In sintesi
L'articolo 39 del CAD estende il principio della validità dei documenti informatici alla tenuta obbligatoria di libri, repertori e scritture contabili e notarili. La norma stabilisce che i libri la cui tenuta è obbligatoria per legge — inclusi quelli previsti dalla legge sull'ordinamento del notariato e degli archivi notarili — possono essere formati e conservati su supporti informatici in conformità alle disposizioni del CAD e alle Linee guida AgID. Il rinvio alle «Linee guida» sostituisce il vecchio rinvio alle «regole tecniche» a seguito della riforma del 2016 e del 2017. La disposizione ha rilievo pratico rilevante: consente alle imprese di tenere il libro giornale, il libro degli inventari, i registri IVA, il libro soci e tutti gli altri libri obbligatori in formato digitale, con piena equivalenza legale ai corrispettivi cartacei. Per i notai, abilita la tenuta digitale del repertorio degli atti. La conservazione digitale deve rispettare le Linee guida AgID sulla formazione e conservazione dei documenti informatici, che impongono l'uso di formati standard, la firma digitale o l'apposizione di marca temporale e la gestione in sistemi di conservazione accreditati, anche ai fini della deducibilità fiscale dei libri contabili.
Testo dell'articoloVigente
Art. 39 D.Lgs. 82/2005 CAD — Libri e scritture
In vigore dal 01/01/2006
1. I libri, i repertori e le scritture, ivi compresi quelli previsti dalla legge sull'ordinamento del notariato e degli archivi notarili, di cui sia obbligatoria la tenuta possono essere formati e conservati su supporti informatici in conformità alle disposizioni del presente codice e secondo le ((Linee guida)) .
Informazione giuridica di carattere generale — Il presente contenuto costituisce informazione giuridica di carattere generale e non sostituisce in alcun modo il parere di un avvocato iscritto all'Albo. La norma riportata è tratta da fonti ufficiali (Normattiva, Gazzetta Ufficiale) e il commento ha finalità divulgativa. Per la valutazione del caso specifico è necessario consultare un professionista abilitato.
Commento
L'articolo 39 del CAD apre alla digitalizzazione integrale della tenuta obbligatoria dei libri e delle scritture, superando l'originaria presunzione che i libri contabili e notarili dovessero necessariamente essere cartacei. La norma va coordinata con le disposizioni del codice civile (artt. 2214-2220 c.c.) sulla tenuta delle scritture contabili e con il D.Lgs. 82/2005 nella sua interezza, nonché con le norme fiscali che riconoscono il libro giornale elettronico come equivalente al cartaceo se conservato secondo le regole AgID.
Le Linee guida AgID sulla formazione e conservazione dei documenti informatici (versione aggiornata 2021) definiscono il processo di conservazione come un insieme di attività e procedure atte a garantire l'autenticità, l'integrità, l'affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti nel tempo. Per i libri obbligatori, ciò si traduce nell'obbligo di: apposizione di firma digitale o sigillo elettronico qualificato con marca temporale al momento della chiusura di ciascun periodo; utilizzo di formati aperti standard (PDF/A per i documenti testuali, XML per i dati strutturati); conservazione in sistemi accreditati da AgID o certificati ISO 27001. Il GDPR impatta sull'art. 39 CAD nella misura in cui i libri contabili possono contenere dati personali (retribuzioni, compensi a collaboratori, dati dei fornitori): il titolare del trattamento deve definire i tempi di conservazione in coerenza con le finalità e le obbligazioni legali.
Per il settore notarile, l'informatizzazione del repertorio è soggetta a specifiche tecniche emanate dal Ministero della giustizia in raccordo con AgID e il Consiglio Nazionale del Notariato, che gestisce sistemi di conservazione dedicati con garanzie di integrità nel lungo periodo.
Casi pratici
Caso 1: Adozione del libro giornale digitale in uno studio professionale
Caso 2: Ispezione fiscale su libri contabili informatici
Domande frequenti
Un'impresa può tenere il libro giornale esclusivamente in formato digitale?
Sì. L'art. 39 CAD consente la formazione e conservazione su supporti informatici di tutti i libri obbligatori, incluso il libro giornale. La tenuta deve rispettare le Linee guida AgID sulla conservazione dei documenti informatici, che impongono l'utilizzo di formati standard (PDF/A o XML), l'apposizione di firma digitale con marca temporale alla chiusura di ciascun periodo e la conservazione in sistemi accreditati o certificati. Il libro digitale ha la medesima efficacia probatoria di quello cartaceo.
Quali obblighi tecnici impone AgID per la conservazione dei libri informatici?
Le Linee guida AgID (aggiornate nel 2021) richiedono che i documenti conservati siano autentici, integri, affidabili, leggibili e reperibili nel tempo. Per i libri obbligatori questo si traduce in: apposizione di firma digitale o sigillo qualificato con marca temporale, utilizzo di formati aperti e standard (PDF/A, XML), versioning delle modifiche, conservazione in sistemi accreditati AgID o certificati ISO 27001, e produzione di pacchetti di archiviazione (SIP/AIP/DIP) conformi allo standard OAIS.
L'art. 39 CAD vale anche per i repertori notarili?
Sì, espressamente. La norma include i libri e repertori previsti dalla legge sull'ordinamento del notariato e degli archivi notarili. L'informatizzazione del repertorio notarile è disciplinata da specifiche tecniche emanate dal Ministero della giustizia in raccordo con AgID e il Consiglio Nazionale del Notariato, che gestisce sistemi di conservazione digitale con garanzie di integrità nel lungo periodo, fondamentali per la certezza degli atti pubblici.
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