Testo dell'articoloVigente
Art. 23 ter D.Lgs. 82/2005 CAD — (Documenti amministrativi informatici)
In vigore dal 01/01/2006
1. Gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi o identici tipi di supporto, duplicazioni e copie per gli usi consentiti dalla legge. ((
1-bis. La copia su supporto informatico di documenti formati dalle pubbliche amministrazioni in origine su supporto analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza del contenuto dell'originale e della copia. ))
2. COMMA ABROGATO DAL D.LGS. 26 AGOSTO 2016, N. 179 .
3. Le copie su supporto informatico di documenti formati dalla pubblica amministrazione in origine su supporto analogico ovvero da essa detenuti, hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, degli originali da cui sono tratte, se la loro conformità all'originale è assicurata dal funzionario a ciò delegato nell'ambito dell'ordinamento proprio dell'amministrazione di appartenenza, mediante l'utilizzo della firma digitale o di altra firma elettronica qualificata e nel rispetto delle ((Linee guida)) ; in tale caso l'obbligo di conservazione dell'originale del documento è soddisfatto con la conservazione della copia su supporto informatico. ((
4. In materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, le Linee guida sono definite anche sentito il Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo. ))
5. COMMA ABROGATO DAL D.LGS. 26 AGOSTO 2016, N. 179 .
5-bis. I documenti di cui al presente articolo devono essere fruibili indipendentemente dalla condizione di disabilità personale, applicando i criteri di accessibilità definiti dai requisiti tecnici di cui all' articolo 11 della legge 9 gennaio 2004, n. 4 .
6. Per quanto non previsto dal presente articolo si applicano gli articoli 21, 22 , 23 e 23-bis.
Commento
L'art. 23-ter sancisce un principio di rivoluzione copernicana nella gestione documentale pubblica: il documento informatico formato dalla PA non è una copia di un originale cartaceo, ma è «informazione primaria ed originale». Questo significa che le PA che adottano sistemi di gestione documentale digitale nativi non producono copie di documenti cartacei, ma originali digitali aventi pieno valore giuridico. La norma supera definitivamente la logica del «doppio binario» (cartaceo come originale e digitale come copia) che aveva caratterizzato la prima fase della digitalizzazione amministrativa.
Il coinvolgimento del Ministero della Cultura (già Ministero dei Beni Culturali) nella definizione delle Linee guida di conservazione riflette la particolare rilevanza archivistica dei documenti pubblici. La conservazione dei documenti delle PA non è solo una questione di efficienza amministrativa ma anche di tutela della memoria storica collettiva. Le Linee guida AgID si raccordano pertanto con la normativa archivistica (D.Lgs. 42/2004, Codice dei Beni Culturali, art. 10) per i documenti di interesse storico-culturale, che non possono essere distrutti senza autorizzazione della Soprintendenza archivistica.
Dal punto di vista del coordinamento europeo, la norma si inserisce nel quadro del Regolamento eIDAS 2 (Reg. UE 2024/1183), che introduce i servizi fiduciari qualificati per la conservazione di documenti elettronici (art. 34), e nella proposta di Regolamento europeo sugli archivi digitali. Il principio secondo cui il documento informatico PA è «originale» trova corrispondenza nel principio di equivalenza funzionale promosso dalla Commissione UNCITRAL e recepito in diversi ordinamenti europei.
Casi pratici
Caso 1: Formazione di una delibera comunale in formato nativo digitale
Un Comune adotta una delibera di Consiglio Comunale formata sin dall'origine in formato digitale tramite il software di gestione degli atti deliberativi. La delibera è redatta, istruita e adottata in formato elettronico: i consiglieri la sottoscrivono con firma digitale qualificata, la segretaria comunale appone la firma di certificazione, e il documento viene archiviato nel sistema di conservazione a norma dell'ente. Ai sensi dell'art. 23-ter CAD, il documento digitale è l'originale a tutti gli effetti. Le eventuali stampe sono copie analogiche dell'originale digitale, non viceversa.
Caso 2: Digitalizzazione certificata dell'archivio storico di un ministero
Un ministero avvia la digitalizzazione dell'archivio storico degli anni 1950-1990. I funzionari delegati effettuano la scansione dei fascicoli con processo certificato e attestano la conformità delle copie informatiche tramite firma digitale qualificata, ai sensi dell'art. 23-ter, comma 3. Prima di procedere allo scarto degli originali cartacei, l'archivio invia richiesta alla Soprintendenza archivistica, che autorizza la distruzione dei documenti non di interesse storico e impone la conservazione permanente di quelli con valore storico-culturale, in conformità al D.Lgs. 42/2004.
Domande frequenti
Un documento formato direttamente in formato digitale da una PA è un originale o una copia?
È un originale. L'art. 23-ter, comma 1 CAD stabilisce espressamente che gli atti formati dalle PA con strumenti informatici «costituiscono informazione primaria ed originale». Non è quindi necessario produrre un corrispondente originale cartaceo: il documento digitale è già l'originale da cui si possono trarre copie e duplicati.
Chi può attestare la conformità di una copia informatica di un originale analogico della PA?
Il funzionario delegato nell'ambito dell'ordinamento proprio dell'amministrazione di appartenenza, mediante l'utilizzo della firma digitale o di altra firma elettronica qualificata, nel rispetto delle Linee guida AgID (art. 23-ter, comma 3). Non è necessario il notaio per questo tipo di attestazione interna alla PA, a differenza delle copie destinate a privati (art. 22, comma 2).
Perché le Linee guida sulla conservazione documentale PA vengono definite sentito il Ministero della Cultura?
Perché i documenti delle PA hanno interesse archivistico e storico-culturale. La normativa archivistica (D.Lgs. 42/2004) prevede che i documenti di interesse storico non possano essere distrutti senza autorizzazione della Soprintendenza archivistica. Il coinvolgimento del Ministero della Cultura nella definizione delle Linee guida garantisce che le regole di conservazione digitale siano coerenti con le esigenze di tutela della memoria storica collettiva.
Vedi anche