Testo dell'articoloVigente
Art. 22 D.Lgs. 82/2005 CAD — (Copie informatiche di documenti analogici)
In vigore dal 01/01/2006
1. I documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo formati in origine su supporto analogico, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile , se sono formati ai sensi dell'articolo 20, comma 1-bis, primo periodo. La loro esibizione e produzione sostituisce quella dell'originale.
1-bis. La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell'originale e della copia.
2. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, secondo le Linee guida.
3. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico nel rispetto delle Linee guida hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all'originale non è espressamente disconosciuta.
4. Le copie formate ai sensi dei commi 1, 1-bis, 2 e 3 sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali formati in origine su supporto analogico, e sono idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla legge, salvo quanto stabilito dal comma
5. 4-bis. Le copie per immagine su supporto informatico di atti e documenti originali formati in origine su supporto analogico, depositati in procedimenti giudiziari civili definiti con provvedimento decisorio non più soggetto a impugnazione da almeno un anno, sono idonee ad ((assolvere agli obblighi)) di conservazione previsti dalla legge se il cancelliere vi appone la firma digitale, ne attesta la conformità all'originale e le inserisce nel fascicolo informatico nel rispetto della normativa anche regolamentare concernente il processo civile telematico. In tali casi, si può procedere alla distruzione degli originali analogici, secondo le modalità previste con decreto del Ministro della giustizia, sentiti il Garante per la protezione dei dati personali e l'Agenzia per l'Italia digitale.
5. Salvo quanto previsto dal comma 4-bis, con decreto del Presidente del Consiglio dei ministri possono essere individuate particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico.
6. COMMA ABROGATO DAL D.LGS. 26 AGOSTO 2016, N. 179 .
Commento
L'art. 22 CAD affronta uno dei problemi pratici più rilevanti della transizione digitale delle PA: la dematerializzazione degli archivi cartacei. La norma costruisce un sistema a geometria variabile di efficacia probatoria, dove il livello di certezza giuridica della copia aumenta in funzione della procedura adottata: dalla semplice copia per immagine (efficacia salvo disconoscimento) alla copia attestata da notaio (piena efficacia equiparata all'originale). Questo approccio graduale è funzionale alle diverse esigenze operative: non ogni documento richiede l'intervento notarile, ma i documenti ad alto valore giuridico beneficiano di una procedura rafforzata.
La «certificazione di processo» prevista dal comma 1-bis è il meccanismo tecnico-organizzativo che consente di attestare la conformità senza un raffronto documento per documento: si certifica il processo di scansione (apparecchiature, software, procedure di controllo qualità) anziché ogni singolo documento. Questa soluzione, dettagliata nelle Linee guida AgID sulla conservazione, è essenziale per le operazioni di dematerializzazione massiva di archivi storici. Le Linee guida rinviano agli standard ISO 15489 (records management) e UNI 11386 (SInCRO) per i requisiti tecnici.
In coordinamento con il GDPR (Reg. UE 679/2016), la dematerializzazione degli archivi che contengono dati personali deve essere accompagnata da una valutazione d'impatto (DPIA) se i dati trattati sono di categorie particolari (art. 9 GDPR). La scansione e la conservazione digitale di fascicoli sanitari, ad esempio, richiedono misure tecniche e organizzative specifiche in accordo con le Linee guida del Garante privacy.
Prassi e linee guida
· 09/09/2020
AgID
Leggi il documento su www.agid.gov.itCasi pratici
Caso 1: Dematerializzazione dell'archivio contratti di un ente pubblico
Un'università pubblica possiede 200.000 contratti cartacei su base storica trentennale. Avvia un progetto di dematerializzazione: un fornitore accreditato effettua la scansione di massa con sistema certificato (certificazione di processo conforme alle Linee guida AgID). I documenti vengono caricati su un sistema di conservazione a norma. Completata la verifica a campione, l'ente attesta la conformità del processo con delibera del dirigente responsabile, firmata digitalmente. Gli originali cartacei vengono distrutti con verbale di scarto d'archivio, previa autorizzazione della Soprintendenza archivistica per i documenti di interesse storico.
Caso 2: Attestazione notarile di copia informatica per produzione in giudizio
Una società deve produrre in giudizio un contratto del 2005, esistente solo in forma cartacea. Per evitare il rischio di contestazione sulla conformità della scansione, commissiona a un notaio l'attestazione di conformità ai sensi dell'art. 22, comma 2 CAD. Il notaio raffronta l'originale cartaceo con la copia informatica (PDF/A), appone la propria firma digitale qualificata sulla copia e rilascia il certificato di conformità. Il documento informatico così attestato ha piena efficacia probatoria dell'originale e viene prodotto telematicamente nel fascicolo processuale tramite il Processo Civile Telematico.
Domande frequenti
Una scansione di un contratto cartaceo ha lo stesso valore dell'originale?
Dipende. La copia per immagine di un contratto analogico ha la stessa efficacia probatoria dell'originale se prodotta con processi conformi alle Linee guida AgID e se la conformità non è espressamente disconosciuta dalla controparte (art. 22, comma 3). Per attribuire certezza assoluta è necessaria l'attestazione di conformità da parte di un notaio o altro pubblico ufficiale autorizzato (comma 2).
Dopo la dematerializzazione, l'originale cartaceo può essere distrutto?
Sì, ma con condizioni. L'art. 22, comma 4 prevede che le copie informatiche conformi sostituiscono ad ogni effetto gli originali analogici e sono idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione, salvo quanto stabilito da norme speciali (es. norme archivistiche per documenti di interesse storico). Le Linee guida AgID sulla conservazione specificano i requisiti tecnici per la distruzione certificata degli originali.
Cosa si intende per «certificazione di processo» nella scansione documentale?
La certificazione di processo è un'attestazione, secondo le Linee guida AgID, che il sistema di scansione adottato garantisce la corrispondenza di forma e contenuto tra originale e copia. Anziché confrontare ogni documento, si certifica l'intero processo produttivo (apparecchiature, software, controlli qualità). Consente la dematerializzazione massiva di archivi cartacei con costi e tempi significativamente ridotti rispetto al raffronto documentale.
Vedi anche