In sintesi
L'articolo 40 del CAD, nel suo comma sopravvissuto alle abrogazioni del 2010 e del 2016, pone l'obbligo generale per le pubbliche amministrazioni di formare gli originali dei propri documenti con mezzi informatici, inclusi i documenti inerenti ad albi, elenchi e pubblici registri. La norma è fondante nell'architettura del CAD: sancisce la regola secondo cui il documento informatico è l'originale nativo della PA, e il documento cartaceo ne è al più una copia analogica. Il rinvio alle Linee guida AgID (che hanno sostituito le «regole tecniche» previgenti) consente un aggiornamento continuo delle specifiche tecniche senza modifiche legislative. L'obbligo di formazione digitale degli originali incide sull'intera catena documentale della PA: dal momento della formazione, i documenti devono rispettare i requisiti di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità previsti dalle Linee guida AgID. L'articolo si raccorda con l'art. 23-ter CAD sulle copie di documenti informatici su supporto analogico, l'art. 40-bis sul protocollo informatico e l'art. 41 sul fascicolo informatico, formando un sistema coerente di gestione digitale dei procedimenti amministrativi.
Testo dell'articoloVigente
Art. 40 D.Lgs. 82/2005 CAD — Formazione di documenti informatici
In vigore dal 01/01/2006
1. Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti, inclusi quelli inerenti ad albi, elenchi e pubblici registri, con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le ((Linee guida)) .
2. COMMA ABROGATO DAL D.LGS. 30 DICEMBRE 2010, N. 235 .
3. COMMA ABROGATO DAL D.LGS. 26 AGOSTO 2016, N. 179 .
4. COMMA ABROGATO DAL D.LGS. 26 AGOSTO 2016, N. 179 .
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Commento
L'articolo 40, co. 1, del CAD ha una portata rivoluzionaria nella gestione documentale pubblica: impone che gli «originali» dei documenti amministrativi nascano in formato digitale, non cartaceo. Questo principio del «digital first» — che il legislatore europeo ha codificato nel principio «once-only» del Regolamento (UE) 2018/1724 sullo sportello digitale unico — inverte la logica previgente in cui il cartaceo era l'originale e il digitale la copia. Le Linee guida AgID sulla formazione e gestione dei documenti informatici (2021) precisano che un documento informatico originale deve essere formato con strumenti software che ne garantiscano l'immodificabilità e deve essere sottoscritto con firma digitale o sigillo elettronico, oppure dotato di riferimento temporale e conservato in sistemi conformi.
La relazione con il GDPR è rilevante: la formazione digitale degli originali comporta che i dati personali eventualmente contenuti nei documenti amministrativi — provvedimenti, autorizzazioni, atti di concessione — siano trattati in formato elettronico fin dall'origine, richiedendo misure di sicurezza adeguate ex art. 32 GDPR già nella fase di formazione. Il principio di privacy by design impone alle PA di valutare in anticipo i rischi del trattamento e di incorporare le misure di protezione nei processi documentali.
La norma si intreccia con l'art. 23-ter CAD, che regola le copie su supporto analogico dei documenti informatici: poiché l'originale è il file digitale, la stampa cartacea è una copia e deve essere attestata conforme dal responsabile del procedimento o mediante apposizione di firma digitale sul documento analogico. Questo schema ribalta la pratica diffusa di stampare per firmare e poi scansionare, che è giuridicamente incongruente con il quadro del CAD.
Casi pratici
Caso 1: Determinazione dirigenziale formata come originale informatico
Caso 2: Aggiornamento di un registro pubblico in formato digitale
Domande frequenti
Le PA devono sempre formare i documenti in formato digitale?
Sì. L'art. 40, co. 1, CAD impone alle pubbliche amministrazioni di formare gli originali dei propri documenti con mezzi informatici, secondo le Linee guida AgID. Questo obbligo vale per tutti i documenti, inclusi quelli relativi ad albi, elenchi e pubblici registri. Il documento cartaceo prodotto da una PA è quindi, di regola, una copia analogica dell'originale informatico, non un originale autonomo, salvo eccezioni espressamente previste dalla legge.
Cosa significa che il documento informatico è «originale nativo»?
Significa che il documento nasce e vive in formato digitale: non è la trascrizione elettronica di un testo cartaceo, ma è generato direttamente con strumenti informatici. Le Linee guida AgID precisano che un originale nativo deve essere immodificabile, integro, autentico e leggibile. Deve essere formato con software che garantiscano queste caratteristiche e, ove richiesta la sottoscrizione, deve essere firmato digitalmente. La copia cartacea non sostituisce l'originale informatico.
Come si coordinano l'art. 40 CAD e la privacy nella formazione di documenti contenenti dati personali?
La formazione digitale degli originali impone di incorporare fin dall'inizio le misure di protezione dei dati previste dal GDPR. Il principio di privacy by design (art. 25 GDPR) richiede che i sistemi software usati per formare i documenti rispettino la minimizzazione dei dati, la pseudonimizzazione ove possibile e il controllo degli accessi. Il responsabile del trattamento deve effettuare una valutazione d'impatto (DPIA) se il trattamento è ad alto rischio, ad esempio per documenti contenenti dati sanitari o giudiziari.
Vedi anche