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Ultimo aggiornamento: 19 Maggio 2026
Fonte: Normattiva.it · Gazzetta Ufficiale

Testo dell'articoloVigente

Informazione giuridica di carattere generale — Il presente contenuto costituisce informazione giuridica di carattere generale e non sostituisce in alcun modo il parere di un avvocato iscritto all’Albo. La norma riportata è tratta da fonti ufficiali (Normattiva, Gazzetta Ufficiale) e il commento ha finalità divulgativa. Per la valutazione del caso specifico è necessario consultare un professionista abilitato.

In sintesi

Prima degli esempi: perche l’art. 5 e diverso dall’art. 3

Il D.P.R. 600/1973 distingue gli obblighi di conservazione documentale in base alla natura del soggetto. L’art. 3 riguarda le persone fisiche che esercitano attivita d’impresa o di lavoro autonomo, mentre l’art. 5 e dedicato ai soggetti IRES: societa di capitali, enti commerciali e non commerciali, societa ed enti esteri con stabile organizzazione in Italia. La differenza non e formale: i soggetti IRES sono tipicamente piu strutturati, redigono un bilancio d’esercizio secondo regole codicistiche o statutarie e producono verbali e relazioni che hanno valore probatorio sia interno sia verso terzi.

La ratio della norma e duplice. Da un lato consente all’ufficio di ricostruire la base imponibile e le poste contabili in sede di accertamento; dall’altro tutela il contribuente, che attraverso quella stessa documentazione puo esercitare il diritto di difesa, provare la correttezza delle proprie scelte e contrastare eventuali rettifiche. Senza documenti conservati e ordinati, l’ufficio puo procedere ad accertamento induttivo ai sensi dell’art. 39 D.P.R. 600/1973, e l’impresa perde la possibilita di opporre prova contraria efficace.

Documenti coperti: bilancio, verbali, relazioni e prospetti

Il primo comma dell’art. 5 elenca le categorie di documenti che i soggetti IRES con attivita commerciale devono conservare. Si tratta in primo luogo del bilancio d’esercizio con i suoi allegati (stato patrimoniale, conto economico, rendiconto finanziario, nota integrativa), del rendiconto per gli enti che non redigono bilancio in senso tecnico, dei verbali degli organi sociali (assemblea, consiglio di amministrazione, collegio sindacale) e delle relazioni obbligatorie (relazione sulla gestione, relazione del collegio sindacale, relazione del revisore).

A questi documenti civilistici si aggiungono, sul versante fiscale, i registri obbligatori per le imposte sui redditi e per l’IVA, le scritture ausiliarie, il libro inventari e il libro giornale. La norma rinvia implicitamente all’art. 14 D.P.R. 600/1973 per il dettaglio delle scritture contabili obbligatorie dei soggetti IRES, e all’art. 39 D.P.R. 633/1972 per i registri IVA.

Termini di conservazione e perimetro soggettivo

I documenti contabili principali si conservano per il termine previsto dall’art. 22 D.P.R. 600/1973, ovvero fino alla definizione degli accertamenti relativi al periodo d’imposta, e comunque per il termine ordinario di cinque anni dall’ultima registrazione, fatte salve le norme del codice civile che per i libri sociali prevedono termini piu ampi: i verbali assembleari, ad esempio, devono essere conservati senza limiti di tempo ai sensi dell’art. 2421 c.c.

Per le certificazioni dei sostituti d’imposta (Certificazione Unica) e per i documenti probatori di versamenti (F24) e oneri deducibili o detraibili, il termine e quello previsto dall’art. 43 D.P.R. 600/1973, collegato alla decadenza del potere di accertamento (oggi al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione, o del settimo in caso di dichiarazione omessa). Sul piano soggettivo, l’obbligo grava su tutti i soggetti IRES con sostanziali differenze a seconda della natura: societa di capitali ed enti commerciali per l’intera attivita; enti non commerciali per la sola attivita d’impresa eventualmente esercitata; soggetti esteri per la sola attivita riferibile alla stabile organizzazione italiana.

Caso 1: la SRL Alfa e la verifica generale sull’esercizio

Scenario. Alfa S.r.l., societa di capitali con un fatturato di circa otto milioni di euro, riceve un avviso di verifica per il periodo d’imposta in corso da quattro anni. I verificatori chiedono l’esibizione del bilancio integrale, dei verbali assembleari dell’esercizio sotto controllo e di quello precedente, della relazione sulla gestione, dei libri sociali e di tutti i registri contabili e IVA.

Come si legge in pratica. Tutta la documentazione richiesta rientra nel perimetro dell’art. 5 D.P.R. 600/1973. Alfa deve esibire i documenti entro il termine indicato nell’ordine di accesso: il rifiuto, l’occultamento o la dichiarazione di indisponibilita non veritiera espone alla preclusione probatoria prevista dall’art. 32 D.P.R. 600/1973, oltre che alle sanzioni amministrative e, nei casi piu gravi, alla denuncia per occultamento o distruzione di documenti contabili.

Documenti. Bilancio d’esercizio depositato al Registro delle Imprese con tutti gli allegati, verbali assembleari e del CdA dell’esercizio controllato, libro giornale, libro inventari, registri IVA acquisti e vendite, registro dei beni ammortizzabili, prospetti di calcolo della base imponibile IRES e IRAP, Certificazioni Uniche emesse e ricevute.

Caso 2: l’associazione Beta e l’attivita commerciale collaterale

Scenario. Beta, associazione culturale qualificata come ente non commerciale, organizza in via principale eventi gratuiti per i soci ma gestisce anche un piccolo bar interno aperto al pubblico, che genera ricavi commerciali per circa cinquantamila euro l’anno. L’ufficio chiede l’esibizione della documentazione fiscale relativa all’attivita di somministrazione.

Come si legge in pratica. Ai sensi del secondo comma dell’art. 5 D.P.R. 600/1973, gli enti non commerciali devono tenere e conservare un bilancio separato relativo alle attivita commerciali eventualmente esercitate. Beta e tenuta a esibire scritture contabili separate per la gestione del bar, distinte da quelle dell’attivita istituzionale. Il difetto di separazione contabile espone l’associazione al rischio di riqualificazione integrale come ente commerciale, con conseguente tassazione di tutti i proventi.

Documenti. Bilancio separato dell’attivita commerciale, registri IVA della gestione bar, prospetto di ribaltamento dei costi promiscui, statuto e atto costitutivo dell’associazione, verbale di assemblea che approva il rendiconto, eventuale opzione per il regime forfetario degli enti non commerciali ex legge 16 dicembre 1991, n. 398.

Caso 3: Gamma Ltd. e la stabile organizzazione italiana

Scenario. Gamma Ltd., societa di diritto inglese, opera in Italia tramite una stabile organizzazione che svolge attivita di rappresentanza commerciale. L’Agenzia delle Entrate avvia una verifica sulla corretta attribuzione di costi e ricavi alla branch italiana e chiede l’esibizione del bilancio dell’attivita svolta nel territorio dello Stato.

Come si legge in pratica. Il terzo comma dell’art. 5 impone alle societa ed enti esteri di conservare il bilancio relativo alle attivita svolte in Italia tramite stabile organizzazione. Gamma Ltd. deve esibire un set documentale che consenta di isolare in modo affidabile il risultato della branch, in coerenza con le regole sulla determinazione del reddito attribuibile alla stabile organizzazione previste dall’art. 152 TUIR e con i principi OCSE sull’attribuzione degli utili.

Documenti. Bilancio della stabile organizzazione (functionally separate entity approach), contabilita separata della branch, transfer pricing policy intercompany, accordi di ripartizione dei costi con la casa madre, eventuali interpelli proposti, dichiarazioni dei redditi italiane della branch, certificati di residenza fiscale della casa madre.

Caso 4: la SRL Delta e la richiesta sui versamenti del 2019

Scenario. Nel 2026 l’ufficio notifica a Delta S.r.l. una richiesta documentale relativa ai versamenti di ritenute operate come sostituto d’imposta nel 2019 sui compensi a professionisti. La societa, per un errore organizzativo, ha distrutto al termine del 2024 i modelli F24 e le Certificazioni Uniche di quell’anno.

Come si legge in pratica. Le certificazioni dei sostituti e i documenti probatori dei versamenti devono essere conservati per il termine dell’art. 43 D.P.R. 600/1973: per l’anno d’imposta 2019, dichiarazione presentata nel 2020, il potere di accertamento si chiude il 31 dicembre 2025. La richiesta del 2026 e dunque tardiva sul piano del termine di conservazione documentale; tuttavia Delta dovra valutare se la pretesa rientri in proroghe normative o in fattispecie particolari (ad esempio sospensioni connesse a contraddittorio o reati tributari), nel qual caso l’eventuale mancata conservazione potra incidere sull’esito della verifica.

Documenti. Modelli F24 archiviati elettronicamente presso l’intermediario, Certificazioni Uniche trasmesse all’Agenzia delle Entrate (recuperabili dal cassetto fiscale), libro unico del lavoro, fatture dei professionisti, copie del modello 770 dell’anno di riferimento, evidenze del termine di conservazione decorso.

Caso 5: la fondazione Epsilon e la richiesta di esibizione

Scenario. Epsilon, fondazione che gestisce un museo, riceve dall’ufficio un invito a trasmettere copia integrale del bilancio relativo a tre esercizi precedenti, dei verbali del consiglio di amministrazione e delle relazioni del collegio dei revisori, per una verifica sull’effettiva natura non commerciale dell’attivita prevalente.

Come si legge in pratica. L’obbligo di esibizione previsto dall’art. 5 si traduce in una facolta dell’ufficio di richiedere la trasmissione anche per via telematica. Epsilon deve organizzare la risposta nei termini indicati nell’invito, allegando i documenti richiesti e, se necessario, formulando istanza di proroga motivata. La completa collaborazione e fondamentale per evitare l’applicazione delle presunzioni previste in caso di omessa esibizione e per sostenere, nel merito, la qualificazione di ente non commerciale.

Documenti. Bilanci consuntivi e preventivi degli esercizi richiesti, verbali integrali del consiglio di amministrazione, relazioni del collegio dei revisori, statuto vigente e versioni precedenti, prospetto delle entrate distinte tra istituzionali e commerciali, eventuale documentazione del Registro Unico Nazionale del Terzo Settore.

Quando chiedere una verifica

La gestione degli obblighi documentali dei soggetti IRES, soprattutto per enti non commerciali, gruppi con stabili organizzazioni e societa che operano come sostituti d’imposta, richiede competenze tecniche specifiche e una valutazione caso per caso dei termini di conservazione e delle modalita di esibizione. Per impostare correttamente l’archivio contabile, gestire una richiesta dell’ufficio o difendersi da un avviso di accertamento basato su omessa esibizione, e opportuno il supporto di un professionista qualificato: il marketplace fiscoinvestimenti.it permette di individuare uno specialista in diritto tributario e contenzioso fiscale.

Norme e fonti collegate

Domande frequenti

1. Quali documenti deve conservare una S.r.l. ai sensi dell’art. 5 D.P.R. 600/1973?
Tutti i documenti contabili e societari obbligatori per legge o per statuto: bilancio d’esercizio con allegati, verbali di assemblea e di consiglio di amministrazione, relazioni sulla gestione e del collegio sindacale, registri IVA, libro giornale, libro inventari, scritture ausiliarie e tutti i documenti probatori dei versamenti e degli oneri.

2. Per quanto tempo vanno tenuti questi documenti?
Il termine ordinario e quello dell’art. 22 D.P.R. 600/1973, cioe fino alla definizione degli accertamenti del periodo, e comunque almeno cinque anni dall’ultima registrazione. Per i verbali assembleari il codice civile (art. 2421) impone una conservazione senza limiti di tempo. Le certificazioni dei sostituti e i giustificativi di versamenti e oneri seguono i termini di decadenza dell’art. 43.

3. Un’associazione senza scopo di lucro e tenuta a queste regole?
Solo per la parte commerciale eventualmente esercitata. Il secondo comma dell’art. 5 impone agli enti non commerciali di conservare un bilancio separato relativo alle attivita d’impresa. Per l’attivita istituzionale restano applicabili le sole regole civilistiche e statutarie, oltre agli eventuali obblighi del Codice del Terzo Settore.

4. Cosa succede se la documentazione non viene esibita all’ufficio?
L’art. 32 D.P.R. 600/1973 prevede una preclusione probatoria: i documenti non esibiti in sede di verifica non possono essere utilizzati a favore del contribuente nei successivi gradi di giudizio, salvo che il contribuente dimostri di non aver potuto adempiere per causa a lui non imputabile. In aggiunta si applicano sanzioni amministrative e, nei casi gravi, conseguenze penali per occultamento o distruzione di documenti contabili.

5. Le societa estere con stabile organizzazione hanno gli stessi obblighi?
Si, limitatamente all’attivita svolta in Italia. Il terzo comma dell’art. 5 impone alle societa ed enti non residenti con stabile organizzazione nel territorio dello Stato di conservare il bilancio relativo a tale attivita. La documentazione deve consentire di isolare in modo affidabile il risultato della branch, coerentemente con le regole sull’attribuzione degli utili previste dall’art. 152 TUIR e dai principi OCSE.

A cura di
Andrea Marton — Autore e divulgatore giuridico
Autore e responsabile editoriale di La Legge in Chiaro, portale di divulgazione giuridica gratuita su 31 testi e codici italiani. I contenuti hanno scopo informativo e divulgativo e non costituiscono consulenza professionale. Profilo completo →
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