Art. 121 D.Lgs. 141/2024 – Registri, stampati e formulari

Le scritture doganali e la modulistica: contesto normativo

L'art. 121 del D.Lgs. 141/2024 disciplina il potere dell'Agenzia delle dogane e dei monopoli (ADM) di definire i modelli dei registri, degli stampati e dei formulari relativi alle scritture doganali. Benché la norma sia di contenuto sintetico, si inserisce in un sistema normativo complesso che regola la documentazione doganale a livello europeo e nazionale.

Il quadro di riferimento unionale è costituito principalmente dal Reg. UE 952/2013 (codice doganale dell'Unione, «CDU») e dal Reg. di esecuzione UE 2015/2447, che prevedono modelli uniformi per le dichiarazioni doganali e per i principali formulari comunitari (es. il documento amministrativo unico, DAU). L'art. 121 interviene sul piano delle scritture e della modulistica strettamente nazionale: quei registri, stampati e formulari che non sono oggetto di armonizzazione europea, ma che la normativa italiana prevede per specifici adempimenti nell'ambito dei procedimenti doganali.

La delega all'ADM per la definizione dei modelli mediante provvedimento amministrativo riflette una scelta tecnica consolidata nell'ordinamento doganale italiano: la modulistica deve poter essere aggiornata rapidamente in risposta a modifiche normative europee, all'introduzione di nuovi sistemi informatici o all'evoluzione delle procedure operative, senza dover ricorrere al processo legislativo ordinario.

Il potere regolamentare dell'ADM in materia di modulistica

Il provvedimento con cui l'ADM definisce i modelli dei registri, degli stampati e dei formulari è un atto amministrativo a carattere normativo secondario, che trova il proprio fondamento legale direttamente nell'art. 121 del D.Lgs. 141/2024. La forma del «provvedimento» - più flessibile rispetto al decreto ministeriale - consente all'ADM di adottare e aggiornare la modulistica con la tempestività richiesta dalla pratica operativa del settore doganale.

I registri doganali sono strumenti di documentazione delle operazioni doganali tenuti dagli operatori economici (es. registri dei depositi doganali, registri delle operazioni in regime di perfezionamento attivo o passivo, registri dei destinatari autorizzati nel transito). La corretta tenuta di questi registri è un obbligo fondamentale per gli operatori che beneficiano di regimi doganali semplificati o agevolati: i dati registrati sono la base su cui l'ADM esercita i propri controlli ex post.

Gli stampati e i formulari sono i moduli utilizzati per le comunicazioni formali con l'ADM che non rientrano nei modelli armonizzati a livello unionale: richieste di autorizzazione, notifiche di particolari operazioni, dichiarazioni supplementari, atti del contenzioso doganale. La standardizzazione dei modelli garantisce uniformità nelle comunicazioni tra operatori e amministrazione, riducendo gli errori formali e facilitando il trattamento automatizzato delle informazioni.

Il raccordo con la digitalizzazione doganale

L'art. 121 va letto in connessione con il processo di digitalizzazione del sistema doganale europeo e nazionale. Il CDU prevede che le autorità doganali e gli operatori economici utilizzino procedure informatiche per lo scambio di informazioni, e l'ADM ha progressivamente sostituito i formulari cartacei con sistemi telematici e con le dichiarazioni in formato elettronico attraverso la piattaforma AIDA (Automazione Integrata Dogane e Accise).

In questo contesto, il riferimento a «registri, stampati e formulari» dell'art. 121 deve essere interpretato in senso evolutivo: include non solo i tradizionali moduli cartacei, ma anche i modelli informatici per l'immissione dei dati nei sistemi telematici dell'ADM e i formati elettronici delle comunicazioni ufficiali. Il provvedimento dell'ADM che definisce i modelli deve quindi tener conto delle specifiche tecniche dei sistemi informatici in uso, coordinandosi con le istruzioni operative per l'utilizzo delle piattaforme telematiche.

Sul piano pratico, gli operatori doganali - importatori, esportatori, spedizionieri, depositari - devono fare costante riferimento ai provvedimenti dell'ADM in materia di modulistica per assicurarsi di utilizzare i modelli aggiornati nelle proprie comunicazioni con l'amministrazione. L'utilizzo di modelli obsoleti o non conformi può determinare l'inammissibilità delle comunicazioni o ritardi nel trattamento delle pratiche doganali.

Implicazioni operative per gli operatori economici

Per gli operatori economici che interagiscono quotidianamente con l'ADM, la norma dell'art. 121 ha implicazioni pratiche concrete:

• Aggiornamento periodico della modulistica: i provvedimenti dell'ADM che aggiornano i modelli dei registri e dei formulari vanno monitorati costantemente, ad esempio tramite il sito istituzionale dell'ADM e le circolari dell'agenzia;
• Conformità dei sistemi informatici interni: le imprese che gestiscono le operazioni doganali tramite software dedicati devono assicurarsi che i propri sistemi siano aggiornati ai modelli previsti dai provvedimenti vigenti dell'ADM;
• Archiviazione della modulistica storica: in caso di controlli ex post su operazioni passate, occorre dimostrare di aver utilizzato i modelli vigenti al momento dell'operazione; è quindi opportuno conservare anche le versioni precedenti dei formulari;
• Formazione del personale addetto alle pratiche doganali: la corretta compilazione dei registri e dei formulari doganali richiede conoscenza aggiornata dei modelli e delle istruzioni d'uso emanate dall'ADM.

Le istruzioni per l'uso dei registri, stampati e formulari - anch'esse emanate dall'ADM con provvedimento - svolgono una funzione di guida operativa essenziale: chiariscono i criteri di compilazione, le modalità di tenuta e conservazione, i casi in cui i formulari devono essere utilizzati obbligatoriamente e le eventuali deroghe o semplificazioni disponibili per gli operatori che dispongono di autorizzazioni specifiche.

Sanzioni per l'inosservanza degli obblighi di tenuta delle scritture

L'art. 121 non prevede sanzioni autonome per la mancata conformità ai modelli definiti dall'ADM, ma il mancato rispetto degli obblighi di tenuta delle scritture doganali (inclusa la corretta compilazione dei registri nei formati previsti) è sanzionato dall'art. 103, lett. c) del D.Lgs. 141/2024, con sanzione amministrativa da euro 150 a euro 2.000. In casi più gravi, la tenuta non corretta delle scritture può rilevare anche come elemento probatorio in procedimenti per contrabbando o evasione dei dazi.