In sintesi
- Almeno una volta l'anno i fascicoli di procedimenti conclusi passano nell'archivio di deposito.
- Il trasferimento deve rispettare l'organizzazione dell'archivio corrente.
- Il responsabile redige l'elenco dei fascicoli e delle serie trasferite.
- È il passaggio chiave dal ciclo attivo del documento alla sua conservazione di medio periodo.
- Prepara il successivo trasferimento agli archivi storici disciplinato dall'articolo 69.
Testo dell'articoloVigente
Art. 67 D.P.R. 445/2000 — Articolo 67
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 — T.U. Documentazione Amministrativa
1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione. (R)
2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l'organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell'archivio corrente. (R)
3. Il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell'archivio di deposito. (R)
Informazione giuridica di carattere generale — Il presente contenuto costituisce informazione giuridica di carattere generale e non sostituisce in alcun modo il parere di un avvocato iscritto all'Albo. La norma riportata è tratta da fonti ufficiali (Normattiva, Gazzetta Ufficiale) e il commento ha finalità divulgativa. Per la valutazione del caso specifico è necessario consultare un professionista abilitato.
Commento
L'articolo 67 disciplina il passaggio dei fascicoli dall'archivio corrente all'archivio di deposito. È il primo grande snodo del ciclo di vita documentale, e una corretta gestione di questo momento è essenziale per evitare la trasformazione degli uffici in depositi caotici di carta o di file.
Cadenza annuale
Il comma 1 prevede una cadenza minima annuale per il trasferimento. È una regola di igiene archivistica: senza un appuntamento periodico, l'archivio corrente cresce indefinitamente e diventa illeggibile. Molti enti adottano calendari semestrali o trimestrali per ridurre il volume di lavoro concentrato.
Rispetto dell'organizzazione
Il comma 2 impone di mantenere nell'archivio di deposito la stessa organizzazione che i fascicoli avevano nell'archivio corrente. È il principio della provenienza, cardine della dottrina archivistica: la collocazione di un documento è essa stessa fonte di informazione e va preservata anche nel passaggio fra sezioni.
Elenco dei trasferimenti
Il comma 3 attribuisce al responsabile l'obbligo di redigere e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite. L'elenco è strumento di tracciabilità: permette di ritrovare un documento spostato e di rendere conto in caso di accesso agli atti o di ispezioni.
Archivio corrente, di deposito, storico
Il T.U. delinea il modello a tre fasi tipico dell'archivistica continentale: l'archivio corrente raccoglie i documenti dei procedimenti in corso, l'archivio di deposito quelli dei procedimenti conclusi ma ancora utili per finalità amministrative, l'archivio storico quelli destinati a conservazione permanente per il loro valore culturale (vedi art. 69).
Versione digitale
Anche per gli archivi digitali il modello a tre fasi è valido. La separazione fra archivio corrente e di deposito si traduce in spazi logici distinti del sistema di gestione documentale, con regole di accesso e di backup differenziate. Le Linee Guida AgID 2022 dedicano un capitolo specifico al ciclo di vita del documento e ai passaggi fra ambienti.
Norme correlate e prassi archivistica
L'articolo 67 si raccorda con l'articolo 68 (conservazione), l'articolo 69 (archivi storici) e l'articolo 21 del Codice dei Beni Culturali (autorizzazione allo scarto). Sul piano della prassi, la Direzione Generale Archivi del Ministero della Cultura e le Soprintendenze archivistiche regionali pubblicano linee guida sulla gestione del passaggio. Per gli archivi digitali, le Linee Guida AgID 2022 dettagliano la gestione di pacchetti di archiviazione (PdA) e i metadati di trasferimento. Un buon trasferimento è quello che consente, anche a distanza di vent'anni, di ricostruire integralmente il contesto di produzione del documento.
L'ordinato passaggio all'archivio di deposito è anche presupposto per ridurre i costi di gestione: gli spazi degli uffici correnti hanno costi unitari superiori a quelli dei depositi specializzati, e la digitalizzazione massiva favorisce la dismissione dei magazzini cartacei occupati da documenti di interesse residuale.
Casi pratici
Caso 1: Trasferimento annuale di un Comune
Caso 2: Documento smarrito dopo trasferimento disordinato
Domande frequenti
L'elenco dei trasferimenti deve essere pubblicato?
No, non è soggetto a pubblicazione obbligatoria, ma costituisce strumento di tracciabilità interna e va messo a disposizione in caso di accesso agli atti o ispezione.
Si possono trasferire fascicoli con procedimenti ancora aperti?
In linea di principio no. L'archivio di deposito accoglie procedimenti conclusi. Per fascicoli con sub-procedimenti aperti, la prassi prevede di trattenere il fascicolo nell'archivio corrente fino alla chiusura completa.
Quanto resta un fascicolo nell'archivio di deposito?
Il periodo dipende dal piano di conservazione dell'ente (art. 68) e dalla natura del documento. Tipicamente varia da 5 a 40 anni, prima di essere scartato o trasferito agli archivi storici.
Vedi anche