Indennità di trasferta e rimborsi spese: la tassazione

Quando un lavoratore si sposta per ragioni di servizio fuori dalla sede abituale si parla di trasferta. Il modo in cui l’azienda copre le spese — con un’indennità forfettaria, con il rimborso analitico delle spese documentate o con un sistema misto — cambia radicalmente il trattamento fiscale e contributivo delle somme. Questa guida riepiloga le regole dell’art. 51, commi 5 e 6, del TUIR, i limiti di esenzione, il regime dei trasfertisti e il nuovo obbligo di tracciabilità in vigore dal 2025.

Trasferta, trasfertista e trasferimento: tre cose diverse

È bene non confondere tre istituti:

• la trasferta è uno spostamento temporaneo fuori dalla sede, con rientro previsto;
• il trasfertista è il lavoratore la cui prestazione è per natura continuativamente itinerante, senza una sede fissa di riferimento;
• il trasferimento è il mutamento definitivo della sede di lavoro, disciplinato dall’art. 2103 del codice civile.

I tre istituti hanno regole economiche e fiscali differenti. Qui ci occupiamo dei primi due. Sul cambio definitivo di sede si veda la guida sul jus variandi e l’art. 2103.

Indennità forfettaria: i limiti di esenzione

Quando l’azienda riconosce un’indennità di trasferta giornaliera (una somma fissa a prescindere dalle spese effettive), questa non concorre a formare il reddito del lavoratore fino a:

• 46,48 euro al giorno per le trasferte nel territorio italiano;
• 77,47 euro al giorno per le trasferte all’estero.

Tali limiti si intendono al netto delle spese di viaggio e di trasporto, che possono essere rimborsate a parte senza intaccare la franchigia. La parte di indennità eccedente i limiti è imponibile come retribuzione.

Rimborso analitico e sistema misto

In alternativa all’indennità, l’azienda può adottare il rimborso analitico (a piè di lista): paga le spese effettivamente sostenute e documentate per vitto, alloggio e viaggio. Questi rimborsi sono in linea generale esenti, perché reintegrano un costo e non costituiscono arricchimento.

Nel sistema misto, che combina un’indennità ridotta con il rimborso analitico di vitto o alloggio, i limiti di esenzione dell’indennità si riducono:

• di un terzo se viene rimborsato analiticamente il vitto oppure l’alloggio;
• di due terzi se vengono rimborsati analiticamente sia il vitto sia l’alloggio.

È il datore a scegliere il sistema, di norma secondo quanto previsto dal CCNL o dalla policy aziendale.

Il regime dei trasfertisti

Diverso è il caso dei trasfertisti: lavoratori tenuti per contratto a una attività lavorativa che si svolge in luoghi sempre variabili (ad esempio installatori, manutentori itineranti). Per loro le indennità e le maggiorazioni corrisposte in misura fissa, anche se denominate trasferta, concorrono al reddito nella misura del 50%, indipendentemente dalla documentazione delle spese.

La qualificazione come trasfertista richiede tre condizioni concorrenti: assenza di una sede di lavoro fissa nel contratto, svolgimento dell’attività in luoghi sempre diversi e corresponsione di un’indennità fissa per tutti i giorni. In mancanza, si applica il regime ordinario della trasferta.

L'obbligo di tracciabilità dal 2025

Dal 2025 una novità importante incide su questi rimborsi: le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati con taxi o noleggio con conducente sostenute in trasferta sono esenti per il dipendente e deducibili per l’azienda solo se pagate con strumenti tracciabili (carte, bonifici, app di pagamento), non in contanti.

È quindi consigliabile, sia per il lavoratore sia per l’impresa, conservare la documentazione e privilegiare i pagamenti elettronici durante le trasferte, per non perdere il beneficio fiscale.

Casi pratici

Caso 1 — sola indennità. Un tecnico riceve 50 euro al giorno di indennità per una trasferta in Italia, oltre al rimborso del treno. Fino a 46,48 euro l’indennità è esente; i 3,52 euro eccedenti sono imponibili. Il biglietto del treno, rimborsato a parte, resta esente.

Caso 2 — sistema misto. A un’impiegata in trasferta l’azienda rimborsa l’albergo a piè di lista e riconosce un’indennità. Poiché l’alloggio è rimborsato analiticamente, il limite esente dell’indennità si riduce di un terzo. Avendo pagato l’hotel con carta aziendale, il rimborso resta deducibile ed esente.

Risorse correlate

• Premio di risultato: detassazione e imposta sostitutiva
• Fringe benefit e welfare aziendale: la soglia di esenzione
• Demansionamento e jus variandi: l'art. 2103
• CCNL per settore: orario, permessi e welfare

I contenuti hanno finalità divulgativa e non sostituiscono la consulenza di un avvocato. Per la propria situazione specifica si raccomanda di rivolgersi a un professionista abilitato.