- Il responsabile del sistema dispone procedure regolari di salvataggio dei dati di protocollo.
- I dati di fascicoli relativi a procedimenti conclusi possono migrare su supporto rimovibile.
- Le informazioni trasferite devono restare sempre consultabili nel tempo.
- Almeno ogni cinque anni si procede alla riproduzione su nuovi supporti.
- La norma è cornice del modello di conservazione digitale e del riversamento periodico.
Testo dell'articoloVigente
Art. 62 D.P.R. 445/2000 — (R) Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 — T.U. Documentazione Amministrativa
1. Il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile.
2. È consentito il trasferimento su supporto informatico rimovibile delle informazioni di protocollo relative ai fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi.
3. Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal fine, il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone, in relazione all'evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno quinquennale, la riproduzione delle informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti informatici.
4. Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di conservazione sostitutiva.
Commento
L'articolo 62 individua le procedure tecniche minime che il responsabile del sistema di gestione informatica dei documenti deve adottare per preservare nel tempo le informazioni del protocollo. È una norma breve ma centrale: tutta la fiducia sulla certezza giuridica del protocollo informatico dipende dalla qualità delle procedure di backup e riversamento.
Il salvataggio come obbligo continuativo
Il comma 1 attribuisce al responsabile del sistema la cura del salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile. La pratica si è evoluta: oggi il backup è quasi sempre gestito su sistemi ridondati, cloud privato o data center conformi alle Misure Minime di Sicurezza AgID, ma il principio resta che esista una copia fisicamente separata dal sistema produttivo.
Migrazione dei fascicoli conclusi
Il comma 2 consente di trasferire su supporto rimovibile i fascicoli relativi a procedimenti conclusi. Si libera così la memoria del sistema attivo senza perdere informazioni e si prepara il passaggio dall'archivio corrente all'archivio di deposito disciplinato dall'articolo 67.
Consultabilità permanente
Il comma 3 introduce l'obbligo di riproduzione almeno quinquennale su nuovi supporti, in funzione dell'evoluzione tecnologica. È il principio del riversamento, oggi declinato dalle Linee Guida AgID 2022 sulla conservazione: il documento informatico non è statico, ma deve essere periodicamente migrato per restare leggibile su formati e dispositivi correnti.
Rapporto con il sistema di conservazione
Le operazioni di salvataggio non coincidono con il processo di conservazione disciplinato dall'articolo 44 del CAD. Il salvataggio è una misura di sicurezza interna, la conservazione produce un pacchetto di archiviazione idoneo a garantire valore legale del documento nel tempo, anche attraverso conservatori accreditati AgID.
Sicurezza e protezione dei dati
Le procedure devono rispettare le Misure Minime di Sicurezza ICT per la PA (circolare AgID 2/2017) e i principi di sicurezza del trattamento ex art. 32 GDPR. Particolare attenzione va riservata alla cifratura dei supporti rimovibili e alla tracciabilità degli accessi.
Norme correlate e best practice
L'articolo 62 si collega all'articolo 44 CAD sulla conservazione, all'articolo 52 sui requisiti di sicurezza e alle Linee Guida AgID 2022 (allegati sulla gestione e sulla conservazione del documento informatico). Sul piano operativo, le PA evolute adottano strategie di backup 3-2-1 (tre copie, due supporti diversi, una off-site), affidano la conservazione a soggetti accreditati AgID e definiscono nel manuale di gestione tempi e responsabilità del riversamento. La regola dei cinque anni del comma 3 va letta oggi come minimo legale: in pratica, l'evoluzione tecnologica impone migrazioni più frequenti dei formati e dei supporti.
La verifica annuale dei piani di backup, la rotazione dei supporti e il test periodico di ripristino sono accorgimenti che distinguono le PA mature da quelle che si limitano a riempire moduli formali, e che fanno la differenza nel momento in cui un incidente reale colpisce il sistema documentale dell'ente.
Casi pratici
Caso 1: Riversamento quinquennale
Caso 2: Backup mancante e data breach
Domande frequenti
Il salvataggio quotidiano è obbligatorio?
La norma non fissa una frequenza ma rinvia alla buona prassi tecnica. Il manuale di gestione del singolo ente, redatto in coerenza con le Linee Guida AgID, definisce la cadenza in funzione del rischio e del volume documentale.
Cosa accade se il backup è corrotto e si perdono i dati?
Si configura una potenziale responsabilità per colpa grave del responsabile del sistema, oltre a possibili obblighi di notifica al Garante Privacy in caso di data breach (artt. 33-34 GDPR).
Posso usare il cloud per il salvataggio?
Sì, purché il fornitore rispetti la Qualificazione AgID per i servizi cloud destinati alla PA e siano applicate le tutele del Regolamento UE 2016/679 sui trasferimenti dei dati.
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