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La fattura elettronica è il documento fiscale emesso in formato XML e trasmesso tramite il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. È obbligatoria per tutte le operazioni tra soggetti residenti o stabiliti in Italia dal 1° gennaio 2019 e, dal 1° gennaio 2024, anche per i contribuenti in regime forfettario senza soglie. La fattura cartacea, oggi residuale, sopravvive solo per soggetti esonerati e per operazioni transfrontaliere extra-UE. Conoscere le differenze operative tra i due formati è essenziale per evitare sanzioni e per gestire correttamente la conservazione decennale.
Tabella riassuntiva del confronto
| Profilo | Fattura elettronica | Fattura cartacea |
|---|---|---|
| Norma di riferimento | D.Lgs. 127/2015, DPR 633/1972 artt. 21 e 21-bis | DPR 633/1972 artt. 21 e 39 |
| Formato | XML conforme a tracciato FatturaPA | libero (foglio cartaceo o PDF non firmato) |
| Trasmissione | tramite Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia Entrate | consegna a mano, posta, e-mail (in PDF semplice) |
| Obbligati | tutti i soggetti residenti o stabiliti in Italia (dal 1.1.2024 anche forfettari) | solo soggetti esonerati e per operazioni con controparti extra-UE |
| Data di emissione | entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione | entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione |
| Conservazione | 10 anni in modalità elettronica conforme al CAD (firma elettronica e marca temporale) | 10 anni in originale cartaceo o digitalizzazione conforme |
| Notifiche SdI | ricevuta di consegna, mancata consegna, scarto, accettazione/rifiuto PA | nessuna notifica automatica |
| Sanzioni emissione tardiva | 90-180% IVA non documentata; minimi 250 euro | identica disciplina sanzionatoria |
Fattura elettronica: disciplina e funzionamento
La fattura elettronica è il documento fiscale emesso in formato XML conforme al tracciato
FatturaPA definito dal provvedimento del direttore dell’Agenzia delle Entrate e trasmesso
attraverso il Sistema di Interscambio. Il flusso è regolato dal decreto legislativo 127/2015,
emanato in attuazione della legge delega 23/2014. Il contenuto minimo è quello indicato in art. 21 DPR 633/72: data,
numero progressivo, dati del cedente e del cessionario, descrizione dei beni o servizi, base imponibile,
aliquota e imposta IVA. Per i presupposti applicativi dell’IVA si rinvia a art. 1 DPR 633/72; per la natura delle
operazioni rilevanti, a art. 2 DPR 633/72 (cessioni di beni) e art. 4 DPR 633/72 (esercizio di imprese). La trasmissione avviene
tramite SdI in tre canali principali: portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia Entrate, software
gestionali con web service certificato, PEC.
Il SdI verifica la conformità tecnica del file (struttura XML, presenza dei campi obbligatori, partita
IVA valida) e — in caso di esito positivo — lo recapita al destinatario attraverso il codice destinatario di
sette caratteri o la PEC indicati in fattura. Sono previste quattro notifiche tipiche: ricevuta di
consegna, mancata consegna, scarto, decorrenza termini. La PA ha facoltà di accettazione o rifiuto
motivato entro quindici giorni. La conservazione decennale è elettronica, conforme al codice
dell’amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005), con firma elettronica qualificata e marca temporale. L’Agenzia
delle Entrate offre un servizio gratuito di conservazione per chi aderisce al servizio. La fattura elettronica
deve riportare anche il regime IVA applicato, le eventuali ritenute, le aliquote applicate per ciascuna voce
di prodotto o servizio e, dove rilevante, il riferimento al criterio di territorialità di art. 7 DPR 633/72 per le
cessioni di beni e di art. 7-ter DPR 633/72 per le prestazioni di servizi. art. 38 DPR 633/72 disciplina le modalità di esecuzione dei
versamenti IVA periodici.
Fattura cartacea: ambito residuale e disciplina
La fattura cartacea ha oggi un ambito di applicazione residuale. Dopo l’estensione
dell’obbligo elettronico generalizzato del 1° gennaio 2019 e l’inclusione dei contribuenti forfettari dal 1°
gennaio 2024, restano legittimati a emettere fattura cartacea (o PDF non firmato e non transitato dal SdI):
i soggetti residenti o stabiliti all’estero senza stabile organizzazione in Italia, le operazioni verso
clienti esteri extra-UE (fatturate in formato libero, salvo gli obblighi dell’esterometro che dal 2022 è
confluito nel flusso SdI come fattura elettronica con tipo documento TD17/TD18/TD19), gli adempimenti verso
i consumatori finali nei casi di operazioni occasionali e — in alcune ipotesi — i medici e gli operatori
sanitari che inviano dati al sistema tessera sanitaria. art. 22 DPR 633/72 disciplina l’esonero dall’obbligo di
fatturazione per il commercio al minuto e attività assimilate, ipotesi in cui è sufficiente l’emissione di
scontrino o ricevuta fiscale.
Il contenuto minimo della fattura cartacea è quello previsto da art. 21 DPR 633/72: data di emissione, numero
progressivo, generalità dell’emittente e del cliente, descrizione dell’operazione, base imponibile, aliquota
IVA e imposta. art. 39 DPR 633/72 disciplina la registrazione nel registro delle fatture emesse, da effettuare entro
il quindici del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione. La conservazione
decennale può avvenire in originale cartaceo o tramite digitalizzazione conforme al CAD, con firma
elettronica e marca temporale. La sanzione per omessa o tardiva emissione è la stessa della fattura
elettronica: 90% al 180% dell’imposta non documentata, con minimi pari a 250 euro per ciascuna
fattura. Vanno tenuti in considerazione anche gli obblighi di art. 29 DPR 633/72 per quanto riguarda gli elenchi clienti
e fornitori, e il regime delle eventuali richieste di rimborso disciplinato da art. 30 DPR 633/72. Sotto il profilo
penale, la falsa fatturazione può integrare i delitti previsti da art. 3 D.Lgs. 74/2000 e dalle norme definitorie di
art. 1 D.Lgs. 74/2000 del D.Lgs. 74/2000.
Quando si emette l’elettronica e quando la cartacea
La regola generale è semplice: operazioni tra soggetti italiani (B2B e B2C) richiedono
sempre la fattura elettronica via SdI. Dal 1° gennaio 2024 sono inclusi anche i
contribuenti in regime forfettario, senza soglie di ricavo. Si pensi a Tizio, consulente
forfettario che dal 2024 deve emettere fattura elettronica per ogni prestazione, anche se prima del 2024 era
esonerato sotto i 25.000 euro: l’obbligo è ora generalizzato e la sanzione per emissione cartacea è la stessa
prevista per omessa fatturazione. Anche nel caso di prestazione resa a un consumatore finale persona fisica
senza partita IVA, la fattura elettronica deve essere emessa indicando come codice destinatario il valore
convenzionale “0000000” e fornendo al cliente, su richiesta, una copia di cortesia in PDF o cartacea.
La cartacea — o meglio, il documento in formato libero non transitato dal SdI — resta consentita per
operazioni transfrontaliere extra-UE, per i soggetti esonerati specificamente, per le
prestazioni verso consumatori finali in alcune circostanze, e per documenti che non costituiscono fattura
in senso fiscale (ad esempio i corrispettivi memorizzati e trasmessi elettronicamente). Caia,
imprenditrice italiana che vende a una società canadese, non emette fattura elettronica al cliente estero
ma deve inviare i dati dell’operazione transfrontaliera tramite il flusso SdI con tipo documento TD17/TD18
per gli acquisti dall’estero o TD19 per i beni introdotti in deposito IVA. Per Sempronio,
medico che invia i corrispettivi al sistema tessera sanitaria, l’obbligo di fatturazione elettronica nei
confronti del paziente è sospeso fino a nuove disposizioni. Vale la pena ricordare che, ai fini IVA, la
territorialità delle operazioni segue regole specifiche per i servizi (criterio del committente B2B/B2C) e
per i beni (criterio del luogo di consegna), con riflessi anche sul regime di fatturazione applicabile.
Costi, tempi e sanzioni
I costi della fattura elettronica dipendono dalla soluzione adottata. Il servizio
gratuito dell’Agenzia delle Entrate consente l’emissione e la conservazione decennale senza oneri ma con
interfaccia spartana; i software gestionali commerciali, integrati con i registri contabili, hanno canoni
indicativi da 6 a 30 euro al mese per partita IVA. I commercialisti includono spesso il servizio nel
contratto annuale. La fattura cartacea ha costi marginali di stampa e di archiviazione
fisica, ma può comportare costi indiretti per la conservazione conforme: la sola tenuta di un archivio
cartaceo decennale di centinaia di fatture è onerosa rispetto alla conservazione elettronica. Va inoltre
considerato che la fattura elettronica favorisce automatismi nella tenuta della contabilità, nella
liquidazione IVA periodica e nella precompilazione dei modelli dichiarativi, riducendo il rischio di errori
e di omissioni.
I tempi di emissione sono identici: 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione,
intesa come momento della consegna del bene o di completamento del servizio. Le sanzioni per
omessa o tardiva fatturazione sono disciplinate dal decreto legislativo 471/1997 e dal 2024 sono state
oggetto di revisione: dal 90% al 180% dell’IVA non documentata, con minimo di 250 euro per fattura. In caso
di scarto del file XML da parte del SdI, il termine per la corretta emissione decorre dalla notifica di
scarto e l’obbligo si considera assolto se la nuova trasmissione avviene entro cinque giorni dalla notifica.
Per le operazioni rilevanti senza scarto ma con problemi di consegna, il documento si considera comunque
emesso al momento dell’invio al SdI. Il regime sanzionatorio per la falsa fatturazione è particolarmente
severo nelle ipotesi penalmente rilevanti, dove possono concorrere condotte di emissione di fatture per
operazioni inesistenti e di utilizzo delle stesse in dichiarazione, fattispecie autonome punite con la
reclusione.
Articoli chiave da consultare
- Art. 38 DPR 633/72 — esecuzione dei versamenti IVA periodici
- Art. 38-bis2 DPR 633/72 — comunicazione dei dati e dichiarazione IVA
- Art. 1 DPR 633/72 — presupposti applicativi dell’IVA
- Art. 2 DPR 633/72 — cessioni di beni e operazioni assimilate
- Art. 4 DPR 633/72 — esercizio di imprese ai fini IVA
- Art. 7-ter DPR 633/72 — territorialità dei servizi B2B/B2C
- Art. 7 DPR 633/72 — territorialità IVA: definizioni e ambito
- Art. 6-ter DPR 633/72 — buono-corrispettivo monouso (SPV) ai fini IVA
- Art. 30 DPR 633/72 — rimborso annuale dell’IVA
- Art. 29 DPR 633/72 — elenchi clienti e fornitori
- Art. 80 DPR 131/1986 — imposta di registro: principi
- Art. 95 TUIR — spese per prestazioni di lavoro nelle società
- Art. 1 DPR 600/1973 — obbligo dichiarativo e soggetti passivi
- Art. 2 DPR 600/1973 — contenuto della dichiarazione delle persone fisiche
- Art. 3 DPR 600/1973 — certificazioni e documenti della dichiarazione
- Art. 1 D.Lgs. 74/2000 — definizioni in materia di reati tributari
- Art. 3 D.Lgs. 74/2000 — dichiarazione fraudolenta mediante altri artifici
- Art. 21-bis D.Lgs. 74/2000 — efficacia delle sentenze penali nel processo tributario
- Art. 86 CTS — regime forfetario per le attività commerciali ETS
- Art. 94 CTS — disposizioni in materia di controlli fiscali ETS
Domande frequenti
Qual è la differenza principale tra fattura elettronica e cartacea?
La fattura elettronica è un file XML conforme al tracciato FatturaPA trasmesso tramite il Sistema di Interscambio dell’Agenzia Entrate; la cartacea è un documento in formato libero (carta o PDF semplice) consegnato direttamente al cliente. L’elettronica è obbligatoria per quasi tutte le operazioni domestiche, mentre la cartacea sopravvive solo in ambiti residuali.
I forfettari devono emettere fattura elettronica?
Sì. Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo di fattura elettronica si applica anche ai contribuenti in regime forfettario senza alcuna soglia di ricavi. La precedente esenzione sotto 25.000 euro è venuta meno. L’obbligo riguarda tutte le operazioni B2B e B2C verso clienti residenti o stabiliti in Italia.
Cosa succede se la fattura elettronica viene scartata dal SdI?
Lo scarto si verifica per errori formali (XML non conforme, partita IVA inesistente, codice destinatario non valido). Il SdI invia una notifica di scarto e il documento si considera non emesso. Occorre correggere il file e ritrasmettere entro cinque giorni dalla notifica di scarto, mantenendo il numero e la data della fattura originaria.
La fattura cartacea per clienti esteri va comunicata?
Sì. Le operazioni transfrontaliere verso soggetti UE ed extra-UE devono essere comunicate al fisco italiano tramite il flusso elettronico SdI con i codici tipo documento TD17 (servizi ricevuti UE/extra-UE), TD18 (beni intra-UE) e TD19 (beni in deposito IVA). Il vecchio esterometro è confluito nel flusso SdI dal 1° luglio 2022.
Quanto tempo va conservata la fattura?
Dieci anni dalla data di emissione, sia per la fattura elettronica sia per quella cartacea. La conservazione elettronica deve essere conforme al codice dell’amministrazione digitale e prevede firma elettronica qualificata e marca temporale. L’Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito di conservazione che assolve l’obbligo per chi vi aderisce.
Nota conclusiva sulla fatturazione
La piena digitalizzazione del ciclo di fatturazione non riguarda soltanto l’emissione del documento, ma
anche la successiva fase di registrazione contabile, di liquidazione IVA e di conservazione decennale. La
fattura elettronica, una volta transitata dal Sistema di Interscambio, alimenta in automatico i registri IVA,
il portale dell’Agenzia delle Entrate “Fatture e Corrispettivi” e — in molti casi — i software gestionali
del commercialista. Questo flusso consente la precompilazione della dichiarazione IVA e riduce il rischio di
omissioni, di doppi inserimenti e di disallineamenti tra il dato dichiarato e il dato comunicato. Anche per
le operazioni transfrontaliere, l’uso dei codici TD17, TD18 e TD19 attraverso il SdI uniforma il flusso
informativo verso il fisco e supera definitivamente l’obbligo del vecchio esterometro. Per il contribuente
residuale che ancora utilizza la fattura cartacea, è essenziale curare con attenzione la conservazione
conforme e la corretta gestione delle annotazioni nei registri IVA, per non incorrere nelle sanzioni
applicabili in caso di controllo da parte degli uffici finanziari.
Questa guida ha valore divulgativo e non costituisce consulenza fiscale. Per casi specifici è raccomandato il parere di un professionista abilitato.