024/1689 — Ulteriore trattamento dei dati personali per lo sviluppo nello spazio di sperimentazione normativa per l'IA di determinati sistemi di IA nell'interesse pubblico
- Art. 59 Cod. Amb. — competenze della Conferenza Stato-regioni
- Art. 59 D.Lgs. 159/2011 — Verifica dei crediti. Composizione dello stato passivo
- Art. 59 D.Lgs. 209/2005 — Requisiti e procedura
Commento
Il diritto di accesso e la sua dimensione informatica
Il diritto di accesso ai documenti amministrativi è garantito dalla Legge 7 agosto 1990, n. 241 (in particolare dagli artt. 22-28) come espressione del principio di trasparenza dell'azione amministrativa, a sua volta fondato sull'art. 97 Cost. (buon andamento) e sull'art. 3 Cost. (uguaglianza e principio di ragionevolezza). L'art. 59 del DPR 445/2000 completa questo quadro normativo disciplinando le modalità informatiche attraverso cui tale diritto può essere esercitato.
La norma si è inserita in un contesto storico di progressiva informatizzazione della pubblica amministrazione, anticipando principi poi sviluppati e consolidati nel Codice dell'Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005 — CAD), che oggi costituisce il riferimento normativo primario per i profili tecnico-informatici. È opportuno segnalare che alcune delle disposizioni tecniche contenute nell'art. 59, relative in particolare alla firma digitale e ai documenti informatici, sono confluite e si sono evolute nel CAD, che costituisce la lex specialis in materia.
Il sistema di gestione informatica dei documenti come strumento di accesso
Il comma 1 stabilisce che per l'esercizio del diritto di accesso possono essere utilizzate tutte le informazioni del sistema di gestione informatica dei documenti. Questo include non solo il sistema primario ma anche procedure applicative operanti «al di fuori del sistema», cioè strumenti di terze parti o procedure dedicate che interrogano il sistema principale per restituire le informazioni all'interessato.
In termini pratici, questo significa che la pubblica amministrazione può realizzare portali web, applicazioni, sportelli telematici che permettono di consultare i documenti amministrativi senza necessità di accedere fisicamente agli uffici. Il principio è quello dell'accesso telematico, che riduce i costi per il cittadino e per l'amministrazione, coerentemente con il principio di buon andamento dell'art. 97 Cost.
I criteri tecnici e organizzativi: bilanciamento tra accesso e riservatezza
Il comma 2 impone alle pubbliche amministrazioni di determinare — nel rispetto della normativa sulla tutela della riservatezza dei dati personali — i criteri tecnici e organizzativi per l'impiego del sistema informatico documentale ai fini dell'accesso. L'accesso, anche telematico, deve consentire il reperimento, la visualizzazione e la stampa delle informazioni.
Il richiamo alla normativa sulla riservatezza dei dati personali è oggi da intendersi in riferimento al D.Lgs. 196/2003 (Codice Privacy) e al Regolamento UE 2016/679 (GDPR). Il principio di bilanciamento è fondamentale: il diritto di accesso ai documenti amministrativi deve essere assicurato, ma non può diventare uno strumento per acquisire dati personali di terzi in modo non giustificato. Le PA devono quindi progettare i propri sistemi di accesso telematico tenendo conto di questo equilibrio, ad esempio prevedendo che certi documenti siano accessibili solo al diretto interessato previa identificazione.
L'identificazione informatica del richiedente
Il comma 3 affronta il problema cruciale dell'accesso tramite strumenti di acquisizione diretta: se il cittadino può acquisire direttamente le informazioni senza passare per un funzionario, come si garantisce che chi accede sia effettivamente il soggetto legittimato? La risposta normativa è l'identificazione informatica del richiedente, anche mediante firma digitale del documento informatico.
Oggi, nel contesto del CAD e del sistema SPID/CIE/CNS, l'identificazione informatica avviene prevalentemente tramite le identità digitali. Il principio rimane però invariato rispetto all'originaria previsione dell'art. 59: l'accesso diretto ai documenti amministrativi deve essere accompagnato da un meccanismo di identificazione certa del richiedente, che ne garantisca la legittimazione e consenta di tracciare le operazioni di accesso.
Il ruolo degli uffici relazioni col pubblico (URP) per i soggetti esterni
Il comma 4 si occupa specificamente dell'accesso da parte di soggetti non appartenenti alla pubblica amministrazione — cioè il caso ordinario del cittadino o dell'impresa che vuole accedere a documenti. Per questi soggetti, le funzioni di ricerca e visualizzazione vengono messe a disposizione attraverso gli uffici relazioni col pubblico (URP), anche per via telematica.
Gli URP, istituiti dal D.Lgs. 165/2001 come punti di contatto tra PA e cittadini, diventano in questo contesto i gateway ufficiali per l'accesso documentale esterno. Questa previsione ha un importante significato: l'accesso ai documenti non è un'attività che può essere gestita in modo disorganizzato o casuale da qualsiasi ufficio, ma deve passare per strutture dedicate che abbiano le competenze e le autorizzazioni necessarie per gestirlo nel rispetto delle norme.
Raccordo con la L. 241/1990, il CAD e il principio di decertificazione
L'art. 59 si raccorda strettamente con gli artt. 22-28 della L. 241/1990 sull'accesso ai documenti amministrativi, che ne definiscono il regime sostanziale (chi ha diritto, quali documenti, come si esercita). L'art. 59 ne disciplina la dimensione operativo-informatica. Per i profili tecnici più aggiornati, il riferimento normativo centrale è oggi il CAD (D.Lgs. 82/2005), che ha introdotto le disposizioni su firma digitale, identità digitale, domicilio digitale e accesso ai servizi pubblici in rete.
Il collegamento con il principio di decertificazione (art. 40 DPR 445/2000, art. 15 L. 183/2011) è significativo: se la PA consente l'accesso informatico ai propri archivi, può anche acquisire d'ufficio le informazioni necessarie ai procedimenti senza richiederne copia al privato. L'accesso esterno diventa quindi complementare al principio di acquisizione d'ufficio dei documenti previsto dall'art. 18 e dall'art. 43 della L. 241/1990.
Casi pratici
Caso 1:
Caso 2:
Caso 3:
Domande frequenti
Posso accedere ai documenti amministrativi online senza andare agli sportelli?
Sì, se l'amministrazione ha attivato un sistema di accesso telematico ai sensi dell'art. 59 DPR 445/2000. In questo caso potete recuperare, visualizzare e stampare i documenti direttamente, previa identificazione informatica (oggi tramite SPID, CIE o CNS). Molte amministrazioni mettono a disposizione queste funzioni tramite portali dedicati o attraverso l'URP.
Chi può accedere ai documenti amministrativi tramite i sistemi telematici?
I soggetti legittimati all'accesso ai sensi della L. 241/1990 (interessati diretti o soggetti con interesse diretto, concreto e attuale). L'identificazione informatica è obbligatoria per garantire che solo i soggetti autorizzati accedano ai documenti. I soggetti non appartenenti alla PA accedono tramite le funzioni messe a disposizione dagli URP.
La PA può negare l'accesso telematico anche se ha attivato il sistema?
Sì, se sussistono motivi di esclusione o limitazione dell'accesso previsti dalla L. 241/1990 (riservatezza, segreto, difesa nazionale, ecc.) o dalla normativa sulla protezione dei dati personali. L'attivazione del sistema telematico non elimina i limiti sostanziali al diritto di accesso.
Il sistema di accesso telematico deve rispettare le norme sulla privacy?
Assolutamente sì. Il comma 2 dell'art. 59 richiama espressamente le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali. Oggi il riferimento è il GDPR (Reg. UE 2016/679) e il D.Lgs. 196/2003. Le PA devono progettare i sistemi con approccio privacy-by-design e privacy-by-default, e prevedere adeguate misure di sicurezza.
Qual è il rapporto tra l'art. 59 DPR 445/2000 e il Codice dell'Amministrazione Digitale?
L'art. 59 ha anticipato principi poi sviluppati e consolidati nel CAD (D.Lgs. 82/2005). Per i profili tecnici aggiornati relativi a firma digitale, identità digitale e accesso ai servizi in rete, il CAD è oggi la norma di riferimento principale. L'art. 59 mantiene rilevanza per il principio generale di accesso telematico ai sistemi di gestione documentale.
Vedi anche