Quando un lavoratore si sposta per ragioni di servizio fuori dalla sede abituale si parla di trasferta. Il modo in cui l’azienda copre le spese — con un’indennità forfettaria, con il rimborso analitico delle spese documentate o con un sistema misto — cambia radicalmente il trattamento fiscale e contributivo delle somme. Questa guida riepiloga le regole dell’art. 51, commi 5 e 6, del TUIR, i limiti di esenzione, il regime dei trasfertisti e il nuovo obbligo di tracciabilità in vigore dal 2025.
Trasferta, trasfertista e trasferimento: tre cose diverse
È bene non confondere tre istituti:
- la trasferta è uno spostamento temporaneo fuori dalla sede, con rientro previsto;
- il trasfertista è il lavoratore la cui prestazione è per natura continuativamente itinerante, senza una sede fissa di riferimento;
- il trasferimento è il mutamento definitivo della sede di lavoro, disciplinato dall’art. 2103 del codice civile.
I tre istituti hanno regole economiche e fiscali differenti. Qui ci occupiamo dei primi due. Sul cambio definitivo di sede si veda la guida sul jus variandi e l’art. 2103.
Indennità forfettaria: i limiti di esenzione
Quando l’azienda riconosce un’indennità di trasferta giornaliera (una somma fissa a prescindere dalle spese effettive), questa non concorre a formare il reddito del lavoratore fino a:
- 46,48 euro al giorno per le trasferte nel territorio italiano;
- 77,47 euro al giorno per le trasferte all’estero.
Tali limiti si intendono al netto delle spese di viaggio e di trasporto, che possono essere rimborsate a parte senza intaccare la franchigia. La parte di indennità eccedente i limiti è imponibile come retribuzione.
Rimborso analitico e sistema misto
In alternativa all’indennità, l’azienda può adottare il rimborso analitico (a piè di lista): paga le spese effettivamente sostenute e documentate per vitto, alloggio e viaggio. Questi rimborsi sono in linea generale esenti, perché reintegrano un costo e non costituiscono arricchimento.
Nel sistema misto, che combina un’indennità ridotta con il rimborso analitico di vitto o alloggio, i limiti di esenzione dell’indennità si riducono:
- di un terzo se viene rimborsato analiticamente il vitto oppure l’alloggio;
- di due terzi se vengono rimborsati analiticamente sia il vitto sia l’alloggio.
È il datore a scegliere il sistema, di norma secondo quanto previsto dal CCNL o dalla policy aziendale.
Il regime dei trasfertisti
Diverso è il caso dei trasfertisti: lavoratori tenuti per contratto a una attività lavorativa che si svolge in luoghi sempre variabili (ad esempio installatori, manutentori itineranti). Per loro le indennità e le maggiorazioni corrisposte in misura fissa, anche se denominate trasferta, concorrono al reddito nella misura del 50%, indipendentemente dalla documentazione delle spese.
La qualificazione come trasfertista richiede tre condizioni concorrenti: assenza di una sede di lavoro fissa nel contratto, svolgimento dell’attività in luoghi sempre diversi e corresponsione di un’indennità fissa per tutti i giorni. In mancanza, si applica il regime ordinario della trasferta.
L'obbligo di tracciabilità dal 2025
Dal 2025 una novità importante incide su questi rimborsi: le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati con taxi o noleggio con conducente sostenute in trasferta sono esenti per il dipendente e deducibili per l’azienda solo se pagate con strumenti tracciabili (carte, bonifici, app di pagamento), non in contanti.
È quindi consigliabile, sia per il lavoratore sia per l’impresa, conservare la documentazione e privilegiare i pagamenti elettronici durante le trasferte, per non perdere il beneficio fiscale.
Casi pratici
Caso 1 — sola indennità. Un tecnico riceve 50 euro al giorno di indennità per una trasferta in Italia, oltre al rimborso del treno. Fino a 46,48 euro l’indennità è esente; i 3,52 euro eccedenti sono imponibili. Il biglietto del treno, rimborsato a parte, resta esente.
Caso 2 — sistema misto. A un’impiegata in trasferta l’azienda rimborsa l’albergo a piè di lista e riconosce un’indennità. Poiché l’alloggio è rimborsato analiticamente, il limite esente dell’indennità si riduce di un terzo. Avendo pagato l’hotel con carta aziendale, il rimborso resta deducibile ed esente.
Domande frequenti
Fino a quanto è esente l'indennità di trasferta?
Fino a 46,48 euro al giorno per le trasferte in Italia e 77,47 euro per quelle all’estero, al netto delle spese di viaggio e trasporto rimborsate separatamente. La parte eccedente è imponibile.
Che cos'è il sistema misto?
È la combinazione di indennità e rimborso analitico di vitto o alloggio. In questo caso il limite esente dell’indennità si riduce di un terzo (se si rimborsa vitto o alloggio) o di due terzi (se si rimborsano entrambi).
Il trasfertista ha lo stesso trattamento della trasferta?
No. Per il trasfertista le indennità fisse concorrono al reddito nella misura del 50%, a prescindere dalla documentazione. La qualifica richiede assenza di sede fissa, attività sempre itinerante e indennità corrisposta in misura fissa.
Posso farmi rimborsare le spese di trasferta pagate in contanti?
Dal 2025 i rimborsi di vitto, alloggio, taxi e noleggio con conducente sono esenti per il dipendente e deducibili per l’azienda solo se pagati con strumenti tracciabili. I pagamenti in contanti fanno perdere il beneficio fiscale.
Risorse correlate
- Premio di risultato: detassazione e imposta sostitutiva
- Fringe benefit e welfare aziendale: la soglia di esenzione
- Demansionamento e jus variandi: l'art. 2103
- CCNL per settore: orario, permessi e welfare
I contenuti hanno finalità divulgativa e non sostituiscono la consulenza di un avvocato. Per la propria situazione specifica si raccomanda di rivolgersi a un professionista abilitato.