Testo dell'articoloVigente
Informazione giuridica di carattere generale. Il presente contenuto costituisce informazione giuridica di carattere generale e non sostituisce in alcun modo il parere di un avvocato iscritto all’Albo. La norma riportata è tratta da fonti ufficiali (Normattiva, Gazzetta Ufficiale) e il commento ha finalità divulgativa. Per la valutazione del caso specifico è necessario consultare un professionista abilitato.
Art. 19-bis DPR 445/2000 – Disposizioni concernenti la dichiarazione sostitutiva
Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 – Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa
1. La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, di cui all'articolo 19, che attesta la conformità all'originale di una copia di un atto o di un documento rilasciato o conservato da una pubblica amministrazione, di un titolo di studio o di servizio e di un documento fiscale che deve obbligatoriamente essere conservato dai privati, può essere apposta in calce alla copia stessa.
Informazione giuridica di carattere generale. Il presente contenuto costituisce informazione giuridica di carattere generale e non sostituisce in alcun modo il parere di un avvocato iscritto all'Albo. La norma riportata è tratta da fonti ufficiali (Normattiva, Gazzetta Ufficiale) e il commento ha finalità divulgativa. Per la valutazione del caso specifico è necessario consultare un professionista abilitato.
In sintesi
Indice dei contenuti
La ratio dell'articolo 19-bis: semplificare l'autentica di conformità
L'articolo 19-bis del DPR 445/2000 introduce una regola operativa di grande utilità pratica: la possibilità di apporre la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà - che attesta la conformità di una copia al suo originale - direttamente in calce alla copia stessa. Si tratta di una norma snella, composta di un unico comma, ma che consente di eliminare un passaggio burocratico significativo: il ricorso al pubblico ufficiale per l'autentica di conformità.
Prima di questa semplificazione, ottenere una copia autentica di un documento richiedeva di recarsi da un notaio, da un segretario comunale o da altro pubblico ufficiale abilitato, con il costo e il tempo che ne conseguivano. L'art. 19-bis, operando come estensione applicativa dell'art. 19 (dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà), consente al privato di attestare personalmente, sotto la propria responsabilità, che la copia corrisponde all'originale.
Oggetto della dichiarazione: quali documenti
Il campo di applicazione dell'art. 19-bis è delimitato con precisione. La dichiarazione sostitutiva in calce è ammessa per tre categorie di documenti:
Non rientra nell'art. 19-bis la copia di atti privati (contratti, scritture private), per i quali la conformità all'originale deve essere attestata da un pubblico ufficiale.
Modalità operative: come si redige la dichiarazione in calce
La dichiarazione viene apposta materialmente in calce alla copia, cioè a piè di pagina o sul retro dell'ultimo foglio. Deve contenere gli elementi tipici dell'atto di notorietà sostitutivo ai sensi dell'art. 47 DPR 445/2000:
Attenzione: diversamente da quanto accade per la dichiarazione sostitutiva di certificazione (art. 46), la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà deve essere, di regola, presentata a un dipendente incaricato oppure inviata unitamente a copia del documento di identità del dichiarante (art. 38, comma 3 DPR 445).
Raccordo con il CAD per le copie informatiche
Il D.Lgs. 82/2005 (Codice dell'amministrazione digitale) ha disciplinato in modo organico il tema delle copie informatiche di documenti analogici e delle copie di documenti informatici. In particolare:
Per quanto riguarda le dichiarazioni sostitutive in ambiente digitale, quando la copia è trasmessa per via telematica, la dichiarazione sostitutiva di conformità può essere apposta con firma digitale o con altra firma elettronica qualificata. Il regime del CAD e quello del DPR 445 si integrano: il DPR 445 fornisce lo schema giuridico della dichiarazione sostitutiva, il CAD le regole tecniche per la sua manifestazione in forma digitale.
Sanzioni e responsabilità del dichiarante
Poiché la dichiarazione in calce è una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, il dichiarante che attesti la conformità di una copia all'originale, pur sapendo che la copia è difforme, incorre nelle sanzioni previste dall'art. 75 DPR 445 (decadenza dal beneficio eventualmente conseguito) e dall'art. 76 DPR 445 (responsabilità penale per le false dichiarazioni a pubblico ufficiale, con rinvio agli artt. 483, 495 e 496 c.p.).
La responsabilità è personale del dichiarante. L'amministrazione che riceve la copia con dichiarazione sostitutiva in calce è esonerata dalla verifica immediata della conformità, ma conserva il potere di effettuare controlli a campione ai sensi dell'art. 71 DPR 445, soprattutto quando la copia è prodotta ai fini di un beneficio economico o di un'aggiudicazione pubblica.
Profili pratici per cittadini e imprese
L'art. 19-bis è particolarmente utile in contesti come:
È importante ricordare che la PA non può rifiutare la copia con dichiarazione sostitutiva in calce quando questa è ammessa: un eventuale diniego costituisce un aggravio procedurale illegittimo, censurabile ai sensi dell'art. 1 L. 241/1990 e del principio di buon andamento dell'amministrazione (art. 97 Cost.). Il principio di decertificazione (art. 40 DPR 445, art. 15 L. 183/2011) impone alla PA di evitare oneri documentali non necessari.
Casi pratici
Caso 1:
Caso 2:
Caso 3:
Domande frequenti
Posso usare la dichiarazione sostitutiva in calce per autenticare la copia di un contratto privato?
No. L'art. 19-bis si applica solo alle copie di atti o documenti di una pubblica amministrazione, di titoli di studio o di servizio, e di documenti fiscali obbligatoriamente conservati dai privati. Per i contratti privati o le scritture private, la conformità deve essere attestata da un pubblico ufficiale (notaio o altro soggetto abilitato).
La dichiarazione in calce deve essere firmata di fronte a un funzionario pubblico?
No. A differenza della dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà presentata a sportello (art. 47), la dichiarazione sostitutiva di conformità in calce ex art. 19-bis non richiede la presenza di un funzionario. È tuttavia necessario allegare copia del documento di identità del dichiarante quando la dichiarazione non è presentata di persona allo sportello.
Cosa rischio se la copia che ho dichiarato conforme non corrisponde all'originale?
Rischi la decadenza dal beneficio eventualmente ottenuto (art. 75 DPR 445) e la responsabilità penale per false dichiarazioni a pubblico ufficiale, ai sensi degli artt. 483, 495 e 496 c.p., richiamati dall'art. 76 DPR 445. La falsità nella dichiarazione di conformità è assimilata alla falsità nella dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà.
La PA può rifiutare una copia con dichiarazione sostitutiva in calce e chiedermi l'originale?
In linea di principio no, quando la tipologia di documento rientra nell'ambito dell'art. 19-bis. Il rifiuto ingiustificato costituisce un aggravio procedurale vietato dall'art. 1 L. 241/1990 e contrario al principio di buon andamento (art. 97 Cost.). La PA può richiedere l'originale solo in presenza di ragioni motivate e specifiche, ad esempio in caso di dubbi fondati sull'autenticità.
Come funziona la dichiarazione di conformità per documenti informatici?
Per le copie informatiche di documenti analogici o per le copie di documenti informatici, si applicano le regole del CAD (D.Lgs. 82/2005), in particolare gli artt. 22 e 23-bis. La dichiarazione di conformità può essere apposta con firma digitale o altra firma elettronica qualificata. Il DPR 445 e il CAD si integrano: il primo fornisce il regime giuridico, il secondo le regole tecniche per la forma elettronica.