Indice
- Disciplina le modalita di invio e sottoscrizione delle istanze alla PA.
- Le istanze possono essere inviate per fax e via telematica.
- Le istanze telematiche sono valide se conformi all'articolo 65 del CAD.
- Le istanze cartacee sono firmate in presenza del dipendente o con copia del documento d'identita.
- Norma centrale sulla validita formale delle istanze alla pubblica amministrazione.
Testo dell'articoloVigente
Art. 38 D.P.R. 445/2000 — (L-R) Modalità di invio e sottoscrizione delle istanze
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 — T.U. Documentazione Amministrativa
1. Tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi possono essere inviate anche per fax e via telematica. (L)
2. Le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica , ivi comprese le domande per la partecipazione a selezioni e concorsi per l'assunzione, a qualsiasi titolo, in tutte le pubbliche amministrazioni, o per l'iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti presso le pubbliche amministrazioni, sono valide se effettuate secondo quanto previsto dall' articolo 65 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 .
3. Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da produrre agli organi della amministrazione pubblica o ai gestori o esercenti di pubblici servizi sono sottoscritte dall'interessato in presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore. La copia fotostatica del documento è inserita nel fascicolo. La copia dell'istanza sottoscritta dall'interessato e la copia del documento di identità possono essere inviate per via telematica; nei procedimenti di aggiudicazione di contratti pubblici, detta facoltà è consentita nei limiti stabiliti dal regolamento di cui all' articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n. 59 . (L)
3-bis. Il potere di rappresentanza per la formazione e la presentazione di istanze, progetti, dichiarazioni e altre attestazioni nonché per il ritiro di atti e documenti presso le pubbliche amministrazioni e i gestori o esercenti di pubblici servizi può essere validamente-conferito ad altro soggetto con le modalità di cui al presente articolo
Commento
Una norma cardine della digitalizzazione
L'articolo 38 disciplina uno snodo essenziale del rapporto fra cittadino e PA: le modalita di trasmissione e di sottoscrizione delle istanze. La norma ha subito interventi significativi nel tempo, allineandosi progressivamente all'evoluzione tecnologica e in particolare al CAD (D.Lgs. 82/2005). Resta il fulcro per l'identificazione del cittadino nelle relazioni con la PA.
Trasmissione per fax e via telematica
Il comma 1 ammette la trasmissione di tutte le istanze e dichiarazioni alla PA o ai gestori di pubblici servizi anche per fax e via telematica. La norma sostituisce la rigida fisicita dello sportello con strumenti a distanza. La modalita telematica include oggi PEC, portali web della PA, piattaforme dedicate (es. INPS Cittadini, AppIO, fascicolo digitale). Il fax e oggi residuale ma ancora previsto.
Validita delle istanze telematiche
Il comma 2 specifica le condizioni di validita delle istanze telematiche: vale quanto previsto dall'articolo 65 del D.Lgs. 82/2005 (CAD). Le istanze sono valide se sottoscritte con firma digitale qualificata o firma elettronica avanzata, oppure trasmesse via PEC con identificazione del mittente, oppure presentate previo accesso autenticato con SPID, CIE o eIDAS. L'articolo 65 CAD costituisce il riferimento operativo per ogni invio digitale.
Sottoscrizione delle istanze cartacee
Il comma 3 mantiene la disciplina classica per le istanze cartacee. La sottoscrizione e apposta in presenza del dipendente addetto, oppure le istanze sono firmate e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identita valido. La doppia modalita (presenza o copia documento) e norma di estrema rilevanza pratica, che evita autenticazioni notarili.
Concorsi e contratti pubblici
Il comma 2 menziona espressamente che la disciplina vale per le domande di partecipazione a selezioni e concorsi pubblici e per le iscrizioni in albi, registri o elenchi. Per i contratti pubblici, la modalita telematica e oggi obbligatoria su piattaforme dedicate (es. MePA, piattaforme regionali, e in prospettiva la piattaforma unica nazionale prevista dal Codice dei contratti 2023).
Profili pratici e accesso digitale
L'articolo 38 e la base normativa dell'accesso digitale ai servizi pubblici. Ogni istanza inviata via SPID, CIE, PEC trova fondamento sostanziale in questa disposizione, integrata dal CAD. Per il cittadino e essenziale conoscere queste regole: una istanza inviata con email ordinaria, senza firma digitale e senza accesso autenticato, e priva di validita ai fini procedimentali. La PA puo (e deve) richiedere integrazione o respingere l'istanza non conforme.
L'articolo 3-bis del CAD ha introdotto il domicilio digitale del cittadino. La PA deve comunicare con i destinatari prioritariamente attraverso il domicilio digitale, riducendo l'uso della corrispondenza cartacea. L'articolo 38 si combina con questa evoluzione: per le istanze in entrata, le modalita telematiche sono sempre piu valorizzate; per le comunicazioni in uscita, il domicilio digitale e canale preferenziale. Il quadro complessivo realizza la cosiddetta amministrazione digitale per default, principio cardine della trasformazione amministrativa.
Massime giurisprudenziali
Cass. V Penale, sent. n. 20570/2015
Perché è importante: alta
Cass. III Civile, sent. n. 1751/2018
Perché è importante: media
Pronunce della Corte Costituzionale
Sentenza n. 33/2019
infondatezza
Nel ribadire la competenza esclusiva dello Stato in materia di amministrazione digitale e procedimento amministrativo, la Corte ha riconosciuto la centralita' delle modalita' di sottoscrizione e trasmissione dei documenti amministrativi disciplinate da D.P.R. 445/2000 e CAD nell'assicurare la certezza dei rapporti giuridici tra cittadini e P.A.
Consulta la pronuncia su www.cortecostituzionale.itPrassi e linee guida
Piattaforma · Firma Elettronica Qualificata
AgID
Linee guida e regole tecniche per la firma elettronica qualificata e la firma digitale utilizzabili per la sottoscrizione di istanze e dichiarazioni rivolte alla P.A. ai sensi dell'art. 38 del D.P.R. 445/2000 e degli artt. 20 e 65 del CAD.
Leggi il documento su www.agid.gov.itPiattaforma · SPID Sistema Pubblico di Identita' Digitale
AgID
L'identita' digitale SPID consente di presentare istanze e dichiarazioni alla P.A. con valore di sottoscrizione ex art. 65 CAD, integrando una delle modalita' previste dall'art. 38 del D.P.R. 445/2000 per la trasmissione telematica.
Leggi il documento su www.agid.gov.itDocumento programmatico · Dipartimento per la Trasformazione Digitale
Fonte ufficiale
Indirizzi nazionali per la digitalizzazione dei procedimenti amministrativi e la dematerializzazione delle istanze: le modalita' di invio e sottoscrizione di cui all'art. 38 DPR 445/2000 si integrano con i canali digitali (PEC, SPID, CIE, firma digitale).
Leggi il documento su innovazione.gov.itCasi pratici
Caso 1: Istanza via PEC al Comune
Caso 2: Concorso pubblico via inPA
Domande frequenti
Posso inviare un'istanza alla PA via email?
Non con email ordinaria. L'articolo 38 e l'articolo 65 CAD richiedono PEC, firma digitale qualificata, firma elettronica avanzata o accesso autenticato con SPID/CIE. L'email ordinaria non garantisce identita del mittente e integrita del messaggio.
Come si presenta un'istanza cartacea?
Firmata in presenza del dipendente addetto allo sportello, oppure firmata e accompagnata da copia fotostatica non autenticata di un documento di identita valido del sottoscrittore. Non occorre autenticazione notarile.
Per i concorsi pubblici quali modalita sono ammesse?
Tipicamente solo la modalita telematica attraverso il portale dedicato (es. inPA), con accesso autenticato via SPID, CIE o eIDAS. Le modalita cartacee sono ormai residuali per concorsi pubblici nelle pubbliche amministrazioni centrali, in coerenza con la digitalizzazione obbligatoria.
Vedi anche