- Le pubbliche amministrazioni non possono più rilasciare certificati validi per altre PA.
- I certificati richiesti dalle PA sono sostituiti da dichiarazioni sostitutive ex artt. 46-47.
- Sui certificati rilasciati a privati va apposta la dicitura sulla non spendibilità verso PA.
- La regola opera dal 1° gennaio 2012 (legge 183/2011, art. 15).
- Il rilascio di certificati a PA è punito disciplinarmente per il dipendente.
Testo dell'articoloVigente
Art. 40 D.P.R. 445/2000 — (L) Certificati
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 — T.U. Documentazione Amministrativa
01. Le certificazioni rilasciate dalla pubblica amministrazione in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide e utilizzabili solo nei rapporti tra privati. Nei rapporti con gli organi della pubblica amministrazione e i gestori di pubblici servizi i certificati e gli atti di notorietà sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni di cui agli articoli 46 e 47. (12) 13
02. Sulle certificazioni da produrre ai soggetti privati è apposta, a pena di nullità, la dicitura: "Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi". (12) 13 1. Le certificazioni da rilasciarsi da uno stesso ufficio in ordine a stati, qualità personali e fatti, concernenti la stessa persona, nell'ambito del medesimo procedimento, sono contenute in un unico documento.
Commento
La svolta della legge 183/2011
L'articolo 40, come riformulato dalla legge 183/2011 (legge di stabilità per il 2012), realizza la decertificazione nei rapporti fra cittadini e pubbliche amministrazioni. Dal 1° gennaio 2012 le PA e i gestori di pubblici servizi non possono più richiedere né accettare certificati emessi da altre amministrazioni: tali certificati sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni sostitutive di certificazione (articolo 46) o dalle dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà (articolo 47). Il certificato sopravvive solo nei rapporti fra privati.
Dicitura obbligatoria
Sui certificati rilasciati dalle PA destinati ad uso privato deve essere apposta, a pena di nullità, la dicitura: "Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi". L'omissione della dicitura è sanzionata e il certificato, in quel caso, non può essere utilizzato neppure nei rapporti fra privati. La regola tutela l'effettività del divieto e impedisce che documenti privi della dicitura siano ugualmente presentati a uffici pubblici.
Ambito applicativo del divieto
Il divieto si rivolge a tutte le pubbliche amministrazioni dell'articolo 1, comma 2, del D.Lgs. 165/2001 (Stato, enti locali, scuole, università, enti pubblici non economici, sanità) e ai gestori di pubblici servizi. Riguarda i certificati relativi a stati, qualità personali e fatti che la stessa amministrazione procedente può acquisire d'ufficio (articolo 43) o che il cittadino può autocertificare. Sono esclusi i certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti (articolo 49), che mantengono la propria specifica disciplina.
Sanzioni e responsabilità del dipendente
La richiesta di certificati da parte del dipendente pubblico in violazione del divieto integra illecito disciplinare e può comportare responsabilità erariale. Il dipendente è tenuto a richiedere le dichiarazioni sostitutive e, se necessario, ad attivare i controlli dell'articolo 43 per acquisire d'ufficio l'informazione presso l'amministrazione certificante. La giurisprudenza contabile ha sanzionato, in più occasioni, comportamenti aggravativi che hanno costretto il cittadino a un duplice passaggio fra uffici pubblici.
Rapporti con il GDPR e con la portabilità dei dati
La decertificazione si interseca con la disciplina europea della protezione dei dati personali. Il principio di minimizzazione del Regolamento UE 2016/679 e l'esigenza di interoperabilità delle banche dati pubbliche (anche tramite ANPR, INPS, casellario, INA-SAIA) impongono alla PA di acquisire l'informazione presso la fonte autentica anziché chiederla al cittadino. La Piattaforma Digitale Nazionale Dati (PDND) prevista dal CAD costituisce l'infrastruttura tecnica per questa interoperabilità.
Profili pratici e prassi
Nella prassi le PA hanno adeguato la modulistica eliminando la richiesta di certificati e introducendo i moduli di dichiarazione sostitutiva. Permangono comportamenti residui di richiesta indebita, in particolare per la documentazione di stato civile e per i titoli di studio: in tali casi il cittadino può segnalare la violazione all'URP, al difensore civico o all'Autorità garante. La dicitura sui certificati ad uso privato è di norma prestampata sul modulo elettronico rilasciato dall'anagrafe digitale e dallo stato civile online. La giurisprudenza amministrativa ha più volte ricordato che le PA non possono pretendere certificati cartacei, neppure come allegato facoltativo, perché ciò violerebbe il principio dell'esclusività dell'autocertificazione.
Casi pratici
Caso 1: Caso 1 — Richiesta indebita di certificato anagrafico
Caso 2: Caso 2 — Certificato per uso privato
Domande frequenti
Una PA può ancora rilasciarmi un certificato di residenza?
Sì, ma il certificato è utilizzabile solo nei rapporti fra privati e deve recare la dicitura sulla non spendibilità verso le pubbliche amministrazioni. Per qualsiasi pratica con la PA va resa autocertificazione.
Cosa succede se una PA mi chiede comunque un certificato?
La richiesta è illegittima. Il cittadino può rifiutarla, opporre la dichiarazione sostitutiva e segnalare il comportamento al responsabile del procedimento, all'URP o al difensore civico. Il dipendente risponde sul piano disciplinare.
Esistono eccezioni al divieto di richiedere certificati alla PA?
Sì. Restano fuori dal divieto i certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi e brevetti, indicati dall'articolo 49, che hanno una specifica disciplina di settore e non sono sostituibili da autocertificazione.
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