Art. 55 DPR 445/2000 — Segnatura di protocollo

Commento

Funzione e significato della segnatura di protocollo

La segnatura di protocollo è lo strumento tecnico-giuridico che consente di identificare in modo univoco ogni documento nel sistema di gestione documentale di un'amministrazione pubblica. L'art. 55 del DPR 445/2000 la definisce come l'«apposizione o associazione all'originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso». Due elementi meritano attenzione: la permanenza e la non modificabilità. La segnatura non è una semplice annotazione che può essere rimossa o alterata: una volta apposta, fa parte integrante del documento e non può essere cancellata senza lasciare traccia.

La ratio è di garantire la tracciabilità dei flussi documentali interni alla PA: ogni documento deve poter essere rintracciato, associato al procedimento di competenza e ricondotto all'amministrazione che lo ha emesso o ricevuto. Questo risponde al principio di buon andamento (art. 97 Cost.) e al dovere di trasparenza dell'azione amministrativa.

Le informazioni obbligatorie: comma 1

Il comma 1 individua tre informazioni minime che ogni segnatura di protocollo deve contenere:

• Il progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato dall'art. 57: si tratta di un numero progressivo unico, attribuito in ordine cronologico, che identifica il documento nel registro di protocollo dell'anno.
• La data di protocollo: indica quando il documento è stato registrato. Ha rilevanza giuridica in molti contesti, ad esempio per stabilire la data di ricevimento di un'istanza o di un atto amministrativo.
• L'identificazione sintetica dell'amministrazione o dell'area organizzativa omogenea (AOO) di cui all'art. 50, comma 4: consente di capire a quale ufficio o struttura il documento appartiene, elemento essenziale nelle grandi amministrazioni con più sedi e uffici.

Queste tre informazioni sono «minime»: la norma non impedisce di aggiungerne altre, ma impone che almeno queste siano sempre presenti.

Contemporaneità di segnatura e registrazione: comma 2

Il comma 2 stabilisce un requisito procedurale importante: la segnatura di protocollo va effettuata contemporaneamente all'operazione di registrazione di protocollo. Non è ammesso prima registrare e poi segnare, o viceversa: le due operazioni devono avvenire in simultanea. Questo garantisce che ogni documento registrato abbia sempre e immediatamente la propria segnatura, evitando lacune o disallineamenti tra i due sistemi.

Informazioni facoltative: comma 3

Il comma 3 elenca una serie di informazioni che la segnatura può facoltativamente includere, se disponibili al momento della registrazione:

• il codice identificativo dell'ufficio cui il documento è assegnato;
• il codice dell'ufficio che ha prodotto il documento;
• l'indice di classificazione del documento (il codice del titolario di classificazione che indica la categoria tematica di appartenenza);
• ogni altra informazione utile o necessaria.

Queste informazioni aggiuntive arricchiscono la segnatura rendendola più utile per la gestione interna, ma non sono obbligatorie: la loro assenza non inficia la validità della registrazione.

La segnatura nei documenti informatici: commi 4 e 5

I commi 4 e 5 affrontano il caso dei documenti informatici scambiati tra diverse amministrazioni. Quando un documento è formato e trasmesso con strumenti informatici, la segnatura di protocollo può includere tutte le informazioni di registrazione. L'amministrazione che riceve il documento può così utilizzare automaticamente queste informazioni per protocollare il documento in entrata senza reinserire manualmente i dati.

Si tratta di un'anticipazione dell'interoperabilità documentale oggi pienamente sviluppata con il Codice dell'Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005) e con le regole tecniche emanate dall'AgID. Il formato e la struttura delle informazioni associate al documento informatico sono stabiliti con DPCM, su proposta dell'organo tecnico competente per l'informatica nella PA. Questa previsione — che al momento dell'approvazione del DPR 445/2000 faceva riferimento all'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione (AIPA) — va oggi raccordata con le competenze dell'AgID e con le regole del CAD.

Rilevanza pratica per i cittadini

Per il cittadino, la segnatura di protocollo è la prova che la sua istanza o il suo documento è entrato nel sistema della PA. Il numero di protocollo e la data di registrazione che compaiono sulla ricevuta o nell'e-mail di conferma sono il riflesso della segnatura: consentono di identificare il documento in qualsiasi momento e di richiedere informazioni sul relativo procedimento. In caso di controversia su quando un'istanza è stata presentata, la data di protocollo è la data giuridicamente rilevante.