- Il responsabile autorizza l'uso del registro di emergenza quando il sistema informatico non funziona.
- Vanno annotati causa, data e ora di interruzione e di ripristino.
- Oltre 24 ore di blocco è richiesta autorizzazione formale prorogabile.
- Al ripristino, le registrazioni manuali vanno trasferite nel sistema con numero originale tracciato.
- Garantisce la continuità del protocollo come servizio essenziale per l'azione amministrativa.
Testo dell'articoloVigente
Art. 63 D.P.R. 445/2000 — (R) Registro di emergenza
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 — T.U. Documentazione Amministrativa
1. Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su uno o più registri di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione nonché la data e l'ora del ripristino della funzionalità del sistema. (R)
2. Qualora l'impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il responsabile per la tenuta del protocollo può autorizzare l'uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. (R)
3. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente. (R)
4. La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l'identificazione univoca dei documenti registrati nell'ambito del sistema documentario dell'area organizzativa omogenea. (R)
5. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza. (R)
Commento
L'articolo 63 disciplina il registro di emergenza, strumento di continuità del protocollo quando il sistema informatico è indisponibile. La norma riconosce che nessun sistema digitale è infallibile e impone un meccanismo di fallback strutturato, indispensabile per non interrompere termini procedimentali e diritti di accesso.
Quando attivarlo
L'attivazione è disposta dal responsabile del servizio di protocollo ogni volta che, per cause tecniche, il sistema informatico non sia utilizzabile. Cause tipiche: guasti hardware, blocco di rete, attacchi informatici, interventi manutentivi non programmati. L'attivazione non è una facoltà ma un dovere: senza il registro di emergenza, i documenti ricevuti in quella finestra resterebbero privi di certezza giuridica.
Contenuto del registro
Sul registro di emergenza vanno annotati causa, data e ora di inizio dell'interruzione e di ripristino. Ogni documento è registrato con un numero progressivo proprio del registro, distinto dal numero di protocollo definitivo. La tenuta può essere cartacea o digitale, purché autonoma dal sistema fuori uso.
Indisponibilità prolungata
Se il blocco supera le ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, occorre un'autorizzazione formale del responsabile, prorogabile di settimana in settimana. La proroga settimanale serve a costringere l'ente a monitorare attivamente la situazione e a non lasciare aperto a tempo indeterminato un canale derogatorio.
Trasferimento al ripristino
Quando il sistema informatico torna operativo, le registrazioni del registro di emergenza vengono trasferite nel protocollo informatico. Ogni documento riceve un numero definitivo, mantenendo evidenza del numero di emergenza originario per garantire la tracciabilità dell'intera catena.
Profili di responsabilità
L'omessa attivazione del registro nei casi di blocco genera vizi formali sui procedimenti e può comportare responsabilità del dipendente per violazione dei doveri d'ufficio. Il mancato trasferimento al ripristino, invece, espone a rischio di perdita di documenti e a contestazioni sui termini procedimentali ex Legge 241/1990.
Norme correlate e prassi
L'articolo 63 si raccorda con l'articolo 50 (protocollo informatico) e con le Linee Guida AgID 2022 sulla gestione del documento informatico, che dedicano un capitolo specifico alla continuità operativa. Sul piano della cybersecurity, il registro di emergenza è componente di disaster recovery, in coerenza con le Misure Minime di Sicurezza ICT della PA (circolare AgID 2/2017) e con il framework NIS2 di prossima implementazione. Gli enti virtuosi simulano periodicamente l'attivazione del registro di emergenza per verificare la prontezza degli operatori e l'efficacia delle procedure scritte nel manuale di gestione, evitando di scoprire le carenze solo nel momento del blocco reale.
Le esercitazioni periodiche di disaster recovery, oggi raccomandate dall'Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale, permettono di scoprire in tempo di pace le criticità delle procedure di emergenza, riducendo significativamente il tempo medio di reazione (mean time to recovery) in caso di blocco reale del sistema di protocollo.
Casi pratici
Caso 1: Attacco ransomware e continuità
Caso 2: Termine procedimentale e vizio formale
Domande frequenti
Il registro di emergenza è obbligatoriamente cartaceo?
No. Può essere tenuto su un sistema digitale alternativo (foglio di calcolo, applicativo offline), purché sia autonomo da quello fuori uso e firmato a fine sessione dal responsabile.
Per quanto tempo si può prorogare l'uso del registro?
Fino a una settimana per ciascuna autorizzazione, rinnovabile più volte se il blocco persiste, ma con motivazione di eccezionale gravità e tracciatura puntuale.
Cosa accade se l'amministrazione non attiva il registro durante un blocco?
I documenti ricevuti in quella finestra perdono certezza della data di acquisizione, con rischio di vizi sui termini procedimentali e di responsabilità del responsabile del servizio.
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