- Le PA gestiscono i procedimenti tramite sistemi informativi automatizzati basati su rapporto costi-benefici.
- L'obiettivo è il miglioramento dei servizi e dei supporti conoscitivi delle amministrazioni.
- Il sistema include il protocollo informatico e ne integra le funzioni.
- Costituisce la base per il workflow management e l'integrazione con i procedimenti SUAP, SUE e tributari.
- I criteri sono economicità, efficacia e pubblicità ex Legge 241/1990.
Testo dell'articoloVigente
Art. 64 D.P.R. 445/2000 — (R) Sistema di gestione dei flussi documentali
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 — T.U. Documentazione Amministrativa
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono in ordine alla gestione dei procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi automatizzati, valutando i relativi progetti in termini di rapporto tra costi e benefici, sulla base delle indicazioni fornite dall'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione.
2. I sistemi per la gestione dei flussi documentali che includono i procedimenti amministrativi di cui al comma 1 è finalizzata al miglioramento dei servizi e al potenziamento dei supporti conoscitivi delle amministrazioni secondo i criteri di economicità, di efficacia dell'azione amministrativa e di pubblicità stabiliti dalla legge.
3. Il sistema per la gestione dei flussi documentali include il sistema di gestione informatica dei documenti.
4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d'archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo.
Commento
L'articolo 64 introduce nel sistema italiano il concetto di gestione informatica dei flussi documentali (workflow management) collegata ai procedimenti amministrativi. Non si tratta solo di archiviare carte digitalizzate: la norma immagina sistemi che governano il ciclo di vita del procedimento dalla istanza alla decisione finale.
Logica costi-benefici
Il comma 1 vincola la scelta dei sistemi a una valutazione economica preventiva. L'investimento in workflow è cospicuo: la norma chiede di valutare il ritorno in termini di riduzione tempi, riduzione costi del cartaceo, miglioramento del servizio al cittadino. La valutazione è oggi recepita nei Piani Triennali per l'Informatica della PA coordinati da AgID.
Obiettivi di servizio
Il comma 2 individua il miglioramento dei servizi e il potenziamento dei supporti conoscitivi come finalità primarie, in coerenza con i principi della Legge 241/1990: economicità, efficacia e pubblicità. Il workflow non è fine a sé stesso ma strumento di trasparenza dell'azione amministrativa.
Integrazione con il protocollo
Il comma 3 stabilisce che il sistema per la gestione dei flussi documentali include il protocollo informatico. La scelta è significativa: non due sistemi paralleli, ma un'architettura unica in cui la registrazione di un documento attiva automaticamente il procedimento. Questo principio anima oggi le piattaforme SUAP, SUE, ANPR e i fascicoli sanitari elettronici.
Connessione con il CAD
L'articolo 64 si raccorda con gli articoli 41 e 64-bis del CAD (D.Lgs. 82/2005) sul fascicolo informatico del procedimento e l'identità digitale (SPID/CIE), oggi cardini di ogni piattaforma di servizi pubblici. La gestione dei flussi è anche presupposto della trasparenza ex D.Lgs. 33/2013, perché solo un workflow tracciato consente di rendere pubblici gli atti e i tempi.
Profili pratici
Le amministrazioni che adottano workflow devono presidiare la formazione del personale, la tenuta dei manuali di processo e l'aggiornamento normativo. Sistemi rigidi non aggiornati diventano essi stessi un freno: l'esperienza dei SUAP comunali insegna che senza presidio organizzativo continuativo anche il miglior software perde efficacia.
Norme correlate e prospettive PNRR
L'articolo 64 si lega agli articoli 41 e 64-bis del CAD (fascicolo informatico, identità digitale), all'articolo 1 della Legge 241/1990 (principi del procedimento) e al D.Lgs. 33/2013 sulla trasparenza. Il PNRR ha rilanciato l'attuazione di questo articolo con investimenti consistenti per l'adozione di piattaforme di workflow nelle PA (Cloud PA qualificato AgID, App IO, PagoPA). La transizione non è solo tecnologica ma culturale: richiede revisione dei processi, formazione del personale e gestione del cambiamento, aspetti che la sola adozione del software non risolve automaticamente.
Le PA che hanno aderito alle piattaforme abilitanti centrali (App IO, PagoPA, ANPR, INAD) e che dispongono di workflow integrati rilevano riduzioni medie dei tempi procedimentali del 40-60% rispetto agli enti rimasti su processi ibridi carta-digitale.
Casi pratici
Caso 1: SUAP integrato per pratiche edilizie
Caso 2: Sistema obsoleto e tempi lievitati
Domande frequenti
L'introduzione di un sistema di workflow è obbligatoria per tutte le PA?
Non in senso assoluto, ma per le amministrazioni di una certa dimensione è di fatto richiesta dalla normativa successiva (CAD, decreti semplificazione) e dai Piani Triennali AgID.
Chi sceglie il sistema di workflow?
L'amministrazione, valutando costi e benefici. La selezione deve passare attraverso le procedure di acquisto pubbliche (Codice Contratti) e privilegiare soluzioni qualificate AgID o di mercato Consip.
Il workflow sostituisce il protocollo?
No, lo include. Il protocollo resta il punto di registrazione formale, ma è integrato in un sistema più ampio che governa l'intero ciclo del procedimento.
Vedi anche