- Disciplina le funzioni di accesso ai documenti e alle informazioni del sistema.
- Distingue accesso interno (personale autorizzato) e accesso esterno (cittadini).
- Il sistema deve garantire il diritto di accesso secondo le regole della L. 241/1990.
- Le abilitazioni interne sono definite sulla base dei ruoli e delle competenze.
- Norma di raccordo fra digitalizzazione e diritto di accesso.
Testo dell'articoloVigente
Art. 58 D.P.R. 445/2000 — (R) Funzioni di accesso ai documenti e alle informazioni del sistema
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 — T.U. Documentazione Amministrativa
1. L'accesso al sistema da parte degli utenti appartenenti all'amministrazione, nonché la ricerca, la visualizzazione e la stampa di tutte le informazioni relative alla gestione dei documenti sono disciplinati dai criteri di abilitazione stabiliti dal responsabile della tenuta del servizio di cui all'articolo 61.
2. La ricerca delle informazioni del sistema è effettuata secondo criteri di selezione basati su tutti i tipi di informazioni registrate. I criteri di selezione possono essere costituiti da espressioni semplici o da combinazioni di espressioni legate tra loro per mezzo di operatori logici. Per le informazioni costituite da testi deve essere possibile la specificazione delle condizioni di ricerca sulle singole parole o parti di parole contenute nel testo.
3. Il sistema deve offrire la possibilità di elaborazioni statistiche sulle informazioni registrate allo scopo di favorire le attività di controllo.
Commento
Accesso al sistema documentale
L'articolo 58 disciplina le funzioni di accesso ai documenti e alle informazioni del sistema di gestione documentale. La norma distingue due ambiti: l'accesso interno, riservato al personale autorizzato dell'amministrazione, e l'accesso esterno, riservato ai cittadini e agli altri soggetti legittimati secondo le regole del diritto di accesso. Il sistema deve garantire entrambe le tipologie con funzionalità appropriate e con presidi di sicurezza adeguati.
Accesso interno e profilatura
Il personale interno accede al sistema secondo profili autorizzativi definiti sulla base del ruolo, dell'unità organizzativa di appartenenza, delle competenze procedurali. Il principio guida è quello del minimo privilegio: ogni utente può accedere solo a quanto strettamente necessario all'esercizio delle proprie funzioni. La profilatura è gestita dal responsabile dei sistemi informativi in coordinamento con il responsabile della gestione documentale, e ogni accesso è tracciato nel log di sistema con timestamp e identificativo.
Accesso esterno e diritto di accesso
L'accesso esterno è regolato dalla disciplina generale del diritto di accesso. La L. 241/1990 (articoli 22 e seguenti) tutela l'accesso documentale per i soggetti che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata; il D.Lgs. 33/2013 disciplina l'accesso civico semplice (per dati a pubblicazione obbligatoria) e l'accesso civico generalizzato o FOIA (per qualsiasi dato non riservato). Il sistema di gestione documentale deve consentire l'evasione tempestiva delle richieste di accesso.
Tutela della riservatezza
L'accesso esterno è limitato dalla tutela della riservatezza dei dati personali (GDPR e Codice Privacy D.Lgs. 196/2003), dal segreto di Stato, dal segreto d'ufficio per documenti relativi a procedimenti tributari, penali, sanzionatori. Le riservatezze sono valutate caso per caso dal responsabile del procedimento, che redige motivata decisione di accoglimento, accoglimento parziale o rigetto. Il sistema documentale deve consentire l'estrazione di copie con eventuali oscuramenti dei dati riservati (redazione).
Modalità telematiche di accesso
Le linee guida AgID e l'evoluzione del CAD spingono verso modelli di accesso telematico ai propri documenti da parte dei cittadini. Tramite portali con autenticazione SPID/CIE, l'interessato può consultare il proprio fascicolo elettronico, scaricare documenti, presentare richieste di accesso, ricevere risposte. L'integrazione con l'app IO consente notifiche tempestive sui procedimenti aperti. Tali modelli implementano in concreto i principi dell'articolo 58, riducendo la necessità di accesso fisico agli uffici.
Profili pratici e responsabilità
Nella prassi le PA hanno organizzato l'accesso secondo i seguenti modelli: l'accesso ai propri documenti è di norma garantito tramite portale; l'accesso a documenti di terzi richiede istanza formale (su modulo o via PEC) con istruttoria del responsabile del procedimento. L'evasione dell'istanza avviene entro trenta giorni (art. 25 L. 241/1990). La giurisprudenza amministrativa ha più volte censurato i ritardi e i dinieghi non motivati. La corretta profilatura interna è inoltre essenziale per prevenire accessi abusivi del personale, sanzionati disciplinarmente e penalmente (articolo 615-ter c.p. per l'accesso abusivo a sistema informatico).
Casi pratici
Caso 1: Caso 1 — Accesso telematico al proprio fascicolo edilizio
Caso 2: Caso 2 — Accesso documentale di terzi e oscuramento
Domande frequenti
Posso accedere ai miei documenti tramite portale comunale?
Sì, nella maggior parte dei Comuni che hanno completato la digitalizzazione. Tramite autenticazione SPID/CIE è possibile consultare il proprio fascicolo elettronico, scaricare documenti, presentare richieste di accesso.
Come accedo a documenti relativi a procedimenti che mi riguardano?
Presentando istanza di accesso ai sensi della L. 241/1990, di norma via PEC al protocollo dell'amministrazione. L'evasione avviene entro trenta giorni, con possibilità di oscuramento di eventuali dati di terzi riservati.
Come funziona la profilatura degli accessi del personale interno?
Ogni utente accede secondo un profilo autorizzativo definito sulla base del ruolo. Vale il principio del minimo privilegio. Ogni accesso è tracciato nel log; gli accessi abusivi sono sanzionati disciplinarmente e penalmente.
Vedi anche