- I soggetti obbligati conservano documenti, dati e informazioni utili a prevenire e accertare il riciclaggio e il finanziamento del terrorismo.
- La documentazione deve consentire la ricostruzione univoca della data del rapporto, dei dati identificativi, delle operazioni e dei mezzi di pagamento.
- Il periodo di conservazione è di 10 anni dalla cessazione del rapporto, della prestazione professionale o dall’esecuzione dell’operazione.
- Possono essere conservati anche i dati ottenuti tramite mezzi di identificazione elettronica riconosciuti dall’AgID.
Art. 31 D.Lgs. 231/2007 (Antiriciclaggio) – Obblighi di conservazione (1)
In vigore dal 29/12/2007
1. I soggetti obbligati conservano i documenti, i dati e le informazioni utili a prevenire, individuare o accertare eventuali attività di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo e a consentire lo svolgimento delle analisi effettuate, nell’ambito delle rispettive attribuzioni, dalla UIF o da altra Autorità competente. 2. Per le finalità di cui al comma 1, i soggetti obbligati conservano copia dei documenti acquisiti in occasione dell’adeguata verifica della clientela e l’originale ovvero copia avente efficacia probatoria ai sensi della normativa vigente, delle scritture e registrazioni inerenti le operazioni. La documentazione conservata deve consentire, quanto meno, di ricostruire univocamente: a) la data di instaurazione del rapporto continuativo o del conferimento dell’incarico; b) i dati identificativi, ivi compresi, ove disponibili, i dati ottenuti mediante i mezzi di identificazione elettronica e i pertinenti servizi fiduciari di cui al regolamento UE n. 910/2014 o mediante procedure di identificazione elettronica sicure e regolamentate ovvero autorizzate o riconosciute dall’Agenzia per l’Italia digitale, (2) del cliente, del titolare effettivo e dell’esecutore e le informazioni sullo scopo e la natura del rapporto o della prestazione; b-bis) la consultazione, ove effettuata, dei registri di cui all’articolo 21, con le modalità ivi previste; (3) c) la data, l’importo e la causale dell’operazione; d) i mezzi di pagamento utilizzati. 3. I documenti, i dati e le informazioni acquisiti sono conservati per un periodo di 10 anni dalla cessazione del rapporto continuativo, della prestazione professionale o dall’esecuzione dell’operazione occasionale. Note: (1) Articolo sostituito dall’art. 2, comma 1, DLgs. 25.5.2017 n. 90, pubblicato in G.U. 19.6.2017 n. 140, S.O. n. 28. Testo precedente: “Art. 31 (Riconoscimento a livello comunitario dell’assolvimento da parte di terzi degli obblighi di adeguata verifica) – 1. Nelle ipotesi previste dall’articolo 30, comma 1, lettera a), i soggetti di cui all’articolo 11 riconoscono i risultati degli obblighi di adeguata verifica della clientela previsti dall’articolo 18, comma 1, lettere a), b) e c), eseguiti da un ente creditizio o finanziario di un altro Stato comunitario, a condizione che soddisfino i requisiti di cui agli articoli 32 e 34, anche se i documenti o i dati sui quali sono basati tali requisiti sono diversi da quelli richiesti nello Stato comunitario nel quale il cliente è stato presentato. 2. Nelle ipotesi previste dall’articolo 30, comma 1, lettera d), i soggetti di cui all’articolo 12, comma 1, lettere a), b) e c), riconoscono i risultati degli obblighi di adeguata verifica della clientela previsti dall’arti- DLgs. 21.11.2007 n. 231 – Art. 32-33 60 colo 18, comma 1, lettere a), b) e c), eseguiti da un soggetto di cui all’articolo 2, comma 1, numero 3, lettere a), b) e c), della direttiva situato in un altro Stato comunitario, a condizione che soddisfi i requisiti di cui agli articoli 32 e 34, anche se i documenti o i dati sui quali sono basati tali requisiti sono diversi da quelli richiesti nello stato comunitario nel quale il cliente è stato presentato.“. In precedenza, le parole “stato presentato” erano state sostituite alla precedente “introdotto” dall’art. 17, comma 1, DLgs. 25.9.2009 n. 151, pubblicato in G.U. 3.11.2009 n. 256. (2) Le parole “, ivi compresi, ove disponibili, i dati ottenuti mediante i mezzi di identificazione elettronica e i pertinenti servizi fiduciari di cui al regolamento UE n. 910/2014 o mediante procedure di identificazione elettronica sicure e regolamentate ovvero autorizzate o riconosciute dall’Agenzia per l’Italia digitale,“ sono state inserite dall’art. 2, comma 2, lett. a), DLgs. 4.10.2019 n. 125, pubblicato in G.U. 26.10.2019 n. 252. (3) Lettera inserita dall’art. 2, comma 2, lett. b), DLgs. 4.10.2019 n. 125, pubblicato in G.U. 26.10.2019 n. 252.
Stesso numero, altri codici
- Art. 31 Codice Civile: Devoluzione dei beni
- Articolo 31 Codice della Crisi d'Impresa e dell’Insolvenza
- Articolo 31 Codice del Consumo: Tutela dei minori
- Articolo 31 Codice della Strada: Manutenzione delle ripe
- Articolo 31 Codice di Procedura Civile: Cause accessorie
- Articolo 31 Codice di Procedura Penale: Comunicazione al giudice in conflitto
Finalità dell’obbligo di conservazione
L’art. 31 del D.Lgs. 231/2007 disciplina gli obblighi di conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni acquisiti nell’adempimento degli obblighi antiriciclaggio. La norma persegue una duplice finalità: da un lato, consentire ai soggetti obbligati di disporre di un archivio documentale completo per prevenire, individuare o accertare eventuali attività di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo; dall’altro, mettere a disposizione della UIF e delle altre autorità competenti un patrimonio informativo utilizzabile nell’ambito delle rispettive analisi e indagini. L’obbligo di conservazione è, in sostanza, il presupposto per l’efficacia di tutto il sistema di vigilanza e controllo.
Contenuto della documentazione da conservare
Il comma 2 specifica il contenuto minimo della documentazione da conservare. I soggetti obbligati devono conservare copia dei documenti acquisiti in occasione dell’adeguata verifica della clientela e l’originale o copia avente efficacia probatoria delle scritture e registrazioni relative alle operazioni. La documentazione deve consentire almeno di ricostruire univocamente: la data di instaurazione del rapporto continuativo o di conferimento dell’incarico; i dati identificativi del cliente, del titolare effettivo e dell’esecutore, compresi, ove disponibili, i dati ottenuti mediante mezzi di identificazione elettronica ai sensi del Reg. UE 910/2014 (eIDAS) o mediante procedure riconosciute dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID); le informazioni sullo scopo e la natura del rapporto o della prestazione; la data, l’importo e la causale dell’operazione; i mezzi di pagamento utilizzati.
La consultazione dei registri del titolare effettivo
Una specifica categoria di informazioni da conservare, introdotta dal D.Lgs. 125/2019, riguarda la consultazione dei registri del titolare effettivo previsti dall’art. 21 del decreto. I soggetti obbligati devono documentare quando hanno effettuato tale consultazione e con quali modalità. Questa previsione rafforza la tracciabilità delle verifiche eseguite e consente alle autorità di verificare ex post se il soggetto obbligato si sia effettivamente avvalso degli strumenti informativi messi a disposizione dall’ordinamento.
Il termine decennale di conservazione
Il comma 3 fissa la durata dell’obbligo di conservazione in dieci anni, decorrenti dalla cessazione del rapporto continuativo, della prestazione professionale o dall’esecuzione dell’operazione occasionale. Il termine decennale è allineato con quello previsto dalla IV Direttiva Antiriciclaggio europea e risponde alla necessità di disporre di un orizzonte temporale sufficiente per consentire le indagini, anche in considerazione dei tempi tipici delle procedure penali. La decorrenza del termine varia a seconda della tipologia di relazione intercorsa con il cliente: dalla cessazione del rapporto per i rapporti continuativi, e dall’esecuzione dell’operazione per le prestazioni occasionali.
Identificazione elettronica e sistemi AgID
L’inserimento tra i dati da conservare di quelli ottenuti attraverso mezzi di identificazione elettronica riconosciuti dall’AgID o conformi al regolamento eIDAS riflette la progressiva digitalizzazione dei processi di onboarding e di verifica. I soggetti obbligati che si avvalgono di sistemi di identificazione a distanza, quali SPID, CIE o altri sistemi riconosciuti, devono conservare la documentazione relativa all’utilizzo di tali strumenti con lo stesso rigore richiesto per i documenti cartacei.
Implicazioni per i soggetti obbligati
L’obbligo di conservazione comporta la necessità per i soggetti obbligati di dotarsi di sistemi di archiviazione adeguati, che garantiscano l’integrità, la completezza e la tempestiva accessibilità dei dati conservati. Le autorità di vigilanza possono richiedere in qualsiasi momento l’accesso a questi archivi nell’ambito dei propri controlli. La mancata tenuta di una documentazione adeguata o la sua distruzione anticipata possono integrare fattispecie sanzionatorie, sia sul piano amministrativo che, in alcuni casi, su quello penale.
Prassi dell'Agenzia delle Entrate
Circolare MEF Dipartimento del Tesoro — Circolare prot. DT 56499 del 17 giugno 2022
Agenzia delle Entrate
La circolare MEF DT chiarisce che la conservazione ex art. 31 dei documenti e delle informazioni acquisite nell'adeguata verifica deve garantire tempestiva accessibilita' dei dati alla UIF e alle autorita' di controllo, anche dopo la cessazione del rapporto, per almeno dieci anni dalla fine dell'operazione.
Leggi il documento su www.dt.mef.gov.itDomande frequenti
Per quanto tempo i soggetti obbligati devono conservare la documentazione antiriciclaggio?
Per un periodo di 10 anni dalla cessazione del rapporto continuativo, dalla fine della prestazione professionale o dall’esecuzione dell’operazione occasionale.
Quali informazioni devono essere obbligatoriamente incluse nella documentazione conservata?
La documentazione deve consentire di ricostruire univocamente: la data di instaurazione del rapporto, i dati identificativi di cliente, titolare effettivo ed esecutore, le informazioni sullo scopo del rapporto, la data, l’importo e la causale di ogni operazione, e i mezzi di pagamento utilizzati.
Vanno conservati anche i dati delle verifiche effettuate tramite SPID o CIE?
Sì. La norma prevede espressamente la conservazione dei dati ottenuti mediante mezzi di identificazione elettronica conformi al regolamento eIDAS (Reg. UE 910/2014) o mediante procedure riconosciute dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).
È necessario documentare la consultazione dei registri del titolare effettivo?
Sì. I soggetti obbligati devono documentare la consultazione, ove effettuata, dei registri del titolare effettivo previsti dall’art. 21 del decreto, secondo le modalità ivi indicate.
Cosa si conserva per le operazioni occasionali?
Per le operazioni occasionali si conservano i documenti acquisiti in occasione dell’adeguata verifica e le registrazioni dell’operazione (data, importo, causale, mezzi di pagamento), per un periodo di 10 anni dall’esecuzione dell’operazione.