In sintesi
L'articolo 40-ter del CAD, introdotto con il D.Lgs. 179/2016, affida alla Presidenza del Consiglio dei ministri la promozione dello sviluppo e della sperimentazione di un sistema pubblico volto a facilitare la ricerca dei documenti soggetti a obblighi di pubblicità legale, trasparenza o registrazione di protocollo. Il sistema mira anche a consentire l'accesso online ai fascicoli dei procedimenti di cui all'art. 41 CAD, ai soggetti che ne abbiano diritto ai sensi della normativa vigente. La norma si inserisce nel più ampio quadro del diritto di accesso ai documenti amministrativi disciplinato dalla L. 241/1990 (accesso procedimentale), dal D.Lgs. 33/2013 (accesso civico semplice e generalizzato) e dal D.Lgs. 97/2016. Il sistema prospettato dall'art. 40-ter — ancora in fase di sperimentazione — costituirebbe un'infrastruttura trasversale di ricerca documentale pubblica, potenzialmente integrabile con il PNRR e con le piattaforme abilitanti nazionali (SPID, CIE, AppIO). La clausola «ai soggetti che ne abbiano diritto ai sensi della disciplina vigente» garantisce che l'accesso resti delimitato dalle norme sulla riservatezza e sul segreto d'ufficio.
Testo dell'articoloVigente
Art. 40 ter D.Lgs. 82/2005 CAD — (Sistema pubblico di ricerca documentale)
In vigore dal 01/01/2006
((
1. La Presidenza del Consiglio dei ministri promuove lo sviluppo e la sperimentazione di un sistema volto a facilitare la ricerca dei documenti soggetti a obblighi di pubblicità legale, trasparenza o a registrazione di protocollo ai sensi dell' articolo 53 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 , e di cui all'articolo 40-bis e dei fascicoli dei procedimenti di cui all'articolo 41, nonché a consentirne l'accesso on-line ai soggetti che ne abbiano diritto ai sensi della disciplina vigente. ))
Informazione giuridica di carattere generale — Il presente contenuto costituisce informazione giuridica di carattere generale e non sostituisce in alcun modo il parere di un avvocato iscritto all'Albo. La norma riportata è tratta da fonti ufficiali (Normattiva, Gazzetta Ufficiale) e il commento ha finalità divulgativa. Per la valutazione del caso specifico è necessario consultare un professionista abilitato.
Commento
L'articolo 40-ter del CAD introduce un modello di «discovery documentale» pubblico: non un archivio centralizzato, ma un sistema di ricerca federata che consente agli aventi diritto di trovare e accedere ai documenti distribuiti nei sistemi informativi delle singole PA. La visione sottostante è quella di un'amministrazione «trasparente per default» per i soggetti interessati ai procedimenti, coerente con il principio «once-only» del Regolamento (UE) 2018/1724 e con la strategia europea per la pubblica amministrazione digitale.
Il coordinamento con il GDPR è critico: un sistema di ricerca che indicizza documenti contenenti dati personali deve rispettare i principi di limitazione della finalità (art. 5, par. 1, lett. b) GDPR), minimizzazione (lett. c)) e limitazione della conservazione (lett. e)). La locuzione «soggetti che ne abbiano diritto» non è meramente procedurale ma costituisce il filtro di accesso che separa la trasparenza dalla violazione della privacy: solo chi ha un titolo di accesso riconosciuto dalla legge (parte del procedimento, titolare del diritto di accesso generalizzato ex D.Lgs. 33/2013, autorità di controllo) può interrogare il sistema per determinate tipologie di documenti.
Il sistema di ricerca documentale si raccorda con il fascicolo informatico dell'art. 41 CAD (che raccoglie gli atti di ogni procedimento), con il protocollo informatico dell'art. 40-bis (che li indicizza) e con le piattaforme di autenticazione SPID/CIE che garantiscono la corretta identificazione del richiedente. L'interoperabilità con i sistemi di gestione documentale delle singole PA richiede l'adozione di API standardizzate, definite dalle Linee guida AgID sull'interoperabilità.
Casi pratici
Caso 1: Ricerca del fascicolo di un procedimento edilizio
Caso 2: Ricerca di atti soggetti a pubblicità legale
Domande frequenti
Cos'è il sistema pubblico di ricerca documentale previsto dall'art. 40-ter CAD?
È un sistema promosso dalla Presidenza del Consiglio dei ministri che mira a facilitare la ricerca e l'accesso online ai documenti soggetti a obblighi di pubblicità legale, trasparenza o registrazione di protocollo, nonché ai fascicoli dei procedimenti amministrativi ex art. 41 CAD. Non è un archivio centralizzato ma un sistema di discovery federato, ancora in fase di sperimentazione, che dovrebbe consentire agli aventi diritto di trovare documenti distribuiti nei sistemi informativi delle PA.
Chi può accedere al sistema di ricerca documentale?
L'accesso è limitato ai «soggetti che ne abbiano diritto ai sensi della disciplina vigente»: parti del procedimento (art. 10 L. 241/1990), soggetti titolari del diritto di accesso generalizzato (D.Lgs. 33/2013), autorità di controllo e vigilanza nei limiti delle loro competenze. Il sistema non è pubblicamente accessibile a chiunque: l'autenticazione tramite SPID o CIE garantisce che solo gli aventi titolo possano interrogare il sistema per documenti che li riguardano o che rientrano nei criteri di accesso civico.
Come si coordina l'art. 40-ter CAD con la normativa sulla privacy?
Il GDPR impone che il sistema di ricerca rispetti la limitazione della finalità, la minimizzazione dei dati e l'accesso differenziato per tipologia di documento. I documenti contenenti dati personali sensibili o dati giudiziari sono soggetti a restrizioni di accesso più stringenti. Il titolare del trattamento (la PA che gestisce il sistema) deve effettuare una DPIA per valutare i rischi del trattamento su larga scala e implementare misure tecniche come il controllo degli accessi per ruolo e la registrazione degli accessi (audit log).
Vedi anche