Testo dell'articoloVigente
Art. 43 D.Lgs. 82/2005 CAD — Conservazione ed esibizione dei documenti
In vigore dal 01/01/2006
((
1. Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida. ))
1-bis. Se il documento informatico è conservato per legge da uno dei soggetti di cui all'articolo 2, comma 2, cessa l'obbligo di conservazione a carico dei cittadini e delle imprese che possono in ogni momento richiedere accesso al documento stesso ((ai medesimi soggetti di cui all'articolo 2, comma
2. Le amministrazioni rendono disponibili a cittadini ed imprese i predetti documenti attraverso servizi on-line accessibili previa identificazione con l'identità digitale di cui all'articolo 64 ed integrati con i servizi di cui agli articoli 40-ter e 64-bis)) .
2. Restano validi i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento già conservati mediante riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro processo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali ((ai sensi della disciplina vigente al momento dell'invio dei singoli documenti nel sistema di conservazione)) .
3. I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle ((Linee guida)) .
4. Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i beni e le attività culturali sugli archivi delle pubbliche amministrazioni e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico ai sensi delle disposizioni del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 .
Commento
L'articolo 43 CAD costituisce il pilastro normativo della conservazione digitale a lungo termine, imponendo che i sistemi adottati garantiscano non solo l'integrità e l'autenticità del documento nel tempo, ma anche la sua effettiva esibibilità su richiesta. Il riferimento alle Linee guida AgID (già regole tecniche DPCM 3 dicembre 2013, ora aggiornate nel 2021) delimita l'ambito tecnico entro cui operare: la conservazione deve assicurare leggibilità, reperibilità e non alterazione del documento per l'intera durata dell'obbligo legale di conservazione.
Il comma 1-bis introduce un meccanismo di scarico dell'onere conservativo dal privato verso la PA che detiene il documento, in linea con il principio «once only» sancito dall'eGovernment Action Plan europeo e richiamato anche nel Regolamento eIDAS 2 (Reg. UE 2024/1183). Quando la PA conserva un documento per obbligo di legge, il cittadino non deve duplicarne la custodia: basta una richiesta di accesso digitale tramite identità digitale certificata. Questo snellisce gli oneri di compliance per imprese e privati, che non devono più archiviare fisicamente atti già presenti negli archivi pubblici.
In chiave GDPR, il comma 3 — che consente l'archiviazione cartacea temporanea per esigenze correnti — va letto in combinato con il principio di limitazione della conservazione (art. 5, par. 1, lett. e), Reg. 2016/679): i dati personali contenuti nei documenti non possono essere conservati più a lungo del necessario rispetto alle finalità originarie. Il responsabile della conservazione deve perciò definire piani di scarto che siano compatibili sia con le norme civilistiche (decennale per atti contabili) sia con le politiche di protezione dati.
Domande frequenti
Un'impresa deve conservare i propri documenti se la PA li ha già archiviati digitalmente?
No. L'art. 43 comma 1-bis CAD prevede che, quando un soggetto pubblico ex art. 2 comma 2 CAD conserva per legge un documento informatico, l'obbligo di conservazione cessa a carico del privato. L'impresa può sempre richiedere accesso al documento, che la PA mette a disposizione tramite servizi on-line con identificazione digitale.
Cosa si intende per «conformità alle Linee guida» nella conservazione digitale?
Le Linee guida AgID (aggiornate nel 2021 in attuazione del CAD) fissano i requisiti tecnici e organizzativi dei sistemi di conservazione: autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità nel tempo. Il rispetto di questi standard è condizione necessaria affinché il documento informatico conservato produca pieno effetto giuridico.
I documenti già conservati su supporto ottico prima dell'entrata in vigore del CAD rimangono validi?
Sì. Il comma 2 dell'art. 43 CAD fa salva la validità degli archivi, delle scritture contabili e di ogni altro documento già conservato su supporto fotografico, ottico o con altro processo idoneo, purché conformi alla disciplina vigente al momento dell'inserimento nel sistema di conservazione.
Vedi anche