Testo dell'articoloVigente
Art. 53 DPR 445/2000 – Registrazione di protocollo
Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 – Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa
1. 1. La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni: a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili; f) l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.
2. Il sistema deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall'elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell'arco di uno stesso giorno.
3. L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell'operatore, garantendo la completezza dell'intera operazione di modifica o registrazione dei dati.
4. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, sono specificate le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocollo.
5. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione.
In sintesi
Indice dei contenuti
Il protocollo informatico: cos'è e perché conta
La registrazione di protocollo è il meccanismo con cui la PA attribuisce un'identità univoca a ciascun documento in entrata o in uscita. Non è una mera formalità burocratica: è la prova legale dell'esistenza di un documento, della sua data e del suo contenuto. Per il cittadino, il numero di protocollo di una propria domanda è la garanzia che quella domanda è stata ricevuta in un determinato giorno: da quel momento decorrono i termini per la risposta ai sensi dell'art. 2 L. 241/1990.
L'art. 53 DPR 445/2000 disciplina il contenuto minimo obbligatorio di ogni registrazione di protocollo e le caratteristiche del sistema informatico che deve effettuarla. È una norma tecnico-giuridica: enuncia le informazioni da registrare e impone che esse siano non modificabili una volta inserite, a garanzia dell'integrità e della certezza del sistema documentale.
Le informazioni obbligatorie: il contenuto della registrazione
Il comma 1 elenca tassativamente le informazioni che ogni registrazione deve contenere:
La non modificabilità come garanzia di certezza
Il requisito della non modificabilità delle informazioni di protocollo è il cuore dell'art. 53. Una volta che il sistema ha registrato il numero, la data, il mittente e l'oggetto, quei dati non possono essere alterati, nemmeno dall'operatore che ha effettuato la registrazione. Questo non significa che gli errori non possano essere corretti: la correzione si effettua tramite un'apposita operazione di annullamento della registrazione errata (che rimane tracciata) e creazione di una nuova registrazione. La traccia dell'annullamento è a sua volta immodificabile.
Questa impostazione garantisce l'affidabilità del registro di protocollo come documento probatorio: in un eventuale contenzioso, il numero e la data di protocollo di una domanda o di un provvedimento non possono essere retroattivamente modificati a vantaggio dell'una o dell'altra parte.
Il registro giornaliero di protocollo
Il comma 2 impone che il sistema produca ogni giorno il registro giornaliero di protocollo, cioè l'elenco di tutte le registrazioni effettuate in quella giornata. Questo registro ha funzione di controllo e trasparenza: in caso di controversie sulla data di ricezione di un documento, il registro giornaliero è la fonte di prova più diretta.
Nella pratica, molte PA pubblicano il registro giornaliero sull'albo pretorio online in forma anonimizzata, in linea con i principi di trasparenza amministrativa del D.Lgs. 33/2013.
La completezza dell'operazione di registrazione: il comma 3
Il comma 3 specifica che l'assegnazione di tutte le informazioni di protocollo deve avvenire «in unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell'operatore». Significa che il sistema informatico deve assegnare contemporaneamente il numero, la data e le altre informazioni, senza che l'operatore possa scegliere la sequenza o inserire manualmente dati che il sistema dovrebbe generare autonomamente. Si evita così la manipolazione dei dati attraverso inserimenti scaglionati o postumi.
Documenti esclusi dalla registrazione obbligatoria
Il comma 5 elenca le categorie di documenti per i quali la registrazione non è obbligatoria:
L'esclusione ha una giustificazione pratica: protocollare ogni bollettino, ogni rivista ricevuta in abbonamento o ogni bozza interna sarebbe un onere sproporzionato senza alcun beneficio in termini di certezza giuridica.
Le regole tecniche e il CAD
Il comma 4 demanda a un DPCM la specificazione delle regole tecniche del sistema di protocollo. Queste regole sono state progressivamente integrate con la disciplina del CAD (D.Lgs. 82/2005): il DPCM 3 dicembre 2013 (e successive modifiche) ha definito in dettaglio il sistema di gestione informatica dei documenti, il fascicolo informatico, la conservazione a norma. Il DPR 445 e il CAD formano un sistema integrato, nel quale il DPR 445 pone le basi giuridiche e il CAD e i suoi DPCM attuativi definiscono le specifiche tecniche.
Casi pratici
Caso 1:
Caso 2:
Caso 3:
Domande frequenti
Qual è la funzione del numero di protocollo per il cittadino?
Il numero di protocollo è la prova della ricezione di un documento da parte della PA in una determinata data. Da quel numero decorrono i termini per la risposta (art. 2 L. 241/1990). È indispensabile per far valere eventuali ritardi o inadempienze dell'amministrazione.
I dati di protocollo possono essere modificati dopo la registrazione?
No: l'art. 53 DPR 445 impone che numero, data, mittente, oggetto e impronta del documento siano registrati in forma non modificabile. Gli errori si correggono annullando la registrazione e creandone una nuova; entrambe le operazioni restano tracciate nel sistema.
Cosa viene escluso dalla registrazione obbligatoria di protocollo?
Sono esclusi Gazzette Ufficiali, bollettini, circolari interne e le note di ricezione, materiali statistici, atti preparatori interni, giornali, riviste, libri, materiali pubblicitari e documenti già soggetti a registrazione particolare. L'esclusione evita di sovraccaricare il sistema con documenti privi di rilevanza giuridica immediata.
Cos'è l'impronta del documento informatico e perché va registrata?
È una sequenza di simboli binari (funzione di hash) che identifica univocamente il contenuto di un file digitale. Registrarla nel protocollo garantisce che il file non possa essere modificato dopo la ricezione senza che ciò risulti dall'hash: se il file viene alterato, la sua impronta cambia e la difformità è rilevabile.
Dove trovo le regole tecniche per il sistema di protocollo?
Le regole tecniche sono nel DPCM 3 dicembre 2013 (gestione informatica dei documenti) e negli atti attuativi del Codice dell'Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005). Il DPR 445/2000 pone le basi giuridiche; il CAD e i suoi DPCM definiscono le specifiche operative.