Testo dell'articoloVigente
Art. 44 D.Lgs. 82/2005 CAD — Requisiti per la gestione e conservazione dei documenti informatici
In vigore dal 01/01/2006
1. Il sistema di gestione informatica dei documenti delle pubbliche amministrazioni, di cui all' articolo 52 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 , è organizzato e gestito, anche in modo da assicurare l'indicizzazione e la ricerca dei documenti e fascicoli informatici attraverso il sistema di cui all'articolo 40-ter nel rispetto delle Linee guida.
1-bis. Il sistema di gestione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni è gestito da un responsabile che opera d'intesa con il dirigente dell'ufficio di cui all'articolo 17 del presente Codice, il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all' articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 , ove nominato, e con il responsabile del sistema della conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza. Almeno una volta all'anno il responsabile della gestione dei documenti informatici provvede a trasmettere al sistema di conservazione i fascicoli e le serie documentarie anche relative a procedimenti non conclusi.
1-ter. ((In tutti i casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione, anche a carico di soggetti privati, il sistema)) di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee guida.
1-quater. Il responsabile della conservazione, che opera d'intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi, può affidare, ai sensi dell'articolo 34, comma 1-bis, lettera b), la conservazione dei documenti informatici ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative, e tecnologiche e di protezione dei dati personali. Il responsabile della conservazione della pubblica amministrazione, che opera d'intesa, oltre che con i responsabili di cui al comma 1-bis, anche con il responsabile della gestione documentale, effettua la conservazione dei documenti informatici secondo quanto previsto all'articolo 34, comma 1-bis.
Commento
L'articolo 44 CAD rappresenta la norma cardine sull'organizzazione interna della conservazione documentale nelle PA, completando quanto disposto dall'art. 43 sul piano dei requisiti soggettivi e procedurali. La scelta di individuare tre distinte figure di responsabilità — gestione documentale, protezione dei dati, conservazione — riflette la complessità del ciclo di vita del documento informatico, che attraversa fasi (formazione, registrazione, archiviazione, conservazione permanente) governate da regole diverse.
Il rinvio alle Linee guida AgID (ora versione 2021, aggiornata rispetto al DPCM 2013) è essenziale per comprendere i requisiti tecnici concreti: i sistemi di conservazione devono adottare formati aperti e standard internazionali (PDF/A, XML, TIFF), garantire l'apposizione di marche temporali qualificate e firme digitali ai pacchetti di archiviazione (SIP, AIP, DIP secondo lo standard OAIS ISO 14721), ed essere sottoposti a verifiche periodiche di integrità. L'accreditamento AgID dei conservatori privati è condizione necessaria per l'affidamento in outsourcing ex comma 1-quater.
Il coordinamento con il GDPR (Reg. UE 2016/679) è particolarmente rilevante: il responsabile della conservazione deve collaborare con il DPO della PA per definire i periodi di conservazione compatibili con le finalità del trattamento, predisporre misure di pseudonimizzazione o cifratura ove richiesto, e assicurare che le procedure di scarto documentale rispettino il principio di limitazione della conservazione. In caso di trasferimento dei dati a un conservatore privato (terzo ai sensi del GDPR), è necessario stipulare un accordo di responsabile del trattamento ex art. 28 Reg. 2016/679.
Casi pratici
Caso 1: Affidamento della conservazione in outsourcing
Caso 2: Verifica di integrità dei documenti conservati
Domande frequenti
Chi è responsabile della conservazione dei documenti informatici in una PA?
L'art. 44 CAD prevede un responsabile della conservazione che opera d'intesa con il responsabile della gestione documentale, il responsabile del trattamento dei dati personali e il responsabile dei sistemi informativi. Può delegare la conservazione a soggetti accreditati AgID, ma rimane responsabile del risultato. Nelle PA di ridotte dimensioni tali funzioni possono essere cumulate da un'unica figura.
Con quale frequenza devono essere trasmessi i fascicoli al sistema di conservazione?
Almeno una volta l'anno, anche per i procedimenti non ancora conclusi. Il responsabile della gestione dei documenti informatici è tenuto a effettuare questa trasmissione periodica al sistema di conservazione, evitando che i fascicoli rimangano indefinitamente nell'archivio corrente senza transizione alla conservazione permanente.
Quali caratteristiche deve assicurare il sistema di conservazione digitale?
Il comma 1-ter dell'art. 44 CAD elenca cinque requisiti essenziali: autenticità (il documento è ciò che dichiara di essere), integrità (non è stato alterato), affidabilità (il processo di conservazione è verificabile), leggibilità (il documento è fruibile nel tempo), reperibilità (il documento è rintracciabile). Tali requisiti devono essere garantiti secondo le modalità delle Linee guida AgID.
Vedi anche