In sintesi
- Le regole tecniche dei sistemi di gestione documentale sono fissate con DPCM.
- La proposta è dell'Autorità per l'informatica (oggi AgID), di concerto con la Funzione Pubblica.
- Sono regolati formato dati, operazioni di registrazione e specifiche di scambio.
- Il modello attuale è dato dalle Linee Guida AgID sul documento informatico.
- L'aggiornamento periodico è essenziale per la conformità tecnologica.
Testo dell'articoloVigente
Art. 66 D.P.R. 445/2000 — (R) Specificazione delle informazioni previste dal sistema di gestione dei flussi documentali
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 — T.U. Documentazione Amministrativa
1. Le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste, delle operazioni di registrazione e del formato dei dati relativi ai sistemi informatici per la gestione dei flussi documentali sono specificate con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro della funzione pubblica.
Informazione giuridica di carattere generale — Il presente contenuto costituisce informazione giuridica di carattere generale e non sostituisce in alcun modo il parere di un avvocato iscritto all'Albo. La norma riportata è tratta da fonti ufficiali (Normattiva, Gazzetta Ufficiale) e il commento ha finalità divulgativa. Per la valutazione del caso specifico è necessario consultare un professionista abilitato.
Commento
L'articolo 66 attribuisce a fonti tecniche secondarie il compito di definire i dettagli operativi del sistema di gestione dei flussi documentali. È una scelta di tecnica legislativa coerente: la materia richiede aggiornamenti rapidi che mal si conciliano con la procedura formale per la modifica del T.U.
La fonte tecnica: dal DPCM alle Linee Guida AgID
La norma originaria prevedeva un Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri su proposta dell'Autorità per l'informatica (AIPA, poi CNIPA, poi DigitPA, oggi AgID). Con l'evoluzione del CAD (D.Lgs. 82/2005) e in particolare con la riforma dell'articolo 71 CAD, lo strumento principale è oggi quello delle Linee Guida AgID, che hanno valore vincolante per le PA.
Cosa è regolato
La fonte tecnica definisce regole tecniche, criteri e specifiche delle informazioni previste, delle operazioni di registrazione e del formato dei dati. In concreto: formati ammessi (PDF/A, XML), metadati minimi obbligatori, modalità di firma e marcatura temporale, interscambio fra sistemi (XML schema, API REST), conservazione a lungo termine.
Le Linee Guida AgID vigenti
Le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione del documento informatico (delibera AgID 371/2021, vigenti dal 1° gennaio 2022 con proroghe successive) costituiscono oggi il riferimento principale, integrando e in parte superando i DPCM precedenti (DPCM 3 dicembre 2013 e 13 novembre 2014). Comprendono allegati tecnici dettagliati sui metadati e sui formati.
Concertazione con la Funzione Pubblica
Il coinvolgimento del Ministro per la Funzione Pubblica esprime la dimensione organizzativa della materia: la digitalizzazione documentale non è solo questione tecnica ma incide sulla riorganizzazione degli uffici, sulla formazione del personale e sui contratti collettivi.
Aggiornamento continuo
L'esperienza ha dimostrato che le regole tecniche vanno aggiornate ogni due-tre anni per restare al passo con l'evoluzione delle infrastrutture e degli standard internazionali. La pubblicazione delle Linee Guida AgID avviene con consultazione pubblica, sulla scia delle migliori pratiche del Regno Unito (Government Digital Service) e della Commissione Europea (eIDAS, modello europeo SEMIC).
Norme correlate e fonti tecniche vigenti
L'articolo 66 si raccorda oggi con l'articolo 71 CAD, che attribuisce ad AgID il potere di adottare Linee Guida vincolanti. Le fonti tecniche vigenti includono la delibera AgID 371/2021 con i suoi allegati (formati del documento informatico, metadati minimi, modalità di conservazione), il Regolamento UE eIDAS 910/2014 sulle firme elettroniche e gli standard ISO di riferimento. La materia richiede aggiornamento periodico e formazione continua del personale: senza presidio interno qualificato, il rispetto puntuale delle regole tecniche diventa difficile e si traduce in costi crescenti di adeguamento postumo.
Sul piano formativo, AgID e la Scuola Nazionale dell'Amministrazione offrono percorsi periodici per i responsabili dei servizi documentali, ed è raccomandato che ogni ente assicuri almeno una giornata annua di aggiornamento ai propri addetti per restare allineato con la fonte tecnica in evoluzione.
Casi pratici
Caso 1: Adeguamento alle Linee Guida AgID
Caso 2: Interoperabilità mancata
Domande frequenti
Le Linee Guida AgID sono vincolanti?
Sì. Ai sensi dell'articolo 71 CAD, le Linee Guida adottate da AgID hanno carattere vincolante per le pubbliche amministrazioni e per i fornitori di servizi qualificati.
Cosa accade se un sistema di una PA non rispetta le regole tecniche?
Il sistema deve essere adeguato. La mancata conformità espone l'ente a rilievi della Corte dei Conti, a difficoltà di interoperabilità con altre PA e a possibili dubbi sulla validità giuridica dei documenti prodotti.
Dove trovare le regole tecniche aggiornate?
Sul sito istituzionale di AgID (agid.gov.it), sezione "Documenti", linea guida sulla formazione, gestione e conservazione del documento informatico, con tutti gli allegati tecnici.
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