Testo dell'articoloVigente
In sintesi
- La contabilità semplificata è riservata alle imprese individuali e alle società di persone con ricavi entro le soglie di legge; applica il criterio di cassa.
- La contabilità ordinaria è obbligatoria per tutte le società di capitali (SRL, SpA, ecc.) e per chi supera le soglie di ricavi; applica il criterio di competenza.
- Con la contabilità semplificata non hai l’obbligo di tenere il libro giornale, il libro degli inventari e il bilancio d’esercizio formale.
- Con la contabilità ordinaria i ricavi e i costi vanno imputati all’esercizio in cui si è verificato il fatto economico, indipendentemente dal pagamento.
- Passare volontariamente alla contabilità ordinaria (pur avendo i requisiti per la semplificata) è sempre possibile, ma è una scelta vincolante per tre anni.
- Il regime contabile influisce anche sulla determinazione del reddito fiscale: competenza vs cassa possono dare risultati molto diversi in anni con forti oscillazioni di incassi.
Quando puoi scegliere e quando non puoi
La contabilità non è solo un obbligo burocratico: il regime che adotti – semplificato o ordinario – determina come calcoli il tuo reddito imponibile, quali libri devi tenere e quanto ti costa la gestione amministrativa. Capire le differenze ti aiuta a fare scelte consapevoli e, dove hai davvero la libertà di scegliere, a ottimizzare la situazione.
La regola di base è semplice: le società di capitali (SRL, SpA, società cooperative) sono sempre e obbligatoriamente in contabilità ordinaria. Non c’è soglia di ricavi che permetta loro di passare alla semplificata. Per tutte le altre – ditte individuali e società di persone (SNC, SAS) – la scelta dipende dai ricavi dell’anno precedente.
La contabilità semplificata applica il cosiddetto ‘regime di cassa’: i ricavi si contano quando sono effettivamente incassati e i costi quando sono effettivamente pagati. La contabilità ordinaria applica invece il ‘principio di competenza’: un ricavo va imputato all’anno in cui hai consegnato il bene o ultimato la prestazione, anche se il cliente pagherà il prossimo anno.
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| Aspetto | Contabilità semplificata | Contabilità ordinaria |
|---|---|---|
| Chi può adottarla | Ditte individuali e società di persone con ricavi entro le soglie | Tutte le società di capitali (SRL, SpA); chi supera le soglie; chi sceglie volontariamente |
| Criterio di imputazione reddito | Cassa (incasso/pagamento effettivo) | Competenza (maturazione del diritto/obbligo) |
| Libri contabili obbligatori | Registro IVA acquisti/vendite (anche per cassa) | Libro giornale, libro inventari, mastri, registro IVA |
| Bilancio d'esercizio formale | Non obbligatorio | Obbligatorio (Stato Patrimoniale, Conto Economico, Nota Integrativa) |
| Costo di gestione stimato | Più basso (meno scritture) | Più alto (maggiore complessità) |
| Possibilità di scelta libera | Sì, entro le soglie (ma vincolante 3 anni se si opta per ordinaria) | Sempre per le società di capitali; per scelta volontaria |
Esempio pratico
-
Esempio numerico. Tizio gestisce una ditta individuale nel settore servizi con ricavi annui di 300.000 euro. La soglia per la contabilità semplificata (servizi) è 400.000 euro, quindi Tizio potrebbe restare in semplificata.
A dicembre Tizio emette una fattura da 50.000 euro che il cliente paga il 15 gennaio dell’anno successivo.
In contabilità semplificata (cassa): i 50.000 euro non sono reddito del 2025 – lo diventano nel 2026, quando incassa. Tizio paga meno IRPEF nel 2025 e di più nel 2026.
In contabilità ordinaria (competenza): i 50.000 euro sono già ricavi del 2025, perché la prestazione è stata ultimata e la fattura emessa. Tizio paga IRPEF su questa somma nel 2025 anche se non ha ancora incassato. Di contro, ha un credito verso il cliente iscritto in bilancio.
In anni di crescita rapida, la cassa è vantaggiosa: tassa i ricavi quando arrivano i soldi. In anni di contrazione, la competenza può essere preferibile perché riconosce prima i costi. La scelta va fatta con il proprio commercialista valutando le prospettive pluriennali.
Documenti necessari
- Registro IVA acquisti e registro IVA vendite (obbligatori in entrambi i regimi)
- Libro giornale e libro degli inventari (solo contabilità ordinaria)
- Bilancio d’esercizio con relazione (solo contabilità ordinaria e società di capitali)
- Dichiarazione di opzione per la contabilità ordinaria se scelta volontariamente
- Modello Redditi PF quadro RF (impresa in contabilità ordinaria) o RG (contabilità semplificata)
- Registro dei beni ammortizzabili (entrambi i regimi, ma più dettagliato in ordinaria)
Caso 1 – Tizio: ditta individuale in semplificata, non conviene passare all'ordinaria
Scenario. Tizio gestisce uno studio di consulenza informatica come ditta individuale con ricavi di 180.000 euro l’anno (servizi). Potrebbe restare in contabilità semplificata, ma un collega gli ha detto che ‘l’ordinaria è più professionale’.
Come si applica. Per le imprese di servizi la soglia per la contabilità semplificata è 400.000 euro: Tizio è ben al di sotto. Passare volontariamente alla contabilità ordinaria significa sobbarcarsi libro giornale, libro inventari, bilancio formale e costi di consulenza contabile significativamente più alti. Il guadagno in termini di immagine professionale è marginale per una ditta individuale senza obbligo di pubblicazione del bilancio. Se i ricavi di Tizio sono abbastanza costanti nel tempo, la semplificata (con il regime di cassa) è la scelta economicamente razionale.
In pratica
- La contabilità semplificata non è ‘meno seria’: è semplicemente adatta alle imprese di dimensioni contenute. Non incide sulla credibilità verso clienti o banche, che guardano al fatturato, non al tipo di registro.
- Se hai forti oscillazioni stagionali negli incassi, il regime di cassa può essere vantaggioso: paghi le tasse sui ricavi nell’anno in cui li incassi davvero.
- Optare volontariamente per la contabilità ordinaria ti vincola per tre anni: valuta attentamente prima di scegliere.
Caso 2 – Alfa SRL: ordinaria obbligatoria, nessuna alternativa
Scenario. Caio fonda Alfa SRL per svolgere la stessa attività di consulenza di Tizio. I ricavi previsti nel primo anno sono 80.000 euro, ben sotto qualsiasi soglia.
Come si applica. Alfa SRL è una società di capitali: la contabilità ordinaria è obbligatoria per legge, indipendentemente dal volume di ricavi. Non esiste una soglia che permetta a una SRL di adottare la contabilità semplificata. Caio dovrà tenere il libro giornale, il libro degli inventari, redigere il bilancio d’esercizio (anche se in forma abbreviata per le piccole imprese) e applicare il principio di competenza. Il costo di gestione contabile sarà strutturalmente più alto rispetto alla ditta individuale semplificata di Tizio. Questo è uno dei costi ‘nascosti’ dell’aprire una SRL che va messo in conto nella valutazione di convenienza.
In pratica
- La SRL, anche con ricavi minimi, è sempre in contabilità ordinaria: è un obbligo di legge, non una scelta.
- Il bilancio d’esercizio delle piccole SRL può essere redatto in forma abbreviata (art. 2435-bis c.c.), con minor dettaglio nella nota integrativa.
- Il costo annuale del commercialista per una SRL in ordinaria è tipicamente superiore a quello di una ditta individuale in semplificata: tienilo in conto nel calcolo di convenienza complessivo.
Quando rivolgersi a un professionista
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Domande frequenti
Quali sono le soglie di ricavi per la contabilità semplificata?
Le soglie sono fissate per legge: per le imprese che svolgono prestazioni di servizi il limite è 400.000 euro di ricavi annui; per le altre imprese (commercio, produzione) il limite è 700.000 euro. Se superi queste soglie nell’anno, sei obbligato all’ordinaria dall’anno successivo.
Una SRL può adottare la contabilità semplificata?
No. Le società di capitali (SRL, SpA, società in accomandita per azioni, società cooperative) sono sempre e obbligatoriamente in contabilità ordinaria, senza eccezioni legate ai ricavi.
Qual è la differenza pratica tra cassa e competenza?
Con il criterio di cassa il ricavo o il costo è del periodo in cui il denaro si muove (incasso o pagamento). Con la competenza è del periodo in cui si verifica il fatto economico (consegna del bene, ultimazione del servizio), anche se il pagamento avviene in un altro anno.
Posso scegliere di andare in contabilità ordinaria pur avendo ricavi bassi?
Sì, se sei una ditta individuale o una società di persone puoi optare volontariamente per la contabilità ordinaria. L’opzione è vincolante per tre anni e si esercita nel comportamento concludente (tenuta delle scritture ordinarie) o con apposita dichiarazione.
La contabilità semplificata influisce sulla deducibilità dei costi?
Non sull’elenco dei costi deducibili, ma sul momento in cui si deducono: in semplificata i costi sono deducibili quando pagati (cassa); in ordinaria quando di competenza dell’esercizio. Questo può creare differenze temporali significative, per esempio sui canoni d’affitto o sulle utenze.
Il regime contabile cambia l'IRPEF che pago?
Può cambiare il momento in cui la paghi. Se un incasso arriva a dicembre ma viene registrato a gennaio (in cassa), sposta l’imponibile all’anno successivo. In competenza, invece, quell’incasso è dell’esercizio in cui la prestazione è ultimata. In termini assoluti e su periodi pluriennali la differenza tende ad azzerarsi, ma anno per anno può essere rilevante.
Domande frequenti
Quali sono le soglie di ricavi per la contabilità semplificata?
Le soglie sono fissate per legge: per le imprese che svolgono prestazioni di servizi il limite è 400.000 euro di ricavi annui; per le altre imprese (commercio, produzione) il limite è 700.000 euro. Se superi queste soglie nell'anno, sei obbligato all'ordinaria dall'anno successivo.
Una SRL può adottare la contabilità semplificata?
No. Le società di capitali (SRL, SpA, società in accomandita per azioni, società cooperative) sono sempre e obbligatoriamente in contabilità ordinaria, senza eccezioni legate ai ricavi.
Qual è la differenza pratica tra cassa e competenza?
Con il criterio di cassa il ricavo o il costo è del periodo in cui il denaro si muove (incasso o pagamento). Con la competenza è del periodo in cui si verifica il fatto economico (consegna del bene, ultimazione del servizio), anche se il pagamento avviene in un altro anno.
Posso scegliere di andare in contabilità ordinaria pur avendo ricavi bassi?
Sì, se sei una ditta individuale o una società di persone puoi optare volontariamente per la contabilità ordinaria. L'opzione è vincolante per tre anni e si esercita nel comportamento concludente (tenuta delle scritture ordinarie) o con apposita dichiarazione.
La contabilità semplificata influisce sulla deducibilità dei costi?
Non sull'elenco dei costi deducibili, ma sul momento in cui si deducono: in semplificata i costi sono deducibili quando pagati (cassa); in ordinaria quando di competenza dell'esercizio. Questo può creare differenze temporali significative, per esempio sui canoni d'affitto o sulle utenze.
Il regime contabile cambia l'IRPEF che pago?
Può cambiare il momento in cui la paghi. Se un incasso arriva a dicembre ma viene registrato a gennaio (in cassa), sposta l'imponibile all'anno successivo. In competenza, invece, quell'incasso è dell'esercizio in cui la prestazione è ultimata. In termini assoluti e su periodi pluriennali la differenza tende ad azzerarsi, ma anno per anno può essere rilevante.