- Il servizio elabora il piano di conservazione integrato con il sistema di classificazione.
- Il piano fissa criteri di organizzazione, selezione periodica e conservazione permanente.
- Va tenuta traccia dei movimenti di documenti prelevati dagli archivi.
- Si applica la disciplina sui beni culturali e sulla riservatezza dei dati personali.
- È il documento strategico che governa l'intera vita dell'archivio dell'ente.
Testo dell'articoloVigente
Art. 68 D.P.R. 445/2000 — (R) Disposizioni per la conservazione degli archivi
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 — T.U. Documentazione Amministrativa
1. Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabora ed aggiorna il piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni contenute in materia di tutela dei beni culturali e successive modificazioni ed integrazioni.
2. Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del movimento effettuato e della richiesta di prelevamento.
3. Si applicano in ogni caso, per l'archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
Commento
L'articolo 68 individua nel piano di conservazione lo strumento di programmazione strategica della gestione documentale. Senza piano di conservazione non c'è archivio: c'è solo accumulo, destinato a diventare ingovernabile e a generare costi crescenti.
Il piano di conservazione come strumento
Il piano integra titolario di classificazione (la struttura logica con cui i documenti sono ordinati per materia) e massimario di selezione (il prontuario che indica quali documenti conservare per sempre e quali scartare dopo un periodo). Va aggiornato periodicamente in funzione delle modifiche organizzative e normative.
Selezione e scarto
La selezione periodica e lo scarto dei documenti sono operazioni delicate: occorre l'autorizzazione preventiva della Soprintendenza archivistica competente, ai sensi dell'art. 21 del Codice dei Beni Culturali (D.Lgs. 42/2004). Non tutti i documenti vanno conservati per sempre, ma lo scarto va sempre formalmente autorizzato e documentato.
Tracciabilità dei movimenti
Il comma 2 impone di tenere traccia dei documenti prelevati: chi, quando, per quale motivo. È regola fondamentale di sicurezza archivistica, oggi facilitata dai sistemi digitali ma indispensabile anche per gli archivi fisici, dove la perdita di un fascicolo può compromettere diritti soggettivi pluridecennali.
Riservatezza e GDPR
Il comma 3 richiama la normativa sulla tutela dei dati personali. Oggi il riferimento è al GDPR e al Codice Privacy: l'archivio è un trattamento di dati a tutti gli effetti, e va dotato di misure organizzative e tecniche adeguate (art. 32 GDPR), oltre che di tempi di conservazione coerenti con le finalità (art. 5).
Beni culturali
Gli archivi pubblici sono beni culturali per legge (art. 10 D.Lgs. 42/2004). La loro gestione è soggetta alla vigilanza delle Soprintendenze archivistiche, che devono autorizzare lo scarto e tutelano il valore storico di documenti destinati alla conservazione permanente. Questo doppio livello di tutela (amministrativa e culturale) caratterizza il modello italiano.
Norme correlate e raccordo culturale
L'articolo 68 si collega all'articolo 21 del D.Lgs. 42/2004 (autorizzazione allo scarto), all'articolo 41 CAD (fascicolo informatico), agli articoli 5 e 32 GDPR (minimizzazione e sicurezza). Le Linee Guida AgID 2022 dedicano una sezione specifica al piano di conservazione digitale e ai criteri di selezione. Il modello italiano combina due piani normativi (amministrativo e culturale) che possono generare tensioni: ad esempio, GDPR e tutela del bene culturale archivistico convivono attraverso l'eccezione di trattamento per finalità archivistica nel pubblico interesse, esplicitata anche nelle FAQ del Garante per la Protezione dei Dati Personali.
L'esperienza pratica suggerisce che il piano di conservazione vada redatto con la collaborazione attiva degli uffici produttori dei documenti, perché solo chi conosce davvero il valore amministrativo di una serie documentale può proporre tempi di conservazione realistici e operativamente sostenibili.
Casi pratici
Caso 1: Scarto autorizzato di pratiche tributarie
Caso 2: Documento smarrito senza tracciatura
Domande frequenti
Quando va aggiornato il piano di conservazione?
Ogni volta che cambia in modo significativo l'organizzazione dell'ente, la normativa di riferimento o l'architettura dei sistemi documentali. In pratica almeno ogni 3-5 anni.
Chi autorizza lo scarto dei documenti?
La Soprintendenza archivistica competente per territorio, ai sensi dell'articolo 21 del D.Lgs. 42/2004. Lo scarto non autorizzato espone l'ente a sanzioni.
Come si conciliano GDPR e conservazione documentale?
Il GDPR consente la conservazione per finalità archivistica nel pubblico interesse (art. 5, par. 1, lett. e), con garanzie adeguate. I tempi di conservazione vanno fissati nel piano e motivati per ciascuna serie documentale.
Vedi anche