- Disciplina le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti.
- Possono essere ottenute con qualsiasi mezzo che garantisca la fedele e duratura riproduzione.
- Possono essere prodotte in luogo degli originali.
- L'autenticazione spetta al pubblico ufficiale che ha emesso l'originale o presso il quale e depositato.
- Sono ammesse anche autenticazioni da notai, cancellieri, segretari comunali e dipendenti delegati.
Testo dell'articoloVigente
Art. 18 D.P.R. 445/2000 — Articolo 18
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 — T.U. Documentazione Amministrativa
1. Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento. Esse possono essere validamente prodotte in luogo degli originali. (L)
2. L'autenticazione delle copie può essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l'originale, o al quale deve essere prodotto il documento, nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco. Essa consiste nell'attestazione di conformità con l'originale scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve altresì indicare la data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio. Se la copia dell'atto o documento consta di più fogli il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio. Per le copie di atti e documenti informatici si applicano le disposizioni contenute nell'articolo 20. (L)
3. Nei casi in cui l'interessato debba presentare alle amministrazioni o ai gestori di pubblici servizi copia autentica di un documento, l'autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione, su esibizione dell'originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l'amministrazione procedente. In tal caso la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso. (R)
Commento
La funzione della copia autentica
L'articolo 18 disciplina uno degli strumenti piu utilizzati della pubblica amministrazione: la copia autentica di atti e documenti. La copia autentica, totale o parziale, e una riproduzione la cui conformita all'originale e attestata da un pubblico ufficiale e che produce gli stessi effetti dell'originale. La sua centralita risiede nella possibilita di moltiplicare la circolazione documentale senza dovere esibire l'originale.
Mezzi di riproduzione ammessi
Il comma 1 ammette qualunque procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura. Cio include fotocopia tradizionale, scansione, riproduzioni fotografiche e oggi anche copie digitali da originali analogici secondo le regole del CAD. La norma e tecnologicamente neutra: cio che conta e la fedelta della riproduzione, non la tecnologia impiegata.
Soggetti autenticatori
Il comma 2 elenca i soggetti competenti all'autenticazione: il pubblico ufficiale che ha emesso o conserva l'originale, quello al quale il documento deve essere prodotto, il notaio, il cancelliere, il segretario comunale e qualsiasi altro funzionario incaricato dal sindaco. La gamma e ampia per facilitare l'accesso al servizio, evitando spostamenti onerosi del cittadino.
Formalita dell'autenticazione
L'autenticazione consiste nell'attestazione di conformita all'originale, scritta alla fine della copia. Il pubblico ufficiale deve indicare: data e luogo del rilascio, numero dei fogli, proprio nome, cognome e qualifica, firma per esteso, timbro dell'ufficio. Se la copia consta di piu fogli, va apposta la firma a margine di ciascun foglio intermedio per garantirne l'integrita.
Autenticazione dal responsabile del procedimento
Il comma 3 prevede una semplificazione importante: nei casi in cui l'interessato debba presentare copia autentica a un'amministrazione o a un gestore di pubblico servizio, l'autenticazione puo essere fatta dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente, mediante semplice confronto con l'originale esibito dall'interessato. E uno strumento di semplificazione che evita il passaggio dal notaio.
Copie informatiche e CAD
Per le copie di atti e documenti informatici, l'articolo 18 rinvia all'articolo 20. Oggi la disciplina e prevalentemente contenuta nel Codice dell'amministrazione digitale (artt. 22-23-quinquies CAD) e nelle linee guida AgID, che regolano le copie informatiche di documenti analogici, le copie analogiche di documenti informatici e le duplicazioni informatiche, con regole tecniche specifiche sulla firma digitale e sulla conservazione.
La copia autentica e oggi spesso sostituibile dalla dichiarazione sostitutiva di atto di notorieta prevista dall'articolo 19. La PA non puo rifiutare la dichiarazione, salvo i casi tassativi in cui la legge richieda autenticazione formale (es. atti per pubblici registri). La concorrenza fra i due strumenti riflette la duplice anima del testo unico: garantire integrita documentale, ma al tempo stesso semplificare drasticamente la posizione del cittadino di fronte alle amministrazioni.
Casi pratici
Caso 1: Copia autentica del titolo di studio
Caso 2: Autenticazione dal responsabile del procedimento
Domande frequenti
Chi puo autenticare una copia?
Il pubblico ufficiale che ha emesso l'originale, quello presso cui e depositato, quello al quale il documento e destinato, il notaio, il cancelliere, il segretario comunale o un dipendente incaricato dal Sindaco. Per i procedimenti amministrativi, anche il responsabile del procedimento.
Quali sono le formalita dell'autenticazione?
Attestazione di conformita all'originale alla fine della copia, indicazione di data, luogo, numero di fogli, nome cognome e qualifica del pubblico ufficiale, firma per esteso e timbro. Se la copia consta di piu fogli, la firma va apposta su ogni foglio intermedio.
L'autocertificazione puo sostituire la copia autentica?
Si, in molti casi. L'articolo 19 ammette la dichiarazione sostitutiva di atto di notorieta per attestare la conformita all'originale di copie di documenti conservati dalla PA o conservati obbligatoriamente dai privati (es. documenti fiscali).
Vedi anche