Art. 45 DPR 445/2000 — Documentazione mediante esibizione

Commento

La decertificazione e il ruolo dell'esibizione del documento

L'articolo 45 del DPR 445/2000 rappresenta un'applicazione diretta e concreta del principio di decertificazione: l'idea, sancita dall'art. 40 DPR 445/2000 e rafforzata dall'art. 15, comma 1, L. 183/2011, secondo cui la pubblica amministrazione non può chiedere al cittadino certificati o documenti relativi a stati, qualità personali e fatti che essa già possiede o che può acquisire d'ufficio. L'art. 45 lo traduce in una regola operativa molto precisa: se al momento di presentare un'istanza si esibisce un documento d'identità, la PA non può chiedere in aggiunta un certificato che attesti gli stessi dati già presenti nel documento mostrato.

Sul piano della gerarchia delle fonti, la norma attua i principi costituzionali di buon andamento e imparzialità dell'amministrazione (art. 97 Cost.) e di uguaglianza (art. 3 Cost.): obbligare i cittadini a produrre certificati ridondanti si traduce in un onere ingiustificato, in perdita di tempo e in costi inutili. Il divieto dell'art. 45 è quindi anche uno strumento di equità sociale, che tutela in particolare chi ha minore familiarità con le pratiche burocratiche.

I dati comprovabili mediante esibizione: comma 1

Il comma 1 individua tassativamente i dati che possono essere comprovati attraverso l'esibizione di un documento d'identità o di riconoscimento in corso di validità:

• cognome e nome;
• luogo e data di nascita;
• cittadinanza;
• stato civile;
• residenza.

Si tratta dei dati anagrafici di base, quelli più frequentemente richiesti nei procedimenti amministrativi ordinari. La norma non estende questa modalità di prova a stati o qualità più complessi (ad esempio la qualifica professionale, il titolo di studio, la posizione pensionistica), che richiedono strumenti documentali diversi.

Il documento esibito deve essere in corso di validità: questa è la condizione generale prevista dal comma 1. I documenti d'identità più comuni sono la carta d'identità, il passaporto, la patente di guida, il libretto di pensione, i tesserini di riconoscimento rilasciati da enti pubblici. Per i cittadini stranieri, sono ammessi i titoli di viaggio e i permessi di soggiorno, purché contengano i dati rilevanti.

Il divieto di richiedere certificati: il cuore della norma

La disposizione chiave del comma 1 è il divieto, per le amministrazioni pubbliche e per i gestori di pubblici servizi, di richiedere certificati attestanti stati o fatti già contenuti nel documento esibito. Si tratta di un divieto esplicito e diretto, non di una semplice facoltà dell'amministrazione: la PA non può chiedere, ad esempio, un certificato di residenza se il cittadino ha già esibito la carta d'identità che attesta lo stesso dato.

Nella prassi, la violazione di questo divieto è ancora frequente. Lo sportellista che chiede «mi porti anche il certificato di residenza» quando ha già davanti agli occhi la carta d'identità dell'interessato sta agendo in violazione dell'art. 45. Il cittadino ha diritto di far valere il divieto, anche invocando la norma espressamente. Se l'ufficio persiste, la questione può essere portata all'attenzione del difensore civico o del responsabile del procedimento, ed eventualmente contestata in sede di accesso agli atti o di ricorso amministrativo.

Va precisato che il divieto opera solo quando la PA chiede il certificato «al fine» di accertare dati già contenuti nel documento esibito. Se il procedimento richiede un certificato per finalità diverse o per un momento diverso del procedimento, il divieto non si applica in modo assoluto.

Acquisizione dei dati tramite fotocopia: comma 2

Il comma 2 disciplina le modalità con cui la PA acquisisce le informazioni quando l'interessato esibisce il documento d'identità. La norma prevede che la registrazione dei dati avvenga attraverso l'acquisizione della fotocopia non autenticata del documento. Questa fotocopia viene inserita nel fascicolo del procedimento e costituisce la prova documentale dei dati acquisiti.

La fotocopia non autenticata è sufficiente: non è richiesta né l'autenticazione da parte di un notaio né quella del dipendente dell'ufficio. Questa soluzione semplifica enormemente la gestione documentale, eliminando passaggi formali costosi e privi di sostanziale valore aggiuntivo.

In ambiente digitale, la «fotocopia» si traduce nella scansione del documento, che viene acquisita nel sistema informatico del procedimento. Anche la copia digitale del documento d'identità, trasmessa con le modalità dell'art. 38 DPR 445/2000, ha lo stesso valore della fotocopia cartacea inserita nel fascicolo.

Il documento scaduto: comma 3

Il comma 3 introduce una deroga al requisito della validità temporale: l'interessato può esibire un documento d'identità o di riconoscimento non in corso di validità per comprovare i dati in esso contenuti, a condizione che dichiari, in calce alla fotocopia del documento, che «i dati contenuti nel documento non hanno subito variazioni dalla data del rilascio».

La ratio è di buon senso: i dati anagrafici fondamentali — nome, cognome, luogo e data di nascita, cittadinanza — non cambiano normalmente nel tempo. Richiedere la rinnovazione del documento per comprovare dati immutati è un onere irragionevole. La dichiarazione in calce alla fotocopia, firmata dall'interessato, costituisce assunzione di responsabilità: se i dati sono in realtà cambiati (ad es. la residenza), la falsa dichiarazione espone alle sanzioni degli artt. 75 e 76 DPR 445/2000.

Va notato che il comma 3 consente solo di comprovare i dati «contenuti nel documento»: non consente di estendere la validità del documento per altri fini (ad esempio per l'espatrio, dove la scadenza ha rilievo autonomo).

Il potere di verifica della PA

Il fatto che la PA accetti i dati mediante esibizione del documento non preclude la possibilità di verifica. Il comma 1 conserva espressamente in capo all'amministrazione la facoltà di verificare, nel corso del procedimento, la veridicità e l'autenticità dei dati contenuti nel documento esibito. Questa verifica può avvenire d'ufficio, accedendo alle banche dati delle anagrafi, dell'ANPR (Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente) o di altri registri. Si tratta di un potere di controllo che non contraddice il divieto di richiedere certificati: il divieto riguarda l'onere imposto al cittadino, non la possibilità dell'amministrazione di verificare in proprio.

I controlli a campione previsti dall'art. 71 DPR 445/2000 si applicano anche in questo contesto: la PA può verificare i dati esibiti nel corso o all'esito del procedimento, e in caso di difformità avviare le conseguenti procedure (art. 75 e art. 76 DPR 445/2000).

Connessioni con la L. 241/1990 e l'art. 43 DPR 445/2000

L'art. 45 va letto in stretta connessione con l'art. 43 DPR 445/2000, che impone alle amministrazioni di acquisire d'ufficio, anche per via telematica, i dati che siano in possesso di altre PA. In questo quadro, l'esibizione del documento diventa una delle modalità con cui il cittadino «attiva» la procedura, ma non è necessariamente l'unico strumento: l'amministrazione potrebbe acquisire autonomamente i dati dall'ANPR o da altri registri, senza che il cittadino debba nemmeno esibire il documento. Il combinato disposto art. 45 + art. 43 DPR 445/2000 + art. 18 L. 241/1990 definisce un sistema in cui il flusso documentale è sempre più incentrato sull'acquisizione d'ufficio e sempre meno sull'onere probatorio a carico del privato.