In sintesi
- Esenta dalla legalizzazione le firme di funzionari pubblici su atti rilasciati nell'esercizio delle funzioni.
- Salve le eccezioni degli articoli 32 (scuole parificate) e 33 (atti da e per l'estero).
- Il funzionario deve indicare data, luogo, nome, cognome e qualifica.
- Sono obbligatori anche la firma per esteso e il timbro dell'ufficio.
- Norma di semplificazione che presume autenticita delle firme della PA.
Testo dell'articoloVigente
Art. 31 D.P.R. 445/2000 — (L) Atti non soggetti a legalizzazione
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 — T.U. Documentazione Amministrativa
1. Salvo quanto previsto negli articoli 32 e 33, non sono soggette a legalizzazione le firme apposte da pubblici funzionari o pubblici ufficiali su atti, certificati, copie ed estratti dai medesimi rilasciati. Il funzionario o pubblico ufficiale deve indicare la data e il luogo del rilascio, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.
Informazione giuridica di carattere generale — Il presente contenuto costituisce informazione giuridica di carattere generale e non sostituisce in alcun modo il parere di un avvocato iscritto all'Albo. La norma riportata è tratta da fonti ufficiali (Normattiva, Gazzetta Ufficiale) e il commento ha finalità divulgativa. Per la valutazione del caso specifico è necessario consultare un professionista abilitato.
Commento
Una semplificazione strutturale
L'articolo 31 sancisce un principio fondamentale: le firme di funzionari pubblici o pubblici ufficiali apposte sugli atti, certificati, copie ed estratti da essi rilasciati non sono soggette a legalizzazione. La presunzione di autenticita delle firme della PA evita la moltiplicazione di adempimenti formali fra amministrazioni, semplificando radicalmente la circolazione documentale interna al settore pubblico.
Ratio della presunzione
Il sistema presuppone che ogni pubblico ufficiale operi nell'esercizio legittimo delle funzioni e che la sua firma sia gia di per se garantita dall'ufficio di appartenenza. Una legalizzazione interna fra amministrazioni sarebbe ridondante: l'autenticita e gia assicurata dalla qualifica del firmatario e dall'apparato amministrativo. L'esenzione e quindi coerente con il principio di leale collaborazione fra PA.
Indicazioni obbligatorie sul documento
L'esenzione opera a condizione che sul documento siano indicati: data e luogo del rilascio, nome e cognome del funzionario, qualifica rivestita, firma per esteso e timbro dell'ufficio. Le indicazioni assicurano la riconoscibilita immediata della provenienza e della legittimazione del firmatario. La loro carenza puo legittimare il destinatario a richiedere chiarimenti o legalizzazione.
Eccezioni applicabili
L'esenzione non opera per le fattispecie regolate dagli articoli 32 e 33: firme dei capi di scuole parificate o legalmente riconosciute su documenti destinati ad uffici fuori provincia (art. 32) e firme su atti e documenti formati nello Stato e da valere all'estero davanti ad autorita estere o viceversa (art. 33). In questi casi resta necessaria la legalizzazione tradizionale o l'apostille.
Atti, certificati, copie ed estratti
L'esenzione e ampia: copre atti originali, certificati, copie autentiche ed estratti rilasciati dai funzionari nell'esercizio delle proprie funzioni. La generale presunzione si combina con le regole sull'autenticazione delle copie (artt. 18-19) e sulle dichiarazioni sostitutive (artt. 46-47), nel quadro di un sistema documentale fondato su semplificazione e responsabilita del pubblico ufficiale.
Profili pratici
Per i cittadini e i professionisti, l'articolo 31 e una norma di grande utilita: i certificati anagrafici, gli estratti di stato civile, le copie di provvedimenti amministrativi possono circolare fra amministrazioni italiane senza ulteriori formalita di legalizzazione. L'unica attenzione richiesta riguarda la completezza delle indicazioni e la verifica del rispetto delle eccezioni per gli utilizzi esteri o scolastici extraprovinciali.
Il principio dell'articolo 31 si estende coerentemente al documento informatico firmato digitalmente dal pubblico ufficiale. La firma digitale qualificata sostituisce il timbro e la firma autografa, conferendo al documento i medesimi effetti probatori. Le linee guida AgID e l'articolo 24 CAD forniscono il quadro tecnico. Per la circolazione fra amministrazioni la firma digitale assicura riconoscibilita immediata della provenienza, in piena sintonia con la ratio dell'articolo 31.
Casi pratici
Caso 1: Certificato di residenza per pratica regionale
Caso 2: Copia di atto comunale per uso estero
Domande frequenti
Quando le firme dei funzionari pubblici sono esenti da legalizzazione?
Sempre, quando si tratta di atti, certificati, copie o estratti rilasciati nell'esercizio delle funzioni e con le indicazioni obbligatorie del comma 1. Salve le eccezioni per scuole parificate (art. 32) e atti da e per l'estero (art. 33).
Quali indicazioni devono comparire sul documento?
Data e luogo del rilascio, nome e cognome del funzionario, qualifica rivestita, firma per esteso e timbro dell'ufficio. La carenza puo legittimare il destinatario a richiedere chiarimenti o legalizzazione.
Un certificato comunale e valido in un altro Comune senza legalizzazione?
Si, ai sensi dell'articolo 31. La firma del funzionario comunale e esente da legalizzazione e il documento circola liberamente fra amministrazioni italiane, salve le eccezioni per uso scolastico extraprovinciale o uso estero.
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