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Il sollecito di pagamento è il primo avviso bonario inviato al cliente per una fattura scaduta. Più morbido della messa in mora, mantiene il rapporto commerciale ma fissa la scadenza e prepara, se necessario, i passi successivi.
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Cos’è e quando si usa
Il sollecito è la comunicazione con cui si ricorda al cliente che una fattura è scaduta e non risulta pagata. Ha un tono cortese e bonario: serve a ottenere il pagamento mantenendo il rapporto commerciale, prima di passare a strumenti più incisivi come la messa in mora o il decreto ingiuntivo.
Nei rapporti tra imprese e con la PA, il D.Lgs. 231/2002 prevede termini di pagamento e interessi di mora automatici in caso di ritardo. Anche un semplice sollecito conviene inviarlo per iscritto, così da avere traccia: se restano inascoltati uno o due solleciti, il passo successivo è la formale costituzione in mora.
Cosa deve contenere
- Dati del creditore e del cliente
- Estremi della fattura: numero, data, importo e scadenza
- Cortese richiamo al mancato pagamento
- Invito a pagare entro una nuova data
- Indicazione delle coordinate per il pagamento
- Luogo, data e firma
Fac-simile: sollecito di pagamento
[LUOGO], [DATA] Email / PEC Spett.le [NOME CLIENTE / RAGIONE SOCIALE] [INDIRIZZO / PEC] Oggetto: sollecito di pagamento - fattura n. [NUMERO] del [DATA] Gentile Cliente, dai nostri riscontri risulta non ancora saldata la seguente fattura: - Fattura n. [NUMERO] del [DATA] - importo euro [IMPORTO] - scaduta il [DATA SCADENZA]. Confidando in una svista, La invitiamo cortesemente a provvedere al pagamento entro il [NUOVA DATA], mediante bonifico sulle seguenti coordinate: [IBAN]. Qualora il pagamento fosse già stato effettuato, La preghiamo di considerare nulla la presente e di trasmetterci la contabile. Restiamo a disposizione per ogni chiarimento e porgiamo cordiali saluti. [FIRMA / RAGIONE SOCIALE]
I campi tra parentesi quadre [COSÌ] vanno sostituiti con i tuoi dati. Verifica sempre date, importi e riferimenti prima dell’invio.
Come inviarlo e conservarlo
Per il primo sollecito basta una email o una PEC, con tono cortese: spesso il mancato pagamento è una semplice dimenticanza. Conserva comunque l’invio. Se il cliente non risponde, invia un secondo sollecito più fermo e poi, se serve, una messa in mora formale.
Tra imprese, ricorda che maturano interessi di mora automatici ai sensi del D.Lgs. 231/2002, che puoi richiedere insieme al capitale. Se il credito resta insoluto, valuta con un professionista il decreto ingiuntivo: la fattura accettata e registrata è un buon titolo per ottenerlo.
Errori da evitare
- Usare subito toni aggressivi col primo sollecito (danneggia il rapporto)
- Non indicare numero e data esatti della fattura
- Non conservare traccia dei solleciti inviati
- Dimenticare di richiedere gli interessi di mora dovuti
Domande frequenti
Che differenza c'è tra sollecito e messa in mora?
Posso chiedere gli interessi di ritardo?
Quanti solleciti devo inviare prima di agire?
Questo modello ha finalità divulgativa e va adattato alla tua situazione concreta. Non sostituisce la consulenza di un avvocato o di un professionista qualificato: per controversie di valore o in caso di dubbio, fatti assistere prima di inviare comunicazioni con effetti giuridici.
In sintesi
Indice dei contenuti
Il sollecito di pagamento e lo strumento con cui un'impresa ricorda a un cliente che una fattura e scaduta, prima di ricorrere a misure piu energiche. Sembra un atto banale, ma e il primo anello di una catena che - se ben gestita - puo evitare il contenzioso o, all'opposto, costruirne le basi documentali. Conoscere quando e come usarlo significa proteggere il proprio credito senza bruciare il rapporto commerciale.
Sollecito, diffida e messa in mora: tre cose diverse
Conviene distinguere subito i registri. Il sollecito ha tono cortese e funzione di promemoria: presume la buona fede del cliente e la dimenticanza. La messa in mora e un atto formale che intima il pagamento, fa decorrere con certezza gli effetti della mora e interrompe la prescrizione. Il sollecito precede tipicamente la messa in mora: si comincia con il tono morbido e si sale di intensita solo se necessario.
Quando inviarlo
Il momento giusto e subito dopo la scadenza della fattura, quando il ritardo e ancora contenuto. Un sollecito tempestivo segnala attenzione e ordine amministrativo, e spesso risolve la situazione: in molti casi il mancato pagamento e dovuto a una svista o a un disguido. Attendere troppo, invece, comunica al cliente che il credito non e presidiato e rende piu probabile il consolidarsi del ritardo.
Cosa deve contenere
Un sollecito efficace e preciso: riporta i dati del creditore e del cliente, gli estremi della fattura (numero, data, importo e scadenza originaria), un richiamo cortese al mancato pagamento e l'invito a saldare entro una nuova data, con l'indicazione delle coordinate per il versamento. La precisione non e formalismo: rende inequivoco l'oggetto della richiesta e costituisce traccia utile in caso di prosecuzione.
La forma e la conservazione
Per il primo sollecito sono adeguate una email o una PEC. Il punto essenziale e conservare la prova dell'invio: la PEC offre valore legale alla data e alla ricezione, l'email ordinaria una traccia comunque utile. Se il primo sollecito resta inascoltato, se ne invia un secondo dal tono piu fermo. Documentare la sequenza dei solleciti rafforza la posizione del creditore in vista delle fasi successive.
Gli interessi di mora nelle transazioni commerciali
Nei rapporti tra imprese e con la pubblica amministrazione, il D.Lgs. 231/2002 prevede termini di pagamento legali e la decorrenza automatica degli interessi di mora in caso di ritardo, a un tasso piu elevato di quello legale ordinario, oltre al rimborso forfettario dei costi di recupero. Il sollecito puo gia richiamare questa cornice, ricordando al cliente che il ritardo non e privo di conseguenze economiche.
Dal sollecito alla tutela del credito
Se la via bonaria fallisce, il creditore puo passare alla costituzione formale in mora e, quindi, all'azione giudiziale. Quando il credito risulta da fattura e documenti scritti, lo strumento tipico e il decreto ingiuntivo, provvedimento rapido che ordina il pagamento. La sequenza ordinata - sollecito, messa in mora, decreto ingiuntivo - rende la pretesa solida e ben documentata in ogni suo passaggio.
Errori da evitare
Tre cautele ricorrenti: non usare un tono aggressivo al primo contatto, che puo deteriorare inutilmente il rapporto; non lasciare i solleciti solo verbali, perche privi di prova; non indicare importi o scadenze imprecisi, che indeboliscono la richiesta. Verificare sempre i dati della fattura prima dell'invio e personalizzare il fac-simile con i propri riferimenti e con quelli esatti del cliente.
Casi pratici
Caso 1: la fattura dimenticata
Tizio, titolare di una piccola impresa, non riceve il pagamento di una fattura scaduta da pochi giorni. Invia subito un sollecito cortese via PEC, indicando numero, data, importo e una nuova scadenza. Il cliente, che aveva semplicemente smarrito il documento, salda nei giorni successivi. Il rapporto commerciale resta intatto e Tizio conserva la PEC come traccia.
Caso 2: dal sollecito al decreto ingiuntivo
Caio invia un primo e un secondo sollecito a un cliente moroso, senza ottenere risposta. Conservata la sequenza, passa alla messa in mora formale via raccomandata, richiamando gli interessi del D.Lgs. 231/2002. Persistendo l'inadempimento, chiede al giudice un decreto ingiuntivo: poiche il credito risulta da fattura, ottiene un titolo per il recupero in tempi rapidi.
Domande frequenti
Che differenza c'e tra sollecito e messa in mora?
Il sollecito e un promemoria cortese che presume la dimenticanza del cliente; la messa in mora e un atto formale che intima il pagamento, fa decorrere con certezza la mora e interrompe la prescrizione.
E sufficiente sollecitare il pagamento per email?
Per il primo sollecito si: bastano email o PEC. L'importante e conservare la prova dell'invio. La PEC offre valore legale alla data e alla ricezione.
Quando decorrono gli interessi di mora su una fattura tra imprese?
Nelle transazioni commerciali e con la PA gli interessi decorrono automaticamente al ritardo, ai sensi del D.Lgs. 231/2002, a un tasso superiore a quello legale ordinario, oltre ai costi di recupero.
Cosa deve contenere un sollecito di pagamento?
I dati di creditore e cliente, gli estremi della fattura (numero, data, importo, scadenza), il richiamo al mancato pagamento, l'invito a saldare entro una nuova data e le coordinate per il versamento.
Se il sollecito resta senza esito, cosa posso fare?
Si passa alla formale costituzione in mora e, quando il credito risulta da fattura, al decreto ingiuntivo, provvedimento rapido che ordina al debitore il pagamento.