In sintesi
- Permette di sostituire l'autenticazione di copia con dichiarazione sostitutiva di atto di notorieta.
- Riguarda copie di atti o documenti conservati o rilasciati da una PA.
- Si applica anche a copie di pubblicazioni, titoli di studio o di servizio.
- Estende la facolta alle copie di documenti fiscali da conservare obbligatoriamente.
- Strumento di semplificazione per ridurre il ricorso all'autenticazione formale.
Testo dell'articoloVigente
Art. 19 D.P.R. 445/2000 — (R) Modalità alternative all’autenticazione di copie
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 — T.U. Documentazione Amministrativa
1. La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà di cui all'articolo 47 può riguardare anche il fatto che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero la copia di titoli di studio o di servizio sono conformi all'originale. Tale dichiarazione può altresì riguardare la conformità all'originale della copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.
Informazione giuridica di carattere generale — Il presente contenuto costituisce informazione giuridica di carattere generale e non sostituisce in alcun modo il parere di un avvocato iscritto all'Albo. La norma riportata è tratta da fonti ufficiali (Normattiva, Gazzetta Ufficiale) e il commento ha finalità divulgativa. Per la valutazione del caso specifico è necessario consultare un professionista abilitato.
Commento
Una semplificazione fondamentale
L'articolo 19 introduce uno dei principali strumenti di semplificazione amministrativa: la dichiarazione sostitutiva di atto di notorieta puo attestare la conformita all'originale di una copia. Il cittadino, sotto la propria responsabilita ai sensi degli articoli 47 e 76, dichiara che la copia presentata corrisponde all'originale in suo possesso o conservato dalla PA. La PA non puo richiedere ulteriore autenticazione.
Oggetto della dichiarazione sostitutiva
La norma si applica a: copia di atti o documenti conservati o rilasciati dalla PA; copia di pubblicazioni; copia di titoli di studio o di servizio. Inoltre, la dichiarazione puo riguardare la conformita all'originale di documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati (fatture, registri IVA, contratti di locazione registrati, scritture contabili).
Funzione del meccanismo
La ratio e di sostituire un costo (autenticazione notarile o comunale) con una responsabilita (dichiarazione personale sotto sanzione penale). La PA si tutela attraverso i controlli previsti dall'articolo 71: campionari o specifici sulla veridicita delle dichiarazioni. Le sanzioni dell'articolo 76 e la decadenza dell'articolo 75 fungono da deterrente.
Limiti applicativi
La dichiarazione sostitutiva di copia conforme non e ammessa quando la legge richiede espressamente l'autenticazione formale (es. atti notarili da depositare nei pubblici registri, alcuni atti per procedure giudiziarie). Non si applica inoltre quando la copia debba essere prodotta in originale a fini di registrazione (es. atti societari per Registro delle imprese).
Documenti fiscali e privati
Particolare rilievo ha l'estensione alle copie di documenti fiscali da conservare obbligatoriamente. Il privato puo dichiarare la conformita all'originale di una fattura, di un registro IVA o di una scrittura contabile, evitando di consegnare l'originale o di farne autenticare la copia. Cio facilita controlli e adempimenti, mantenendo la responsabilita del dichiarante.
Effettivita e prassi
Nella prassi amministrativa l'articolo 19 e spesso sottoutilizzato: molti uffici continuano a richiedere copia autentica. Le linee guida della Funzione Pubblica e le numerose direttive di semplificazione richiamano gli enti al rispetto della norma. Il cittadino puo legittimamente opporsi a richieste eccessive e segnalare comportamenti difformi al difensore civico o all'organo di vigilanza, anche al fine di tutelare il diritto alla semplificazione.
Per le copie informatiche di documenti analogici e per le duplicazioni informatiche operano le regole del CAD (artt. 22-23-quinquies) e le linee guida AgID. In molti casi la dichiarazione sostitutiva di copia conforme si applica anche al digitale, in particolare quando l'originale e cartaceo e la copia e scansionata e trasmessa per via telematica. La trasformazione digitale dei procedimenti amministrativi rende quindi ancora piu rilevante l'articolo 19 come strumento di semplificazione.
Casi pratici
Caso 1: Copia conforme della laurea per un concorso
Caso 2: Copia di una fattura per pratica edilizia
Domande frequenti
Posso autocertificare la conformita di una copia all'originale?
Si, ai sensi dell'articolo 19. Puoi rendere dichiarazione sostitutiva di atto di notorieta che attesta la conformita all'originale di copie di documenti rilasciati o conservati da una PA, di pubblicazioni, di titoli di studio o di servizio e di documenti fiscali da conservare obbligatoriamente.
La PA puo rifiutare la dichiarazione sostitutiva di copia?
No, non puo. Salvo i casi in cui la legge richieda espressamente autenticazione formale, la PA deve accettare la dichiarazione sostitutiva, riservandosi controlli a campione ex articolo 71.
La sanzione per dichiarazione falsa e penale?
Si. L'articolo 76 del D.P.R. 445/2000 sanziona penalmente le dichiarazioni mendaci e l'uso di atti falsi, con applicazione del codice penale e delle leggi speciali. Si aggiunge la decadenza dai benefici eventualmente ottenuti, ai sensi dell'articolo 75.
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