Testo dell'articoloVigente
In sintesi
- Regola generale: 75% deducibile per le spese di albergo e ristorante dell’impresa (art. 109, comma 5 TUIR).
- 100% per le trasferte dei dipendenti fuori dal territorio comunale, entro i limiti giornalieri: 180,76 euro in Italia, 258,23 euro all’estero.
- Doppio taglio se è rappresentanza: le spese di vitto e alloggio di rappresentanza si calcolano prima al 75%, poi si assoggettano al plafond di rappresentanza.
- In dichiarazione (quadro RF): la quota indeducibile del 25% ordinario è variazione in aumento; l’eccedenza trasferte è variazione in aumento con codice 3.
- La fattura deve essere intestata alla società: i rimborsi di spese documentate con ricevute intestate al dipendente seguono le regole delle trasferte, non le stesse del 75%.
Quanto si può dedurre per alberghi e ristoranti
Quando un’impresa paga direttamente un pasto di lavoro o una notte d’albergo, non può dedurre l’intera spesa. La regola di base, stabilita dall’articolo 109, comma 5 del TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi), fissa il limite al 75%: un quarto della spesa resta indeducibile. Questa franchigia – cioè la quota che rimane a carico senza beneficio fiscale – esiste perché il legislatore presume che le spese di vitto e alloggio abbiano sempre una componente personale.
Esiste però un’eccezione importante che conviene conoscere bene: le spese di vitto e alloggio per le trasferte dei dipendenti e dei collaboratori che lavorano fuori dal territorio comunale sono deducibili al 100%, ma solo entro i limiti giornalieri fissati dalla legge. Questi limiti sono 180,76 euro al giorno per le trasferte in Italia e 258,23 euro al giorno per le trasferte all’estero. Tutto ciò che supera quei limiti non è deducibile.
C’è anche un terzo scenario da tenere presente: se la spesa di albergo o ristorante rientra nelle spese di rappresentanza – per esempio un pranzo offerto a clienti per motivi di immagine aziendale – allora si applica prima la riduzione al 75%, e il risultato va poi ulteriormente limitato dal plafond delle spese di rappresentanza previsto dall’articolo 108, comma 2 del TUIR. In pratica, si subisce un doppio taglio.
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| Tipo di spesa | Deducibilità | Limite aggiuntivo |
|---|---|---|
| Spese generali di vitto e alloggio dell'impresa | 75% | Nessuno oltre il 75% |
| Trasferte dipendenti fuori comune – vitto e alloggio – in Italia | 100% | Entro 180,76 euro/giorno |
| Trasferte dipendenti fuori comune – vitto e alloggio – all'estero | 100% | Entro 258,23 euro/giorno |
| Eccedenza rispetto ai limiti giornalieri di trasferta | 0% – indeducibile | Variazione in aumento cod. 3 in RF |
| Spese vitto e alloggio di rappresentanza | 75% poi plafond art. 108 | Doppia limitazione |
Esempio pratico
-
Alfa SRL manda il proprio direttore commerciale in trasferta a Milano per 2 giorni. L’albergo costa 160 euro a notte (320 euro totali) e i pasti 90 euro al giorno (180 euro totali). La spesa giornaliera complessiva è 160 + 90 = 250 euro, sotto il limite di 180,76 euro? No: 250 euro supera 180,76 euro, quindi solo 180,76 euro/giorno sono deducibili al 100%. Per 2 giorni la deduzione è 180,76 × 2 = 361,52 euro; l’eccedenza di 500 – 361,52 = 138,48 euro finisce in variazione in aumento nel quadro RF. Se invece la stessa spesa fosse pagata per un pranzo di lavoro con un cliente (non trasferta dipendente), si applicherebbe solo il 75%: 500 × 75% = 375 euro deducibili.
Documenti necessari
- Fatture degli alberghi e dei ristoranti intestate alla società (non al dipendente)
- Note spese dei dipendenti con ricevute allegate per le trasferte rimborsate
- Ordini di missione o documenti che attestano la trasferta fuori comune
- Contratti o lettere di incarico che documentano la natura lavorativa della trasferta
- Estratti conto aziendali per riconciliare i pagamenti diretti
Gamma Srl: pranzo di lavoro con un fornitore
Scenario. Gamma Srl invita un fornitore a pranzo per discutere un contratto. Il conto del ristorante è 200 euro e viene pagato con la carta aziendale. La fattura è intestata a Gamma Srl. L’amministratore vuole sapere quanto può dedurre.
Come si applica. Questo pasto non è una trasferta di dipendenti, ma una normale spesa di vitto dell’impresa (o potenzialmente di rappresentanza, se l’intento è di coltivare la relazione commerciale). In entrambi i casi si parte dalla regola del 75%: 200 × 75% = 150 euro deducibili. I restanti 50 euro (25%) sono variazione in aumento nel quadro RF. Se la spesa fosse classificata come rappresentanza, i 150 euro andrebbero poi verificati rispetto al plafond dell’art. 108 calcolato sui ricavi aziendali.
In pratica
- Spese di ristorante con clienti o fornitori: al massimo il 75% è deducibile.
- Conserva sempre la fattura intestata alla società, non la ricevuta personale.
- Annota sull’originale il motivo del pasto e le persone presenti per dimostrare l’inerenza.
Beta SNC: dipendente in trasferta con nota spese
Scenario. Beta SNC invia Tizio a Torino per una settimana di installazione presso un cliente. Tizio soggiorna in albergo a 90 euro a notte e spende 45 euro al giorno per i pasti. La società rimborsa la spesa a piè di lista tramite nota spese. Il totale giornaliero è 135 euro.
Come si applica. La trasferta è fuori dal territorio comunale: si applicano i limiti giornalieri per le trasferte dei dipendenti. Il limite in Italia è 180,76 euro al giorno. Tizio spende 135 euro al giorno, che è sotto la soglia. Quindi la società può dedurre il 100% dei rimborsi erogati: per 5 giorni la spesa è 675 euro, interamente deducibile. Non si applica il taglio del 25%. Attenzione: se una singola giornata superasse 180,76 euro, solo quella giornata andrebbe verificata, e l’eccedenza diventerebbe indeducibile.
In pratica
- Trasferte dipendenti in Italia: 100% deducibile entro 180,76 euro al giorno.
- Trasferte dipendenti all’estero: 100% deducibile entro 258,23 euro al giorno.
- L’eccedenza rispetto ai limiti giornalieri è variazione in aumento nel quadro RF.
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Domande frequenti
Quanto deduce un'impresa per le spese di ristorante?
In via generale il 75% del costo. Se la spesa riguarda una trasferta di dipendenti fuori comune, si può arrivare al 100% entro i limiti giornalieri di legge (180,76 euro in Italia, 258,23 euro all’estero).
Qual è il limite giornaliero per le trasferte dei dipendenti in Italia?
180,76 euro al giorno per le trasferte nel territorio nazionale. Per le trasferte all’estero il limite sale a 258,23 euro al giorno.
Le spese di albergo e ristorante di rappresentanza come si trattano?
Prima si applica la riduzione al 75%, poi il risultato viene verificato rispetto al plafond delle spese di rappresentanza dell’art. 108, comma 2 TUIR. Si subisce un doppio taglio.
Serve la fattura intestata alla società per dedurre le spese di ristorante?
Sì. Se la fattura è intestata al dipendente e la società rimborsa la spesa, si seguono le regole delle note spese per le trasferte. In ogni caso la documentazione deve essere conservata e l’inerenza deve essere dimostrabile.
Come si inseriscono le spese di albergo e ristorante nella dichiarazione?
La quota indeducibile del 25% sulle spese generali va in variazione in aumento nel quadro RF. L’eccedenza rispetto ai limiti giornalieri delle trasferte dipendenti si indica con il codice 3 nel rigo RF31.
Cosa succede se non annoto il motivo del pasto sulla fattura?
La deducibilità non decade automaticamente, ma in caso di controllo l’Agenzia delle Entrate può contestare l’inerenza della spesa. È buona pratica annotare il motivo del pasto e le persone presenti sull’originale della fattura.
Domande frequenti
Quanto deduce un'impresa per le spese di ristorante?
In via generale il 75% del costo. Se la spesa riguarda una trasferta di dipendenti fuori comune, si può arrivare al 100% entro i limiti giornalieri di legge (180,76 euro in Italia, 258,23 euro all'estero).
Qual è il limite giornaliero per le trasferte dei dipendenti in Italia?
180,76 euro al giorno per le trasferte nel territorio nazionale. Per le trasferte all'estero il limite sale a 258,23 euro al giorno.
Le spese di albergo e ristorante di rappresentanza come si trattano?
Prima si applica la riduzione al 75%, poi il risultato viene verificato rispetto al plafond delle spese di rappresentanza dell'art. 108, comma 2 TUIR. Si subisce un doppio taglio.
Serve la fattura intestata alla società per dedurre le spese di ristorante?
Sì. Se la fattura è intestata al dipendente e la società rimborsa la spesa, si seguono le regole delle note spese per le trasferte. In ogni caso la documentazione deve essere conservata e l'inerenza deve essere dimostrabile.
Come si inseriscono le spese di albergo e ristorante nella dichiarazione?
La quota indeducibile del 25% sulle spese generali va in variazione in aumento nel quadro RF. L'eccedenza rispetto ai limiti giornalieri delle trasferte dipendenti si indica con il codice 3 nel rigo RF31.
Cosa succede se non annoto il motivo del pasto sulla fattura?
La deducibilità non decade automaticamente, ma in caso di controllo l'Agenzia delle Entrate può contestare l'inerenza della spesa. È buona pratica annotare il motivo del pasto e le persone presenti sull'originale della fattura.